18 Mar 2011

Bulletin Focus
Mars 2011

Les crédits d’impôt pour la RS&DE fédéraux et du gouvernement du Québec constituent un des modes de financement les plus importants pour les entreprises qui développent de nouveaux produits. À titre d’exemple, ils procurent à une PME des remboursements pouvant aller jusqu’à 82 % des dépenses de main-d’œuvre affectée à des travaux admissibles (incluant le crédit attribuable aux frais généraux).

Dans le but d’appuyer la réclamation des crédits d’impôt, l’entreprise doit être en mesure de fournir des preuves attestant que les travaux de RS&DE ont été exécutés conformément à la demande présentée. Pour certains, obtenir ces preuves est chose facile. Pour d’autres, le travail est plus fastidieux.

En effet, plusieurs entreprises, grandes ou petites, négligent de produire une documentation suffisante en cours de projet. Une fois le projet terminé, il devient plus difficile de rassembler l’information nécessaire pour justifier les travaux de RS&DE. De plus, avec le temps, il est facile d’oublier certains détails de l’évolution d’un projet qui pourraient efficacement appuyer la réclamation. La documentation doit démontrer que les trois critères de qualification d’un projet – viser un progrès technologique, avoir des obstacles technologiques à surmonter et contenir une investigation systématique – sont satisfaits. Elle doit également démontrer les efforts engagés dans les travaux de RS&DE.

Plusieurs moments dans le cycle d’un projet sont propices à la mise sur pied d’une bonne documentation. En voici quelques-uns.

 

Au démarrage du projet

L’une des étapes cruciales d’un projet de RS&DE est d’en déterminer le début. Il est donc important de documenter le démarrage d’un projet pour identifier et consigner les obstacles technologiques dès cette première étape. Les objectifs technologiques du projet doivent être clairement précisés et quantifiés. Ils devraient indiquer quelles sont les hypothèses et les méthodes de résolution envisagées.

Un sommaire écrit ou un enregistrement audio ou vidéo peuvent constituer des preuves de la démarche scientifique en identifiant les problèmes rencontrés et en exposant les solutions possibles. Une photographie des tableaux blancs où plusieurs solutions possibles sont exposées, sans nécessairement être expérimentées, constitue également une preuve des obstacles et de l’investigation systématique.

 

En cours de projet

Le gestionnaire de projet ainsi que tous les intervenants du projet devraient tenir à jour un registre des travaux exécutés. Le document devient alors une trace dans le temps de l’évolution des travaux et du progrès technologique. Il permet également de faire un lien entre les activités réclamées et le nombre d’heures réclamées pour une période donnée.

Pour le développement logiciel, le code source est une bonne source d’information à la condition qu’il y ait des dates et des commentaires pertinents. Le code non fonctionnel représentant un essai dans le but de résoudre un problème devrait être laissé en commentaire en prenant soin d’indiquer pourquoi ce bout de code ne fonctionne pas.

Tout produit, matériau ou matière découlant de tests ou d’expérimentations qui sont jugés comme étant un échec devrait, dans la mesure du possible, être conservé. Dans le cas contraire, il faudrait indiquer les raisons pour lesquelles les produits ont été jetés ou détruits. Tous les résultats de tests devraient être datés et signés. L’objectif visé par les tests devrait être clair autant de manière qualitative que quantitative.
Au même titre que le registre des travaux, les échanges de courriels en cours de projet constituent une preuve de la démarche scientifique et de son évolution dans le temps.

Les résultats de toutes les expérimentations, analyses et tests, qu’ils soient positifs ou négatifs, doivent être conservés. En effet, la consignation des résultats négatifs d’expérimentations représente une bonne preuve des obstacles ou de l’incertitude technologique. Les résultats finaux démontrant que les obstacles ont été surmontés doivent également être conservés. Les essais de production expérimentale ou de production commerciale avec développement expérimental sur un procédé doivent faire l’objet d’une documentation rigoureuse présentant les dates et heures de début et de fin, les quantités de produits fabriqués, les observations notées pendant les essais ainsi que les conclusions à la suite des résultats. Ces documents sont nécessaires pour départager les activités admissibles de celles qui ne le sont pas.

Les feuilles de temps avec des tâches spécifiques identifiées en RS&DE sont la clé pour appuyer les montants réclamés. Plus le découpage entre le projet de RS&DE et le projet d’entreprise sera fin, plus il sera facile de justifier les heures consacrées au projet.

Les montants réclamés en sous-traitance doivent être appuyés par des factures des fournisseurs ou des contrats ou ententes de service spécifiant que les montants payés le sont pour des travaux de R&D faits pour le compte du demandeur. Il serait souhaitable d’y inclure une mention à l’effet que les droits d’auteur reviennent au demandeur.

Le curriculum vitae de chaque employé ayant travaillé sur un projet de RS&DE devrait être mis à jour et disponible au besoin. Ce document a pour but de démontrer que les personnes qui ont travaillé sur les projets de RS&DE avaient les compétences requises pour déterminer que les solutions ou travaux exécutés ne sont pas d’ordre courant.

 

Une documentation contemporaine

Tous ces renseignements peuvent être en version papier, sous format électronique ou sur tout autre support. La meilleure documentation qui soit est celle accumulée en cours de projet. Tous les documents devraient être datés et signés afin de démontrer la chronologie des évènements.

Les conseillers de Raymond Chabot Grant Thornton sont là pour vous aider durant toute l’année à produire une documentation efficace qui répond aux exigences du programme de crédits en RS&DE. Il sera alors possible de maximiser la réclamation sans craindre une vérification.

 

François Duchêne, ing.
Conseiller scientifique en RS&DE
(418) 647-9003 poste 4202
duchene.francois@rcgt.com