Christiane Caisse
Directrice principale | Conseil en management

Le budget de fonctionnement est un outil incontournable dans la gestion d’une entreprise. En effet, il permet entre autres de répondre aux préoccupations du banquier, de tester différents scénarios et de gérer ses ressources humaines et financières. Ceci dit, pour qu’il soit réellement efficace, il convient de le préparer de façon méthodique et stratégique.

Conditions de succès

Tout d’abord, le budget doit être planifié en continuité de la vision, du plan stratégique et des objectifs de la direction. À titre d’exemple, si une entreprise québécoise souhaite conquérir le marché du reste du Canada, le budget doit refléter cette ambition et non pas inclure uniquement les ventes anticipées au Québec. Ensuite, les objectifs reliés doivent être ambitieux et mobilisateurs. En effet, on pourrait avoir tendance à sous-estimer le budget en se disant que l’on arrivera à l’atteindre et à tomber dans les bonnes grâces du banquier. Or, un budget réaliste démontre non seulement le sérieux de l’entreprise, mais aussi la qualité du management : la vision de l’entrepreneur ainsi que sa capacité à anticiper les choses, à planifier et à fixer des objectifs (réalistes mais ambitieux).

S’assurer de communiquer les objectifs en lien avec le budget est également un facteur de succès important. Du côté des ventes par exemple, un vendeur pourra orienter son travail en fonction de l’atteinte des objectifs. C’est également un excellent moyen pour mobiliser l’équipe et responsabiliser chaque personne quant aux éléments sous son contrôle. Finalement, pour que le budget soit un outil réellement efficace, il conviendra de le planifier avant le début de l’exercice et de s’assurer d’avoir une seule version officielle, qu’il ne présente pas d’excès de détails et qu’il soit flexible en cours d’année dans le cas où une opportunité intéressante se présenterait.

Méthodologie

L’utilité du budget réside également dans la façon de le concevoir. Une bonne méthodologie pour l’établir consiste à :

Se baser sur les ventes prévues
Dans le cas d’une entreprise qui en est à sa deuxième année d’exploitation, il est possible de se fier aux ventes de l’année précédente en incluant la croissance prévue et l’inflation. Pour une entreprise en démarrage, il s’agit d’une estimation. Dans les deux cas, les prévisions peuvent s’appuyer sur des faits tels que des contrats signés, le volume potentiel de clients à approcher, l’embauche de main-d’œuvre à venir, l’achat d’équipement, le local, etc.

Préparer le budget comme les états financiers internes
Le fait d’adopter la même structure que celle des états financiers pour le budget facilite la comparaison entre les données, la mesure des écarts et puis, par la suite, la prise de décisions.

Regrouper et bien documenter les hypothèses
Les hypothèses servent à expliquer les montants compris dans le budget. Elles impliquent les ventes et les dépenses. Pour chacun de ces aspects, les hypothèses sont émises en tenant compte de différents éléments.

1. Ventes

Elles permettent de suivre la progression globale du chiffre d’affaires. Les ventes comprennent :

  • Ventes prévues par produit ou service ou territoire,
  • Volume d’affaire par client.
2. Dépenses

Elles reflètent une bonne connaissance de la structure des coûts et permettent de planifier les ressources qui seront nécessaires pour atteindre les ventes prévues. Il convient de s’interroger sur les données historiques pour les établir. Les dépenses comprennent :

  • Frais généraux de fabrication,
  • Frais de vente,
  • Frais d’administration,
  • Frais financiers basés sur les dettes,
  • Amortissement.

En règle générale, les hypothèses peuvent être émises sur une base mensuelle afin de rendre compte des activités cycliques ou saisonnières, ou encore elles peuvent être divisées par douze, ce qui est la norme dans le cas d’une entreprise en démarrage.

Si vous en êtes à élaborer le budget de votre entreprise et que vous souhaitez obtenir les conseils d’un professionnel, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Notre équipe se fera un plaisir de vous accompagner dans vos démarches.

03 Mar 2015  |  Écrit par :

Mme Caisse est votre experte en conseil financier d'entreprise pour le bureau de Sherbrooke....

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