Lorsqu’un événement improbable tel que la COVID-19 vient perturber les opérations de votre entreprise et menacer sa santé, la meilleure façon de réduire le stress est d’avoir une vision claire de votre situation financière et d’être en mesure d’agir en temps opportun.

Plus que jamais, vous avez besoin d’optimiser vos façons de faire pour chacun des processus clés de votre entreprise.

Une des premières étapes est de faire le bilan de votre situation à court terme et plus particulièrement d’optimiser la gestion de sa trésorerie, soit : la gestion de l’encaisse, la gestion des risques financiers, la gestion des sources de financement, l’optimisation du fonds de roulement et l’étalement ou le report de certaines obligations.

À cet effet, il devient prioritaire de mettre en action les trois recommandations suivantes.

1. Évaluer votre situation actuelle et votre autonomie financière

  • Analysez votre fonds de roulement actuel

Il s’agit, bien sûr, de vos recevables, payables, votre niveau d’encaisse et les facilités de crédit. Ici, ne trichez surtout pas! Vous ne devez pas embellir la situation.

À titre d’exemple, un mauvais client qui tarde à payer, et pour lequel nous avons peu d’espoir de recouvrement, n’aura pas plus de facilité dans le contexte actuel.

  • Révisez vos facilités de crédit, garanties et marges de manœuvre

Assurez-vous de bien comprendre. Par exemple, disposez-vous de capitaux propres pour du financement supplémentaire ou une couverture de marge?

  • Identifiez vos créances prioritaires et vos enjeux d’endettement

Au besoin, prenez des ententes. Dans le contexte actuel, il est fort probable que les instances gouvernementales soient facilitantes.

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2. Prévoir votre encaisse à court et à long terme

  • Dressez un historique de vos ventes et de vos dépenses

Ainsi, vous serez assurés de bien comprendre votre cycle d’opération.

  • Revoyez vos perspectives de vente

Faites-le de façon réaliste. Soyez prudent.

  • Quantifiez les impacts sur les dépenses

Faites-le au mieux de vos connaissances et en fonction de vos constats de la situation actuelle.

  • Révisez vos plans d’investissement

Il est important de réviser vos plans d’investissement en immobilisation.

  • Analysez votre structure de financement

Analysez également la charge de remboursement.

Modulez le tout et préparez un budget de caisse afin d’exposer quelle sera la situation envisagée pour la prochaine année. Testez différents scénarios et constatez vos besoins financiers.

3. Mettre en place une stratégie de protection de vos liquidités

  • Examinez les sources possibles de financement

En cas de prévision d’insuffisance de liquidités, examinez les sources possibles de financement. Soyez proactifs auprès des institutions financières. Maintenez une relation de confiance avec vos partenaires financiers en étant transparent : ils seront parmi vos alliés les plus importants.

  • Tenez-vous à l’affût des mesures gouvernementales annoncées

Faites vos demandes dès que possible pour réduire les délais.

  • Répétez l’exercice fréquemment et actualisez votre scénario

Le contexte évolue rapidement : prenez le dessus sur votre gestion de la trésorerie.

Des solutions technologiques pour une meilleure gestion

Cette crise aura possiblement soulevé des enjeux de performance quant aux outils de gestion utilisés par votre équipe. L’implantation de solutions technologiques infonuagiques de gestion de l’encaisse et des paiements vous permettra de mieux faire face aux aléas, pour la crise actuelle et les prochaines. Vous gagnerez en crédibilité, et la confiance de vos clients, partenaires et fournisseurs en sera renforcée.

Une situation aussi exceptionnelle que celle que nous vivons présentement a vite fait de nous déstabiliser. En appliquant les conseils proposés, vous serez prêt à réagir à l’inattendu. Nous sommes là pour vous accompagner.

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Jean-François Boudreault
Associé | Conseils en ressources humaines

En temps de crise, comme c’est le cas actuellement avec la venue de la COVID-19, garder le personnel mobilisé peut devenir un défi. C’est d’autant plus vrai si les membres de votre équipe sont en télétravail, éloignés les uns des autres.

Il est pourtant nécessaire pour le bien-être des employés et pour le bon fonctionnement des opérations que la motivation de chacun reste intacte.

Voici donc quelques recommandations pour conserver un bon état d’esprit au travail, même dans un tel contexte. Ne perdez pas de vue que le principal atout de l’entreprise est sans aucun doute sa richesse humaine, ses employés.

S’adapter au changement

Dans un contexte de crise, les entreprises doivent réagir rapidement. Elles doivent ajuster, et réajuster, leur stratégie au fil de l’évolution des événements. Selon les besoins, elles ont diverses options, comme le télétravail, l’utilisation des technologies, l’optimisation des processus, la réduction de la masse salariale (mises à pied provisoires) ou l’embauche d’employés temporaires pour pallier les nombreuses absences liées à l’épidémie.

Évidemment, tous ces changements organisationnels, combinés au bouleversement de l’organisation familiale et sociale et aux impacts psychologiques qu’engendre une crise de grande ampleur, risquent d’affecter la motivation de ce que vous avez de plus précieux, vos employés. C’est dans ces périodes difficiles que le rôle du gestionnaire prend tout son sens.

Faire preuve de flexibilité

C’est le temps pour les gestionnaires d’apprendre à naviguer à vue, en jaugeant la direction du vent. Chaque travailleur, selon le projet et la circonstance, aura besoin d’une approche différente, exigeant beaucoup de souplesse de la part du dirigeant. C’est ce qu’on appelle le « leadership situationnel ».

Certains auront besoin de directives précises, de balises claires et d’un encadrement bien défini pour compenser l’éloignement et la possible transformation des rôles. D’autres auront besoin de sentir la confiance et l’intérêt de leur gestionnaire, mais seront à l’aise avec davantage d’autonomie.

Le contexte demande beaucoup d’écoute et d’attention pour capter, d’un jour à l’autre, l’humeur des troupes et reconnaître leurs besoins. Préserver le moral de l’équipe est primordial et il devient d’autant plus difficile de le faire lorsque tous, ou une bonne partie d’entre eux, sont à distance.

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Communiquer, communiquer et communiquer

Quoi qu’il en soit, la pire chose à faire serait de cesser de communiquer en attendant que le mauvais temps passe, en tenant les salariés à l’écart et en espérant qu’ils réussiront à affronter cette tempête seuls. Actuellement, vos employés ont besoin, plus que jamais, de rester en contact et d’être tenus au courant de ce qui se passe.

Continuez, chaque jour, de partager l’information importante avec eux par le biais de rencontres d’équipe virtuelles, de résumés, d’échanges téléphoniques. Parlez-leur des objectifs, des problématiques et des changements à venir ou en cours.

Il est primordial d’informer et de rassurer adéquatement les employés, de leur expliquer clairement les actions qui seront mises de l’avant, les changements apportés ainsi que les conséquences et les résultats escomptés afin que chacun comprenne bien son rôle et ce qu’on attend de lui.

Prenez le temps de reconnaître leurs efforts et de constater avec eux les résultats, de féliciter les bons coups et de réajuster le tir ensemble, si nécessaire.

Laissez un espace à l’employé pour s’exprimer et informez-vous du bien-être de chacun. Malgré la crise, entretenez un lien non seulement fonctionnel, mais aussi relationnel avec vos employés.

Préserver l’harmonie et orienter l’orchestre

Partons du principe que le leader est, en quelque sorte, un chef d’orchestre qui dirige et impose le tempo à ses musiciens. Pensez maintenant à un orchestre sans chef (oui, nous savons que les robots peuvent maintenant le faire… mais peuvent-ils vraiment faire émerger l’émotion de la symphonie?). On imagine rapidement une cascade de fausses notes et d’erreurs de rythme.

On peut facilement transposer cette image en entreprise, où le gestionnaire se doit de mobiliser son équipe vers un objectif commun afin d’assurer l’harmonie au sein de l’entreprise. Lorsque la situation et le contexte économique sont favorables, l’orchestration de ses employés se fait plutôt aisément, chacun connaissant son rôle et son implication au sein de l’ensemble, et ce, dans un environnement assez prévisible.

Mais qu’en est-il en périodes de crise ou de ralentissement soudain, alors que les attentes et les rôles de chacun ont été modifiés à des fins de rentabilité, dans un court espace de temps, avec peu de temps pour s’adapter? Le rôle du gestionnaire doit alors évoluer vers un rôle plus actif, ce qui l’oblige à prendre plus part aux activités opérationnelles et à pratiquer un management de proximité.

Impliquer les employés dans le processus de décision

Enfin, la stratégie qui vise à impliquer davantage les employés dans la recherche de solutions prend ici toute son importance. Un employé consulté et engagé, c’est un employé qui se sent utile et qui a le sentiment de faire partie d’une équipe, d’une mission, de contribuer à quelque chose de plus grand que soi. Ce qui en découle n’est ni plus ni moins que le renforcement du sentiment d’appartenance des employés au sein de l’entreprise. Ainsi, ils se sentiront concernés et motivés à tout mettre en œuvre pour atteindre l’objectif.

Le rôle de leader doit évoluer vers un travail d’équipe qui implique les employés de manière à maintenir leur motivation et leur attachement au travail et à l’entreprise. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, l’expérience que vivent nos employés est, elle aussi, critique à leur fidélisation. Personne ne souhaite vivre une crise comme celle du coronavirus, mais utilisons-la pour ramener davantage l’humain au cœur de nos entreprises.

Vous sentez-vous prêt pour gérer votre entreprise dans un contexte de crise? Votre leadership saura-t-il s’adapter aux situations qui se présenteront demain matin et qui évolueront à la vitesse grand V? Avez-vous tous les outils et les compétences nécessaires à l’exercice d’un leadership efficace dans ce contexte inattendu?

20 Mar 2020  |  Écrit par :

Jean-François Boudreault est associé au sein de Raymond Chabot Grant Thornton. Il est votre expert...

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Guillaume Caron
Président VARS - Cybersécurité | Conseils numériques et technologiques

Avec l’arrivée de la COVID-19, l’hameçonnage, les attaques de rançon et d’ingénierie sociale sont à la hausse.

Au cours des derniers jours, nous avons observé une hausse des activités par les acteurs malveillants. Dans les semaines à venir, nous allons voir une augmentation significative du nombre de campagnes d’hameçonnage, d’attaques de rançon et d’ingénierie sociale (liens malveillants dans les médias sociaux, fausses nouvelles, hameçonnage ciblé, etc.) liée à la crise de la COVID-19. En effet, les cyberpirates profitent déjà de la vulnérabilité des entreprises, dont les employés se retrouvent soudainement à travailler à domicile, certains sans aucun contrôle de cybersécurité en place.

Réduire vos risques

  • Le travail à distance augmente le risque d’incidents: vos employés travaillant à partir de leurs ordinateurs personnels ou nouveaux postes de travail temporaires non sécurisés pourraient créer de nouveaux points d’accès faciles pour les cybercriminels.
  • Augmentation des campagnes d’hameçonnage: les partis malveillants profitent déjà de la crise pour créer tous types de nouveaux scénarios entourant le coronavirus. Puisque l’hameçonnage est souvent la principale méthode utilisée par les attaquants, il est impératif de protéger les boîtes courriel de vos employés contre les logiciels malveillants, les URL malicieuses et contre les tentatives d’usurpation d’identités et les attaques d’ingénierie sociale.
  • L’envoi de données sensibles: Dans les semaines et les mois à venir, vos employés vont se fier davantage aux courriels pour échanger des documents et de l’information parfois très sensible. Sans protection ou méthode sécuritaire de partage de données, les entreprises pourraient perdre ou compromettre la confidentialité et l’intégrité de leurs données.

Communiquez avec nous

Vous avez atteint le nombre maximum de formulaires complétés.

Déploiement d’une solution de cybersécurité adaptée aux besoins de votre entreprise

Votre organisation peut rapidement bénéficier d’une solution intégrée de cybersécurité, afin de minimiser les impacts négatifs de la situation du coronavirus.

De plus, la sensibilisation à la sécurité de l’information sera importante au cours des prochains jours pour rappeler les bonnes pratiques à adopter afin de protéger l’information de votre entreprise et de vos clients.

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Protection temporaire de trois mois

Pour répondre aux besoins pressants des PME confrontées à la crise actuelle, Raymond Chabot Grant Thornton et VARS offrent une protection sophistiquée de trois mois qui vous permettra d’améliorer rapidement votre posture de sécurité dans le contexte de la COVID-19.

La solution ne nécessite aucun engagement annuel, aucun équipement et l’installation se fera à distance dans un très court délai.

Raymond Chabot Grant Thornton - image

La solution comprend :

  • Surveillance en continu 24/7 et protection avancée de tous vos postes de travail et de vos serveurs d’entreprise incluant les nouveaux postes de travail temporaires utilisés par vos employés travaillant à distance;
  • Surveillance des menaces et sécurité sophistiquée des courriels avec intelligence artificielle pour détecter les URL malicieuces, les programmes malveillants, et bloquer l’hameçonnage et l’ingénierie sociale, y compris l’usurpation d’identité, qui est en croissance exponentielle;
  • Outils pour sécuriser, échanger et protéger l’information sensible et confidentielle avec vos partenaires d’affaires et vos clients;
  • Cours de sensibilisation à la sécurité de l’information en ligne pour éduquer vos employés sur les risques et les bonnes pratiques, en particulier dans un contexte de travail à distance;
  • Accès à un CISO virtuel (chef de la sécurité de l’information) sur demande pour fournir un soutien stratégique.

Protégez vos actifs les plus précieux avec l’aide de nos experts dévoués.

Communiquez avec notre équipe dès aujourd’hui.

Par ailleurs, si vous avez été victime d’un incident de sécurité, nous vous invitons à appeler immédiatement le service d’urgence de VARS au 514 949-6876 ou au 514 941-7829. Nous pouvons vous aider maintenant.

18 Mar 2020  |  Écrit par :

Guillaume Caron est expert en cybersécurité et hameçonnage au sein de Raymond Chabot Grant...

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Jean-François Boudreault
Associé | Conseils en ressources humaines

L’avènement de la COVID-19 demande aux entreprises d’adapter leurs méthodes de travail afin d’assurer la santé et la sécurité de tous, tout en continuant de bien servir leur clientèle.

En tout temps, l’entreprise a la responsabilité de préserver la santé de tous dans l’environnement de travail. Nous vivons actuellement une situation hors de l’ordinaire causée par ce coronavirus, qui nécessite des précautions exceptionnelles.

Voici quelques mesures à prendre afin de poursuivre vos opérations de façon sécuritaire.

Protégez votre personnel en adaptant les façons de travailler

Il est important de rappeler aux employés les bonnes habitudes à adopter pour maintenir la santé de chacun, telles que les mesures de base préconisées par l’Organisation mondiale de la santé (OMS), comme se laver les mains fréquemment, éviter les poignées de main, etc.

Cependant, dans le cas du coronavirus qui sévit présentement, des mesures supplémentaires doivent être prises :

  • s’il est possible pour votre organisation de le faire, optez pour le télétravail;
  • limitez tous les déplacements à l’extérieur;
  • réorganisez les tâches à l’intérieur de vos équipes;
  • pour les rencontres avec vos clients et partenaires, favorisez la vidéoconférence ou réduisez le nombre de participants;
  • utilisez toute la technologie à votre disposition pour poursuivre vos activités à distance;
  • s’il est nécessaire que votre personnel soit présent sur le lieu de l’entreprise pour le service à la clientèle, optez pour une rotation des équipes.

Restez à l’affût de l’évolution de la situation

Une entreprise devrait prévoir un plan de contingence pour les situations de crise, applicable dans le cas de la COVID-19. Vous pouvez y inclure des mesures de gouvernance, telles que :

  • la mise sur pied d’un comité d’évaluation stratégique;
  • l’identification des opérations prioritaires;
  • l’identification de ressources complémentaires pouvant pallier le manque de personnel;
  • des outils de formation;
  • une politique de gestion des absences;
  • la planification de communications régulières avec votre personnel.

Ces mesures permettent d’éviter la contamination à grande échelle et d’assurer la continuité des opérations de votre entreprise.

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Responsabilités de l’employeur et droits du travailleur

Toute entreprise a l’obligation de protéger la santé et la sécurité de ses travailleurs sur les lieux de travail. S’il est tenu de respecter la vie privée de ses employés, l’employeur est en droit de s’informer de la santé de ceux-ci dans ce cadre précis qu’est l’avènement de ce coronavirus.

L’employeur doit également tenir compte des recommandations des gouvernements et de l’OMS qui demandent une quarantaine préventive de la part d’un employé qui revient d’un voyage hors frontières.

Nous vous invitons à consulter régulièrement ces sources d’information officielles afin de suivre la situation et d’adapter les politiques de votre entreprise en fonction des développements.

Ministère de la Santé et des Services sociaux 

Organisation mondiale de la santé

16 Mar 2020  |  Écrit par :

Jean-François Boudreault est associé au sein de Raymond Chabot Grant Thornton. Il est votre expert...

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