Jean-François Boudreault
Associé | Conseil en management

L’arrivée en poste d’un nouvel employé est toujours une étape importante, tant pour l’employé que pour l’organisation qu’il joint. Bien que stressantes, les premières journées d’une recrue peuvent être facilitées si certaines stratégies sont mises en place.

L’intégration réussie

L’intégration du nouvel employé repose sur une prémisse très simple : qu’il se sente le bienvenu et bien accueilli par son nouvel employeur. Cela vaut pour tous les employés, qu’ils soient sur le marché du travail depuis longtemps, nouveaux arrivants, ou même cadres supérieurs. Le succès de cette intégration s’avère déterminant quant à la capacité de l’employé de s’adapter rapidement à son nouvel environnement, mais également à l’égard des risques de départ peu de temps après l’embauche. En effet, un tel départ se révèlerait coûteux en temps et en ressources, sans compter les contrecoups possibles sur l’image de l’organisation.

Quatre étapes simples et efficaces

Pour favoriser l’intégration du nouvel employé, on peut se référer à un processus quatre étapes :

1. Préparer l’accueil : en vue de l’arrivée d’un nouvel employé, l’employeur a tout intérêt à planifier son accueil. Il peut donc aviser les autres employés de l’arrivée prochaine de la ressource et leur indiquer leur rôle à jouer auprès d’elle, prévoir l’horaire de la première journée, préparer des documents corporatifs qui vont aider l’employé à mieux saisir les valeurs et la mission de l’entreprise. De plus, l’organisation d’une rencontre informelle du nouvel employé avec le reste de son équipe de travail, avant sa première journée en poste, peut s’avérer une judicieuse façon de favoriser les échanges et de diminuer le stress associé à la première journée de travail. Cette façon de faire donne le signal de l’appréciation et de l’importance accordée à cette nouvelle embauche. En fait, une telle approche permettra au nouvel employé de trouver sa place et d’être opérationnel plus rapidement au sein de l’équipe.

2. L’accueil : la journée de son entrée en fonction, il est important d’accorder suffisamment de temps à l’employé de sorte qu’il se sente encadré et pris en considération. Cette étape conditionne son rapport à l’entreprise. Il s’agit aussi du moment où les documents corporatifs sont remis. Ces derniers doivent être complets, mais restreints afin de faciliter leur assimilation. Enfin, il peut être pertinent de présenter la nouvelle ressource aux autres employés (autres secteurs de service, par exemple, employés de soutien, etc.) pour l’amener à voir et comprendre l’entreprise dans sa globalité.

3. L’intégration : dans les jours qui suivent l’arrivée du nouvel employé, il importe de garder en tête que son intégration complète peut prendre quelques jours, voire quelques semaines. En effet, rencontrer les collègues, les fournisseurs et les clients et s’approprier les tâches du poste de travail requièrent un certain temps. Il est nécessaire, pour être efficace, de savoir qui fait quoi, de tisser un réseau et d’assimiler la culture d’entreprise. Pour y parvenir, la nouvelle ressource doit être soutenue. Cette étape ne doit pas être assurée uniquement par le superviseur ou le supérieur immédiat, mais bien par l’ensemble de l’équipe et, éventuellement, en appui avec un parrain.

4. Le suivi : enfin, à court terme, l’employeur se doit de donner une rétroaction à l’employé et, au besoin, d’ajuster le poste en fonction des forces et faiblesses de l’employé, tout en redistribuant les tâches au sein de son équipe.

Une telle démarche peut paraître coûteuse aux yeux de certains dans la mesure où certains employés doivent être dégagés de leurs tâches pour accompagner le nouvel employé. Mais, habituellement, cela en vaut l’investissement. Les exemples sont nombreux où la mise en place de mentorat ou de parrainage a permis de répondre aux questions de l’employé et de lui permettre de saisir rapidement la culture de l’organisation.

Il faut ici garder en tête qu’avec la pénurie de main-d’œuvre appréhendée ou effective dans de multiples secteurs d’activité, le recrutement et la rétention des talents constituent des défis constants pour les gestionnaires. Comme le recrutement de personnel demande beaucoup de temps et d’énergie, l’intégration réussie d’un employé augmente les chances de rétention et en vaut donc assurément l’investissement.

Enfin, une intégration réussie est un gage d’efficacité puisque l’employé sera fonctionnel et productif rapidement, pour le plus grand bénéfice de l’organisation.

25 Oct 2011  |  Écrit par :

M. Boudreault est associé au sein du cabinet RCGT. Il est votre expert en ressources humaines du...

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