Comment établir un plan de gestion du changement

Tout projet réussi en entreprise nécessite un plan de gestion du changement. Prenez soin de vos équipes pour les mobiliser et soutenir leur adaptation.

Aucune innovation ne peut réussir si vous ne tenez pas compte de son impact sur le travail de toutes les parties prenantes. Il est important de prévoir, dès le départ, un plan de gestion du changement qui inclut toutes vos équipes, afin de:

• réaliser les bénéfices attendus plus rapidement;
• limiter au minimum les risques et la réduction de performance pendant le changement;
• mobiliser toutes les équipes impliquées et favoriser leur adhésion;
• structurer une démarche pour atteindre les objectifs d'affaires dans lesquels s'inscrit ce changement.

Pour un résultat optimal, entamez cette démarche dès le début de votre projet. Si le projet a déjà démarré et que la composante humaine commence à poser problème, prenez un pas de recul pour faire votre plan de gestion du changement et, ainsi, redresser la barre.

Un plan de gestion du changement par étapes

Voici les étapes par lesquelles devrait passer votre route vers une transformation. Les études actuelles démontrent que le taux de succès des initiatives de changement qui appliquent les bonnes pratiques de gestion du changement est deux fois plus élevé que si vous n'en tenez pas compte, le tout en respectant deux fois plus les coûts prédéterminés (selon une étude menée par Prosci).

1- Préciser le projet

Avant tout, vous devez préciser l'ensemble des dimensions inhérentes au changement escompté:

• faire un diagnostic;
• développer la stratégie de gestion du changement;
• circonscrire les éléments qui définissent le changement;
• mobiliser les joueurs-clés vers l'atteinte de vos objectifs.

2- Organiser le travail

Une fois votre projet et ses impacts bien établis, c'est le moment d'organiser le travail à faire:

• structurer les parties prenantes;
• minimiser les risques;
• expliquer et s'assurer que tous comprennent les objectifs.

3- Déployer

Vous êtes prêt? Il faut maintenant :

• assurer le suivi des rencontres;
• encadrer les différents intervenants;
• mettre de l'avant les différentes actions et communications nécessaires à la réussite du projet.

4- Encadrer

Au cours des différentes étapes du projet, vous devez encadrer son avancement et évaluer si vous atteignez les résultats souhaités.

5- Reconnaître

Lors de la dernière étape, vous devez être prêts à souligner la conclusion du projet et sa réussite.

Cette démarche d'accompagnement en gestion du changement mise au point par notre équipe est nommée « PODER » (signifiant pouvoir en espagnol). Cette approche est inspirée de la certification DO-IT*.

Dix accélérateurs de gestion du changement

Plusieurs éléments doivent être évalués et pris en compte lors des différentes étapes de votre plan d'action. Selon la complexité du projet envisagé, et en tenant compte du contexte et de la culture en place, votre organisation pourrait devoir se pencher sur plusieurs de ces éléments, ou sur l'ensemble. Un médiateur externe vous aidera à déterminer lesquels sont nécessaires et prioritaires pour vous.

Gouvernance

Avez-vous prévu tous les comités nécessaires, notamment un comité stratégique? Par exemple, avez-vous identifié les personnes-ressources qui ont l'influence nécessaire pour agir à l'intérieur des équipes et auprès des différentes instances?

Ces gens auront un rôle de facilitateur. Ils sauront obtenir les ressources nécessaires, prendre les décisions qui s'imposent et agir sur les bloquants.

Capacité

Y a-t-il des enjeux de disponibilité des ressources, de capacité à mettre en place le changement tout en maintenant la productivité?

Par exemple, si la moitié de l'équipe se consacre à un nouveau changement, il faudra sans doute prévoir l'ajout de ressources pour les opérations quotidiennes.

Formation

Bien sûr, il est possible que ce changement nécessite de la formation pour les gens concernés afin de mettre à jour leurs compétences ou de favoriser l'apprentissage d'un logiciel, par exemple.

Si c'est le cas, cette formation doit être incluse dans votre plan de gestion du changement dès le départ, avec un échéancier et toutes les ressources nécessaires.

Organisation du travail

• Quel sera le plan d'action pour mettre en place le changement?
• Quel sera le rôle de chacun, avec quelles étapes et quel échéancier?
• Est-ce que les rôles vont être changés? Si oui, il faut en tenir compte dans la préparation.

Communication

Prévoyez un plan de communication pour informer toutes les parties prenantes au moment opportun pour les différentes étapes de votre projet.

Alignement

• Est-ce que l'ensemble des parties prenantes est aligné sur le même message et sur les mêmes objectifs?
• Comprennent-ils bien la raison du changement et connaissent-ils les bénéfices qu'ils en tireront?

Parrainage

Il faut prévoir d'abord l'accompagnement des gestionnaires de premier niveau, car ce sont eux qui pourront ensuite contribuer à l'accompagnement des équipes.

Accompagnement

Les gestionnaires et hauts responsables pourront, à leur tour, encadrer l'ensemble des équipes et devenir des personnes-ressources pendant la période de transition.

Adhésion

• Sondez vos équipes;
• Assurez-vous que chacun adhère au changement et comprend bien son objectif;
• Si certains employés semblent résistants au changement en cours, informez-vous de ce qui accroche afin de trouver la solution dès que possible.

Sensibilisation

Quels sont les impacts pour chacun sur sa vie au travail? Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont sensibilisées aux besoins et aux conséquences au sein des autres équipes, et ce, dès le début, en amont de la démarche de changement, pour que chacun comprenne les objectifs et bénéfices concrets du projet et de la transformation.

Pour un changement réussi, il est nécessaire d'en prévoir tous les aspects et d'accompagner les équipes qui sont au cœur de votre succès. N'hésitez pas à faire appel à un conseiller externe expérimenté pour vous soutenir dans cette démarche.