Les sept étapes essentielles à l'élaboration d'un projet réussi

Une entreprise démarre un grand nombre de projets chaque année. La planification adéquate de chacun d'entre eux favorisera leur réussite.

Votre organisation prévoit-elle un élargissement de ses activités? Songe-t-elle à faire une acquisition? A-t-elle besoin d'investir pour mettre en place une transformation numérique ou souhaite-t-elle effectuer des changements pour réorienter son modèle d'affaires?

Il est nécessaire de bien connaître vos objectifs et d'évaluer les impacts de chaque projet afin de bien vous y préparer. Voici les étapes essentielles pour une gestion de projets efficace.

1. Bien déterminer les objectifs ciblés par le projet

Avant tout, il convient de vous assurer que le projet que vous souhaitez mettre en œuvre répondra à une partie des objectifs prioritaires que vous avez déterminés dans votre plan stratégique d'entreprise. Devant plusieurs solutions possibles, ce projet est-il le plus adéquat et est-ce le bon moment pour l'entreprendre?

• En quoi le contenu de ce projet va-t-il apporter une solution performante?
• Quels types de besoins au sein de l'organisation la réalisation du projet va-t-elle permettre de combler?
• Quel est son degré d'arrimage et de priorisation avec le plan stratégique?
• Quelles sont les ressources requises au sein de l'organisation pour la réalisation du projet?

2. Fixer les résultats escomptés du projet

Avant même de commencer, vous devez prévoir des mesures précises et concrètes qui vous permettront de confirmer en cours de route que ce projet donnera les résultats escomptés. Assurez-vous de:

• définir avec rigueur trois ou quatre indicateurs de performance mesurables découlant du projet;
• faire valider ces cibles de performance par l'équipe de direction ou le conseil d'administration;
• développer le projet en tenant compte des indicateurs.

3. Déterminer les risques et contraintes

Dès le départ, vous devez envisager les obstacles qui peuvent se présenter afin de minimiser leurs impacts, et ce, pour tous les aspects du projet:

• les délais requis avant la réalisation du projet;
• le niveau de ressources requis pour définir et mettre en place le projet;
• les impacts prévisibles sur l'organisation;
• les ressources humaines;
• l'évolution du marché;
• les technologies nécessaires;
• etc.

4. Planifier le projet

Chaque étape est importante et doit se faire dans le bon ordre. Avant de démarrer, vous devez prévoir chacune d'entre elles. Ne laissez pas d'angle mort. Voyez d'abord en vrac tous les éléments nécessaires, puis déterminez leur niveau d'importance et ce qui devra être priorisé. Prenez le temps de:

• décrire en détail toutes les activités nécessaires à la réalisation du projet;
• déterminer les ressources humaines, financières et technologiques qui seront requises;
• mettre en lumière le « chemin critique », les activités essentielles à la réussite du projet et son échéancier;
• choisir le mode de réalisation du projet (chargé de projet, niveau d'implication et de consultation de l'équipe, etc.);
• prendre suffisamment de recul lors de l'élaboration du projet (éviter les projets trop précipités);
• analyser les impacts organisationnels possibles du projet (mineurs ou majeurs) au sein de l'organisation ainsi que la capacité de celle-ci à le relever.

5. Sélectionner les aides disponibles, selon vos besoins

Vous devez évaluer quelles sont les ressources disponibles, à l'interne et à l'externe, que vous pourriez obtenir pour vous soutenir tout au long de la réalisation du projet:

• Quels sont les organismes ou professionnels qui pourraient apporter un soutien à l'élaboration du projet?
• Quels sont les programmes d'aide financière pouvant être ciblés par le projet?
• Définissez, au besoin, un plan de démarchage ou de réseautage pour faciliter la réalisation du projet.

6. Valider l'admissibilité aux programmes d'aide financière

L'aide financière ne s'obtient pas automatiquement. Vous devez tenir compte des modalités, évaluer si votre entreprise entre dans les critères d'admissibilité et, au besoin, vous faire aider par des professionnels lors de votre demande pour vous assurer de bien répondre à toutes les conditions et mettre en valeur de façon adéquate votre projet et les retombées pour votre entreprise. Veillez à:

• tenir compte des critères suivants : clientèles admissibles, critères d'appréciation, critères de priorisation;
• préparer une demande structurée qui se démarque;
• recourir aux services de professionnels ou d'experts dans le domaine pour les projets majeurs.

7. Mettre en œuvre le projet

Ne relâchez pas votre vigilance une fois le projet entamé. Chaque étape est importante et vous devez veiller à tous les détails de sa réalisation. Vous devez notamment:

• vous assurer du niveau d'adhésion et de mobilisation de l'organisation lors du démarrage du projet (la gestion du changement est essentielle);
• faire preuve de rigueur et de discipline pour respecter l'échéancier prévu et les cibles de performance;
• garder l'élan dans la réalisation du projet par des communications régulières et adéquates;
• prévoir une activité d'évaluation quand le projet sera finalisé afin de déterminer les bons coups et les moins bons coups, et redresser la barre au besoin pour d'autres étapes ou pour un projet subséquent.

Rien ne doit être laissé au hasard lors de la mise en place de projets. Mieux vous serez préparé et organisé, plus les chances de succès seront bonnes pour votre entreprise.

Afin de vous soutenir tout au long du processus, n'hésitez pas à faire appel à une équipe de professionnels compétents en la matière.