Mis à jour le 19 février 2024

L’évaluation des opérations de trésorerie est propice à l’analyse générale de vos points de vulnérabilité informatique dans l’ensemble de l’entreprise.

Les statistiques démontrent que la plus grande menace de fraude pour les entreprises provient souvent de l’interne, tout comme le risque cybernétique. Elle arrive par l’entremise des utilisateurs, des comptes et des points de terminaison.

La sécurité informatique est donc un aspect extrêmement important à ne pas négliger lors de l’évaluation de vos systèmes en place pour vos opérations de trésorerie et leur modernisation.

Voici les différents points à examiner et dont vous devez tenir compte dans votre plan d’amélioration.

Déterminer vos vulnérabilités

Examinez l’infrastructure de votre système, vos processus et la délégation des responsabilités afin de déterminer d’où proviennent les menaces.

Faire progresser vos méthodes à court terme

Trouvez des moyens simples par lesquels votre organisation peut abandonner les méthodes de paiement à haut risque au profit de méthodes de paiement électroniquement traçables.

Améliorer votre posture de cybersécurité

Complétez votre posture de sécurité numérique globale avec quelques bases essentielles de la cybersécurité.

Minimiser votre exposition à la fraude

Minimisez votre exposition à la fraude et aux erreurs humaines grâce à l’automatisation.

Protéger vos points de terminaison et vos accès

Protégez adéquatement vos points de terminaison, vos canaux de communication et vos accès à la plateforme.

Mettre en place les meilleures pratiques

Appliquez les meilleures pratiques pour vos comptes. Par exemple, utilisez des mots de passe uniques et complexes pour la plateforme, en vous appuyant idéalement sur un gestionnaire de mots de passe, et activez l’utilisation de l’authentification multifactorielle.

Protéger vos points de terminaison gérés

Parallèlement, vous devriez envisager de mettre en œuvre une solution de protection des points de terminaison gérés (XDR), car un point de terminaison corrompu permettrait à un attaquant d’exploiter vos propres sessions actives.

Installer une solution de filtrage de courriels

Une solution avancée de filtrage des courriels est également fortement recommandée. Les courriers électroniques restent un vecteur d’attaque clé pour les attaquants, et il convient de bien les protéger afin que vos collègues soient moins exposés à l’ingénierie sociale, à l’hameçonnage, aux pourriels ou autres menaces envoyées par courrier électronique.

Mettre en place une solution gérée de trésorerie

Le recours à des solutions gérées vous permettra de bénéficier d’une posture de sécurité renforcée, sans charge supplémentaire pour vos équipes, en plus de vous aider à rendre votre organisation plus efficace et plus résiliente.

Miser sur la formation interne

Même si votre organisation met à jour ses politiques et sa gouvernance en fonction de cette modernisation, vous devriez soutenir vos efforts d’amélioration de la sécurité par une campagne de formation à la sensibilisation à la cybersécurité afin que tout le monde soit au courant des dernières bonnes pratiques.

Afin de vous assurer de faire les bons choix à travers les solutions proposées, faites-vous accompagner par un expert qui comprend vos besoins et vous orientera vers la bonne voie.

Votre entreprise doit se conformer à la loi 25 et mettre en place un programme de gouvernance de l’information. Quelles sont, au juste, vos obligations?

Au Québec, toute entreprise privée qui recueille, traite ou communique des renseignements personnels est visée par cette loi. Il y a donc fort à parier qu’elle vous concerne!

Faisons un survol ensemble des principales dispositions de la loi 25 et de ce qu’elles signifient pour votre entreprise.

Qu’est-ce que la loi 25?
Quelles sont les obligations des entreprises privées en vertu de la loi 25?
Pourquoi adopter un programme de gouvernance de l’information?
Comment créer un programme de gouvernance de l’information efficace?

Qu’est-ce que la loi 25?

La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, aussi appelée loi 25, vise à protéger la population québécoise en responsabilisant les entreprises quant aux informations personnelles qu’elles détiennent.

Une partie des nouvelles dispositions législatives de la loi 25 sont entrées en vigueur le 22 septembre 2022. D’autres dispositions prendront effet en septembre 2023 et 2024, dont l’obligation de mettre en œuvre une politique encadrant la gouvernance des renseignements personnels.

La Commission d’accès à l’information du Québec est l’organisme responsable de surveiller l’application de la loi 25. En cas de non-respect de la loi, la Commission peut imposer des sanctions importantes, s’élevant jusqu’à 25 millions de dollars ou à 4 % du chiffre d’affaires mondial de l’entreprise.

Quelles sont les obligations des entreprises privées en vertu de la loi 25?

Depuis le 22 septembre 2022, la loi 25 impose certaines responsabilités aux entreprises privées québécoises, peu importe leur taille.

Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels

Ainsi, il est obligatoire de désigner un responsable de la protection des renseignements personnels au sein de votre entreprise. La loi prévoit que ce rôle revient à la personne ayant la plus haute autorité dans l’organisation. Toutefois, cette fonction peut être déléguée, en tout ou en partie, à une autre personne. Peu importe de qui il s’agit, le titre du responsable et ses coordonnées doivent être publiés sur le site web de votre entreprise.

Tenir un registre des incidents de confidentialité

Il est également nécessaire de tenir un registre des incidents de confidentialité. Vous devez être en mesure de fournir une copie de ce registre à la Commission d’accès à l’information si elle vous le demande. De plus, s’il survient un incident présentant un risque sérieux de préjudice, vous êtes tenu d’en aviser la Commission ainsi que les personnes concernées.

Transmettre des renseignements à certaines conditions

Finalement, de nouvelles règles vous permettent, à certaines conditions, de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée lors de la conclusion d’une transaction commerciale. Assurez-vous que le fournisseur à qui vous communiquez ces renseignements respecte les obligations prévues par la loi.

Pour obtenir une description détaillée de vos obligations actuelles et de celles à venir, consultez cet aide-mémoire de la Commission d’accès à l’information.

Pourquoi adopter un programme de gouvernance de l’information?

À partir du 22 septembre 2023, de nouvelles dispositions de la loi 25 vont entrer en vigueur. Parmi celles-ci : l’obligation d’avoir établi des politiques et des pratiques en matière de gouvernance des renseignements personnels.

Au-delà du respect des obligations légales, la création d’un programme de gouvernance de l’information comporte plusieurs avantages pour une entreprise. En voici quelques-uns.

Définir clairement les responsabilités et obligations de chacun

Ce programme de gouvernance de l’information vise à s’assurer que les responsabilités et les obligations de chacun en matière de protection des renseignements personnels sont clairement définies et comprises par tous.

Mieux protéger les informations qui circulent

Il contribue à protéger les informations qui circulent dans l’entreprise en les rendant accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin.

Réagir avec efficacité

Il est un outil pour réagir rapidement si un incident de confidentialité a lieu malgré les moyens de prévention en place.

Démontrer la diligence de votre entreprise

Ce programme sert aussi à attester que l’entreprise a agi avec diligence si un incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice survient.

Un incident de confidentialité peut non seulement entraîner des frais élevés pour votre entreprise, mais il peut aussi entacher votre réputation ou compromettre votre rentabilité. C’est pourquoi il est important de vous doter d’un plan de gouvernance de l’information qui protège adéquatement votre organisation.

Comment créer un programme de gouvernance de l’information efficace?

Pour bâtir un programme de gouvernance de l’information efficace, il est important de faire l’inventaire des renseignements personnels que votre entreprise détient. Il est aussi recommandé de schématiser la façon dont ces renseignements circulent dans votre organisation. Cela vous permettra, entre autres, d’identifier le type d’informations que vous collectez, de définir les activités pour lesquelles elles sont utilisées et de déterminer les personnes qui doivent y avoir accès.

Au cours de ce processus, vous pourriez aussi découvrir des informations en trop. Par exemple, si votre entreprise compte seulement une trentaine de travailleurs, il est anormal que votre système comporte plus de 500 fiches d’employés. Ainsi, si vous constatez que vous avez conservé des renseignements personnels qui ne sont plus utiles, il est important de les détruire.

Prévoir un calendrier de conservation des données

C’est l’une des raisons pour lesquelles il est conseillé de préparer un calendrier de conservation des données. Celui-ci prévoit qu’à partir d’une certaine date, les renseignements que vous avez collectés seront détruits. Par exemple, à la fin d’un processus d’embauche, vous devrez supprimer ou anonymiser les informations personnelles contenues dans les curriculum vitæ que vous avez reçus.

Il ne s’agit là que de quelques-unes des considérations à prendre en compte pour élaborer un plan de gouvernance de l’information efficace. D’autres aspects sur lesquels vous devez vous pencher incluent notamment de :

• prévoir un plan de gestion en cas d’incident;
• mettre en place des mesures de surveillance;
• documenter les rôles et les responsabilités du personnel.

Pour obtenir des conseils quant à la mise en place d’un programme de gouvernance de l’information adapté à votre entreprise, communiquez avec notre équipe d’experts en la matière.

Cet article a été rédigé en collaboration avec Me Sébastien Meunier, vice-président de pratique en gouvernance de l’information au sein de notre firme.

Mis à jour le 23 janvier 2024

Vendre une propriété immobilière en sol américain a des implications fiscales que vous devez connaître pour éviter les mauvaises surprises.

La vente d’une propriété immobilière d’un résident canadien, que ce soit en Floride ou ailleurs aux États-Unis, est assujettie à une retenue d’impôt de 15 % sur le prix de vente. Une résidence valant 400 000 $ US, par exemple, vous obligerait donc à remettre une somme de 60 000 $ US au fisc américain (Internal Revenue Service [IRS]). Ce montant est perçu à même le prix de vente au moment de la transaction par l’acheteur, ou l’agent en titre, qui le remet ensuite à l’IRS.

Il y a toutefois des exceptions. Cette retenue d’impôt ne s’applique pas si le montant de la vente est inférieur à 300 000 $ US (ou réduite à 10 % pour une vente entre 300 000 $ US et 1M $ US) et que l’acheteur signe un affidavit qui l’engage à faire de sa nouvelle propriété une résidence principale qu’il occupera au moins 50 % du temps au cours des deux années suivant son acquisition.

Cette règle fiscale, appelée Foreign Investment in Real Property Tax Act (FIRPTA), permet ainsi à l’IRS de s’assurer que le vendeur n’échappe pas à ses obligations fiscales en sol américain.

La bonne nouvelle, c’est que le vendeur de la propriété pourra récupérer une partie, voire la totalité de la retenue d’impôt qu’il a été obligé de payer au moment de la transaction.

Comment récupérer son argent

Le taux de 15 % du prix de vente est en effet généralement supérieur au taux d’imposition réel américain, qui varie entre 0 % et 20 % du gain en capital, ce qui permet donc au vendeur d’obtenir le remboursement de tout montant déjà versé qui excéderait celui de l’impôt réel dû.

Pour revoir la couleur de son argent, le vendeur devra inévitablement produire une déclaration de revenus américaine, dans laquelle sera inscrit le gain en capital sur la vente de la propriété. Les fonds retenus au titre de la FIRPTA seront donc déduits de l’impôt à payer et le solde sera alors remboursé.

Fait important à souligner : le vendeur devra, dans tous les cas, produire une déclaration de revenus américaine même s’il a bénéficié de l’exemption de la retenue d’impôt de 15 % tel que décrit précédemment.

Par ailleurs, la vente d’une propriété immobilière aux États-Unis ne libère pas le résident canadien de son obligation de déclarer la transaction et de verser de l’impôt sur le gain en capital au Canada. La convention fiscale signée entre le Canada et les États-Unis lui permet cependant d’éviter une double imposition.

Quels formulaires remplir?

Dans tout ce processus, il y a évidemment des formulaires fiscaux à produire. La retenue d’impôt de 15 %, par exemple, est remise à l’IRS par l’entremise des formulaires 8288 et 8288-A. Une fois ces formulaires traités et la retenue d’impôt encaissée, le fisc américain remettra au vendeur le feuillet fiscal (8288-A), estampillé d’un sceau d’approbation, que le vendeur devra avoir afin de produire sa déclaration de revenus américaine.

Le vendeur doit aussi s’assurer, au moment de la vente, de demander un numéro fiscal ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). Ce numéro d’identification, l’équivalent du numéro d’assurance sociale au Canada, est absolument nécessaire pour le traitement des formulaires 8288 et 8288-A et sera requis plus tard pour remplir sa déclaration de revenus aux États-Unis et ainsi recouvrer, en tout ou en partie, la retenue de 15 %.

Certification des passeports canadiens

La demande pour obtenir un ITIN doit être accompagnée d’une copie de votre passeport certifiée par Passeport Canada, ce qui peut entraîner un délai de plusieurs semaines, voire des mois, sans compter que vous serez pendant tout ce temps privé de votre passeport, que vous aurez transmis à Passeport Canada pour fins de certification. La bonne nouvelle, toutefois : la firme Raymond Chabot Grant Thornton est agréée par le fisc américain pour faire la certification de passeports canadiens, et ce, la journée même de la demande.

Nos experts en fiscalité transfrontalière offrent aussi le service de préparation des formulaires fiscaux prescrits ainsi que la préparation simultanée de vos déclarations de revenus américaines et canadiennes.

Bref, vous l’aurez compris, il peut être dans votre intérêt de consulter un expert en fiscalité internationale qui maîtrise les règles fiscales des deux pays afin d’éviter les mauvaises surprises ou encore de longs délais. Cet expert sera davantage en mesure de vous accompagner afin non seulement de minimiser l’impact financier de la vente d’une propriété immobilière en sol américain, mais aussi de pouvoir récupérer votre argent le plus efficacement et le plus rapidement possible.