Sébastien Meunier
Vice-président pratique | Gouvernance de l'information | Me, LL. B. | Conseils numériques et technologiques

Votre entreprise doit se conformer à la loi 25 et mettre en place un programme de gouvernance de l’information. Quelles sont, au juste, vos obligations?

Au Québec, toute entreprise privée qui recueille, traite ou communique des renseignements personnels est visée par cette loi. Il y a donc fort à parier qu’elle vous concerne!

Faisons un survol ensemble des principales dispositions de la loi 25 et de ce qu’elles signifient pour votre entreprise.

Qu’est-ce que la loi 25?
Quelles sont les obligations des entreprises privées en vertu de la loi 25?
Pourquoi adopter un programme de gouvernance de l’information?
Comment créer un programme de gouvernance de l’information efficace?

Qu’est-ce que la loi 25?

La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, aussi appelée loi 25, vise à protéger la population québécoise en responsabilisant les entreprises quant aux informations personnelles qu’elles détiennent.

Une partie des nouvelles dispositions législatives de la loi 25 sont entrées en vigueur le 22 septembre 2022. D’autres dispositions prendront effet en septembre 2023 et 2024, dont l’obligation de mettre en œuvre une politique encadrant la gouvernance des renseignements personnels.

La Commission d’accès à l’information du Québec est l’organisme responsable de surveiller l’application de la loi 25. En cas de non-respect de la loi, la Commission peut imposer des sanctions importantes, s’élevant jusqu’à 25 millions de dollars ou à 4 % du chiffre d’affaires mondial de l’entreprise.

Quelles sont les obligations des entreprises privées en vertu de la loi 25?

Depuis le 22 septembre 2022, la loi 25 impose certaines responsabilités aux entreprises privées québécoises, peu importe leur taille.

Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels

Ainsi, il est obligatoire de désigner un responsable de la protection des renseignements personnels au sein de votre entreprise. La loi prévoit que ce rôle revient à la personne ayant la plus haute autorité dans l’organisation. Toutefois, cette fonction peut être déléguée, en tout ou en partie, à une autre personne. Peu importe de qui il s’agit, le titre du responsable et ses coordonnées doivent être publiés sur le site web de votre entreprise.

Tenir un registre des incidents de confidentialité

Il est également nécessaire de tenir un registre des incidents de confidentialité. Vous devez être en mesure de fournir une copie de ce registre à la Commission d’accès à l’information si elle vous le demande. De plus, s’il survient un incident présentant un risque sérieux de préjudice, vous êtes tenu d’en aviser la Commission ainsi que les personnes concernées.

Transmettre des renseignements à certaines conditions

Finalement, de nouvelles règles vous permettent, à certaines conditions, de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée lors de la conclusion d’une transaction commerciale. Assurez-vous que le fournisseur à qui vous communiquez ces renseignements respecte les obligations prévues par la loi.

Pour obtenir une description détaillée de vos obligations actuelles et de celles à venir, consultez cet aide-mémoire de la Commission d’accès à l’information.

Pourquoi adopter un programme de gouvernance de l’information?

À partir du 22 septembre 2023, de nouvelles dispositions de la loi 25 vont entrer en vigueur. Parmi celles-ci : l’obligation d’avoir établi des politiques et des pratiques en matière de gouvernance des renseignements personnels.

Au-delà du respect des obligations légales, la création d’un programme de gouvernance de l’information comporte plusieurs avantages pour une entreprise. En voici quelques-uns.

Définir clairement les responsabilités et obligations de chacun

Ce programme de gouvernance de l’information vise à s’assurer que les responsabilités et les obligations de chacun en matière de protection des renseignements personnels sont clairement définies et comprises par tous.

Mieux protéger les informations qui circulent

Il contribue à protéger les informations qui circulent dans l’entreprise en les rendant accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin.

Réagir avec efficacité

Il est un outil pour réagir rapidement si un incident de confidentialité a lieu malgré les moyens de prévention en place.

Démontrer la diligence de votre entreprise

Ce programme sert aussi à attester que l’entreprise a agi avec diligence si un incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice survient.

Un incident de confidentialité peut non seulement entraîner des frais élevés pour votre entreprise, mais il peut aussi entacher votre réputation ou compromettre votre rentabilité. C’est pourquoi il est important de vous doter d’un plan de gouvernance de l’information qui protège adéquatement votre organisation.

Comment créer un programme de gouvernance de l’information efficace?

Pour bâtir un programme de gouvernance de l’information efficace, il est important de faire l’inventaire des renseignements personnels que votre entreprise détient. Il est aussi recommandé de schématiser la façon dont ces renseignements circulent dans votre organisation. Cela vous permettra, entre autres, d’identifier le type d’informations que vous collectez, de définir les activités pour lesquelles elles sont utilisées et de déterminer les personnes qui doivent y avoir accès.

Au cours de ce processus, vous pourriez aussi découvrir des informations en trop. Par exemple, si votre entreprise compte seulement une trentaine de travailleurs, il est anormal que votre système comporte plus de 500 fiches d’employés. Ainsi, si vous constatez que vous avez conservé des renseignements personnels qui ne sont plus utiles, il est important de les détruire.

Prévoir un calendrier de conservation des données

C’est l’une des raisons pour lesquelles il est conseillé de préparer un calendrier de conservation des données. Celui-ci prévoit qu’à partir d’une certaine date, les renseignements que vous avez collectés seront détruits. Par exemple, à la fin d’un processus d’embauche, vous devrez supprimer ou anonymiser les informations personnelles contenues dans les curriculum vitæ que vous avez reçus.

Il ne s’agit là que de quelques-unes des considérations à prendre en compte pour élaborer un plan de gouvernance de l’information efficace. D’autres aspects sur lesquels vous devez vous pencher incluent notamment de :

  • prévoir un plan de gestion en cas d’incident;
  • mettre en place des mesures de surveillance;
  • documenter les rôles et les responsabilités du personnel.

Pour obtenir des conseils quant à la mise en place d’un programme de gouvernance de l’information adapté à votre entreprise, communiquez avec notre équipe d’experts en la matière.

Cet article a été rédigé en collaboration avec Me Sébastien Meunier, vice-président de pratique en gouvernance de l’information au sein de notre firme.

09 Fév 2023  |  Écrit par :

Sébastien Meunier est avocat, expert en gouvernance de l'information au sein de Raymond Chabot...

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Kais Yousfi
Directeur | MBA | Fiscalité

Mis à jour le 23 janvier 2024

Vendre une propriété immobilière en sol américain a des implications fiscales que vous devez connaître pour éviter les mauvaises surprises.

La vente d’une propriété immobilière d’un résident canadien, que ce soit en Floride ou ailleurs aux États-Unis, est assujettie à une retenue d’impôt de 15 % sur le prix de vente. Une résidence valant 400 000 $ US, par exemple, vous obligerait donc à remettre une somme de 60 000 $ US au fisc américain (Internal Revenue Service [IRS]). Ce montant est perçu à même le prix de vente au moment de la transaction par l’acheteur, ou l’agent en titre, qui le remet ensuite à l’IRS.

Il y a toutefois des exceptions. Cette retenue d’impôt ne s’applique pas si le montant de la vente est inférieur à 300 000 $ US (ou réduite à 10 % pour une vente entre 300 000 $ US et 1M $ US) et que l’acheteur signe un affidavit qui l’engage à faire de sa nouvelle propriété une résidence principale qu’il occupera au moins 50 % du temps au cours des deux années suivant son acquisition.

Cette règle fiscale, appelée Foreign Investment in Real Property Tax Act (FIRPTA), permet ainsi à l’IRS de s’assurer que le vendeur n’échappe pas à ses obligations fiscales en sol américain.

La bonne nouvelle, c’est que le vendeur de la propriété pourra récupérer une partie, voire la totalité de la retenue d’impôt qu’il a été obligé de payer au moment de la transaction.

Comment récupérer son argent

Le taux de 15 % du prix de vente est en effet généralement supérieur au taux d’imposition réel américain, qui varie entre 0 % et 20 % du gain en capital, ce qui permet donc au vendeur d’obtenir le remboursement de tout montant déjà versé qui excéderait celui de l’impôt réel dû.

Pour revoir la couleur de son argent, le vendeur devra inévitablement produire une déclaration de revenus américaine, dans laquelle sera inscrit le gain en capital sur la vente de la propriété. Les fonds retenus au titre de la FIRPTA seront donc déduits de l’impôt à payer et le solde sera alors remboursé.

Fait important à souligner : le vendeur devra, dans tous les cas, produire une déclaration de revenus américaine même s’il a bénéficié de l’exemption de la retenue d’impôt de 15 % tel que décrit précédemment.

Par ailleurs, la vente d’une propriété immobilière aux États-Unis ne libère pas le résident canadien de son obligation de déclarer la transaction et de verser de l’impôt sur le gain en capital au Canada. La convention fiscale signée entre le Canada et les États-Unis lui permet cependant d’éviter une double imposition.

Quels formulaires remplir?

Dans tout ce processus, il y a évidemment des formulaires fiscaux à produire. La retenue d’impôt de 15 %, par exemple, est remise à l’IRS par l’entremise des formulaires 8288 et 8288-A. Une fois ces formulaires traités et la retenue d’impôt encaissée, le fisc américain remettra au vendeur le feuillet fiscal (8288-A), estampillé d’un sceau d’approbation, que le vendeur devra avoir afin de produire sa déclaration de revenus américaine.

Le vendeur doit aussi s’assurer, au moment de la vente, de demander un numéro fiscal ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). Ce numéro d’identification, l’équivalent du numéro d’assurance sociale au Canada, est absolument nécessaire pour le traitement des formulaires 8288 et 8288-A et sera requis plus tard pour remplir sa déclaration de revenus aux États-Unis et ainsi recouvrer, en tout ou en partie, la retenue de 15 %.

Certification des passeports canadiens

La demande pour obtenir un ITIN doit être accompagnée d’une copie de votre passeport certifiée par Passeport Canada, ce qui peut entraîner un délai de plusieurs semaines, voire des mois, sans compter que vous serez pendant tout ce temps privé de votre passeport, que vous aurez transmis à Passeport Canada pour fins de certification. La bonne nouvelle, toutefois : la firme Raymond Chabot Grant Thornton est agréée par le fisc américain pour faire la certification de passeports canadiens, et ce, la journée même de la demande.

Nos experts en fiscalité transfrontalière offrent aussi le service de préparation des formulaires fiscaux prescrits ainsi que la préparation simultanée de vos déclarations de revenus américaines et canadiennes.

Bref, vous l’aurez compris, il peut être dans votre intérêt de consulter un expert en fiscalité internationale qui maîtrise les règles fiscales des deux pays afin d’éviter les mauvaises surprises ou encore de longs délais. Cet expert sera davantage en mesure de vous accompagner afin non seulement de minimiser l’impact financier de la vente d’une propriété immobilière en sol américain, mais aussi de pouvoir récupérer votre argent le plus efficacement et le plus rapidement possible.

09 Fév 2023  |  Écrit par :

Kais Yousfi est expert en fiscalité des particuliers chez Raymond Chabot Grant Thornton....

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Louis-Étienne Bérubé
Vice-président de pratique | Conseil en trésorerie | Conseil en management
Mis à jour le 19 février 2024

Beaucoup d’entreprises tardent à faire évoluer leurs méthodes de paiement. C’est pourtant un enjeu de taille qui nuit à leur productivité.

Plus tôt votre organisation prendra en main cette transformation, plus tôt vous gagnerez en productivité et serez outillés contre les menaces à la sécurité de vos données. Toutefois, avec la multiplication des solutions qui nous sont proposées, une stratégie claire est nécessaire.

Le chèque, ce moyen de paiement qui n’a plus sa place

Encore aujourd’hui, beaucoup d’organisations émettent des chèques en guise de paiement. Pourtant, cette méthode est dispendieuse. D’après certaines études de Paiements Canada, l’émission d’un seul chèque coûterait entre 15 $ et 20 $. De plus, selon l’Association for Financial Professionals (AFP), les fraudes par chèque ont représenté 66 % des fraudes totales en 2021.

Malgré les faits et les études sur le sujet, les organisations continuent de fonctionner avec cette méthode de paiement archaïque, portées par la fausse impression que tout changement serait trop complexe à mettre en place.

Une stratégie efficace pour éviter les risques

D’autres entreprises ont pris un virage électronique, mais sans stratégie claire pour l’ensemble de l’entreprise. Il en résulte une redondance des solutions de paiement et une multiplicité des processus, parfois incompatibles, à l’intérieur de la même organisation. Cette approche crée de la confusion, met à risque la sécurité des données et favorise la fraude.

De plus, le manque d’interaction entre les différents systèmes oblige un lot de processus manuels qui nuit aux contrôles et à la productivité et multiplie les possibilités d’erreurs.

Des processus optimisés qui vous rendront moins vulnérables

La maturité de votre entreprise dans ce contexte est déterminée par son adhérence aux meilleures pratiques de l’industrie en termes de paiements et de sécurité pour ceux-ci.

Pour l’évaluer, vous devez analyser vos processus et déterminer vos vulnérabilités en vous posant, notamment, ces importantes questions :

  • Est-ce que l’utilisation de chèques est encore prédominante dans votre compagnie?
  • Est-ce que vous fonctionnez avec des processus et des contrôles manuels?
  • Est-ce qu’il y a plusieurs fournisseurs de solutions de paiement, incluant les banques, dans votre organisation?
  • Avez-vous différents processus en place pour les paiements aux fournisseurs, les paies et autres?
  • Est-ce facile de retracer le cycle complet d’un paiement en particulier (raison du paiement, approbation, émission, réception, réconciliation)?
  • S’il y a une fraude, en combien de temps sera-t-elle détectée?
  • Quelles mesures avez-vous prévues pour protéger les données bancaires de vos fournisseurs?

Une solution technologique pour mettre en place les meilleures pratiques

Pour la numérisation, l’optimisation et l’automatisation des paiements, la centrale de paiements (payment factory) est tout simplement la solution la plus recommandée pour la majorité des entreprises.

Une centrale de paiements est une solution technologique qui répond à l’ensemble des enjeux mentionnés plus haut. Elle permet :

La centralisation

Une centrale de paiements est le pont entre les différents systèmes et les institutions financières. Elle centralise l’exécution des paiements provenant des différents systèmes internes.

Des contrôles accrus

La centrale de paiements permet une flexibilité sur les modèles d’approbation et sur la détection potentielle de fraudes. Par exemple : trois niveaux ou plus d’approbations pour des paiements avec une valeur hors -norme, ou encore une autorisation supplémentaire pour un premier paiement à un nouveau fournisseur.

L’automatisation

Plusieurs étapes du cycle de paiement peuvent être automatisées grâce à la plateforme de paiements. Par exemple : l’avis du paiement au bénéficiaire ou la réconciliation de celui-ci en émettant des entrées comptables.

L’intégration

L’interfaçage entre les différents systèmes et les institutions financières est la clé. Elle permet d’éliminer les saisies manuelles, d’optimiser le processus en entier et d’aller chercher l’efficacité recherchée. Elle permet aussi d’assurer une sécurité accrue lorsque l’information circule d’un système à l’autre.

Une centrale de paiements étant une solution technologique, elle sera la fondation des nouvelles solutions de paiements à venir, comme Interac pour entreprises, le paiement en temps réel et bien d’autres.

En somme, la centrale de paiements vous permettra d’éliminer ou de réduire vos vulnérabilités, ainsi que d’accélérer vos processus d’affaires pour ainsi allouer plus de temps aux activités lucratives de l’entreprise.

03 Fév 2023  |  Écrit par :

Louis-Étienne Bérubé est expert en conseil en management au sein de Raymond Chabot Grant...

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L’équipe IFRS de Grant Thornton International a publié la version 2023 de Navigating the changes to International Financial Reporting Standards: A briefing for preparers of IFRS financial statements (en anglais seulement). La publication est destinée à apporter aux préparateurs des connaissances de haut niveau sur les changements récents qui toucheront la présentation de l’information financière future des sociétés.

Ce document présente les nouvelles normes et interprétations qui ont été publiées, ainsi que les modifications apportées aux normes et interprétations existantes, appuyées par une brève description de chacune d’entre elles. La mise à jour de 2023 rend compte des changements apportés aux Normes internationales d’information financière (IFRS) publiés entre le 1er janvier 2022 et le 31 décembre 2022.

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