Votre plan de contingence est-il prêt à toute éventualité?

Mis à jour le 23 avril 2025

Les crises révèlent la capacité des organisations à gérer une urgence majeure… ou non. Êtes-vous prêt à réagir aux aléas?

Les organisations vivent des moments difficiles actuellement, compte tenu de l’incertitude économique, mais, en tout temps, vous devez vous préparer à toute éventualité. Ainsi, vous réduirez les impacts initiaux d’une menace à vos activités et vous serez mieux outillés pour reprendre les rênes de votre organisation malgré les perturbations.

Les organisations proactives se préparent aux risques qui pourraient avoir des retombées sur leurs activités. Elles mettent en place un plan de continuité des activités afin de limiter les impacts et la durée d’une crise qui pourrait être provoquée par tout accident ou toute menace inattendus. Ce plan s’accompagne d’outils et de formation pour les équipes de travail.

Réduire les effets d’une crise grâce au plan de contingence

Lorsqu’on parle de catastrophes pouvant perturber les activités d’une organisation, quelques exemples viennent immédiatement à l’esprit : un incendie, un tremblement de terre ou une épidémie comme celle de la COVID-19.

Toutefois, d’autres événements, avec différents degrés de risques, peuvent perturber vos activités, de la panne Internet aux catastrophes écologiques, en passant par la perte soudaine de dirigeants ou un cas de fraude à grande échelle.

Pensez, par exemple, à ce qui arriverait à votre vie professionnelle et personnelle si vous deviez passer quelques jours sans service Internet. Vous tomberiez instantanément en panne d’informations, de moyens de communication et, probablement, de liquidités.

Les organisations, dont les entreprises privées et les institutions publiques, ne devraient donc pas négliger leur préparation pour faire face à ces différents types d’événements.

Un plan de continuité des activités en cas de catastrophes vise à :

Comment peut-on y arriver? La réponse courte: en imaginant le pire et en documentant les mesures que nous prendrions.

Soyez proactifs

En fait, les organisations bien préparées disposent de mécanismes leur permettant de répondre à un événement majeur en préparant leur personnel et en développant les compétences nécessaires pour gérer les crises générées par différents types de catastrophes:

Souvent, les organisations effectuent ces tâches de manière superficielle ou les reportent au lendemain. Il est pourtant primordial de s’y atteler sans tarder.

Un plan imparfait vaut mieux que l’attente passive

Vous devez tenir compte de quatre aspects en particulier au sein de votre organisation, mais également auprès de vos partenaires. Les effets d’une crise peuvent être directs ou indirects. Évaluez les risques selon quatre grands angles.

Opérationnel

Par exemple, quels seront les impacts sur votre chaîne d’approvisionnement ou sur la production qui pourraient perturber vos activités? Il faut prévoir différents scénarios.

Financier

Vos clients ou vos fournisseurs pourraient être touchés et ainsi affecter vos propres activités. Vous devez avoir une réflexion sur la gestion d’un tel cas de figure. Comment se passeraient, par exemple, le recouvrement et les paiements anticipés? Vous devez chercher à soutenir vos partenaires sans nuire à la qualité des services et produits vendus.

Ce peut également être l’occasion de revoir la gamme offerte par votre entreprise en fonction de la profitabilité de chacun des produits et services.

Conformité

Il est important de comprendre tout ce que ces changements impliquent et quelles sont les règles (fiscales ou autres) à respecter pour demeurer conforme (par exemple, dans le cas des tarifs douaniers).

Vous devez également bien analyser vos contrats avec vos différents partenaires pour bien connaître vos obligations et votre marge de manœuvre.

Stratégique

Avec tous ces éléments clairement identifiés, est-ce qu’il y a lieu de modifier votre stratégie en lien avec l’une ou l’autre des étapes de vos activités?

L’assistance d’une firme professionnelle pourrait être utile pour accélérer le processus et mobiliser les membres de votre organisation. Le cas échéant, celle-ci devrait vous aider à établir un diagnostic de votre état de préparation, vous aider à faire des gains rapides et participer à la mise en place de votre plan de continuité des services essentiels.

Cinq autres clés pour affronter une crise avec succès

Au-delà de cette préparation, dans le tourbillon généré par une crise de quelque nature qu’elle soit, cinq éléments clés peuvent contribuer au succès de vos efforts.

Rester informé

Prévoyez des moyens pour connaître l’état de la situation au quotidien.

Communiquer

Maintenez des lignes de communication claires et constantes avec les autorités, avec vos équipes et avec vos clients.

Saisir les occasions

Les périodes de crise peuvent accélérer les prises de décision et réduire le nombre d’intervenants et de niveaux d’autorité. Dans plusieurs organisations, les conditions liées à la crise pandémique ont donné l’élan nécessaire pour faire progresser en quelques semaines des éléments qui, autrement, auraient mis des années à s’installer. Pensez, par exemple, au télétravail.

Compter sur les membres de vos équipes

Dans les moments de crise, vos interlocuteurs sont également touchés et seront donc souvent dans l’impossibilité de vous soutenir rapidement. Il faut trouver, dans vos ressources internes, ces personnes qui font la différence. Elles existent et vont émerger du lot; le statut hiérarchique n’a plus d’importance.

Ménager les ressources clés

La gestion de crise s’étend souvent sur une longue période. Après le sprint initial, transformez-vous en marathonien.

En combinant ces cinq clés avec les outils découlant d’un bon plan de continuité des activités, votre gestion de crise sera optimisée.

Un diagnostic sur votre degré de préparation

Même si vous avez appris avec la crise pandémique, êtes-vous prêt à faire face aux menaces économiques actuelles ou à d’autres menaces qui pourraient être de nature bien différente? Mieux vaut investir du temps maintenant pour parer à toute éventualité.

Vous ne savez pas par où commencer? Réalisez un diagnostic de l’état de préparation de votre plan de contingence à l’aide d’un outil structuré. Vous déterminerez vos forces, vos faiblesses et surtout les actions qui vous apporteront les gains les plus rapides. Nos experts peuvent vous assister.