Contenu mis à jour le 4 juillet 2022

La gestion des liquidités dans les entreprises a toujours été une préoccupation de premier plan pour les dirigeants.

En effet, pour rester à flot, ces derniers doivent s’assurer de disposer du capital nécessaire pour s’acquitter de leurs obligations comme le versement des salaires, le paiement des fournisseurs, le remboursement des prêts et les investissements dans l’entreprise.

En contexte de changement, l’établissement d’un budget de caisse est un essentiel pour assurer la pérennité de l’organisation. Dans une période d’instabilité économique, le budget de caisse devient un guide pour garder le cap en minimisant les répercussions négatives sur les opérations courantes de l’entreprise.

Il est donc nécessaire pour toute entreprise de prendre le temps d’élaborer son budget de caisse afin d’avoir une vision claire de la situation des liquidités.

Un budget de caisse se fait généralement sur une base mensuelle. Toutefois, dans des situations particulières à l’image des événements des deux dernières années, il peut être utile d’avoir une vision des liquidités à plus court terme, soit sur une base hebdomadaire.

Voici quatre étapes à suivre afin de préparer un budget de caisse de base :

1. Projetez adéquatement le recouvrement de vos comptes clients

Prenez en compte vos modalités de paiement. Par exemple, si vous avez en place des modalités standards de règlement net dans 30 jours, mais que votre client paie généralement ses factures en 45 jours ou plus, vous devrez en tenir compte lors de la projection du recouvrement.

En d’autres termes, vous pourriez vous trouver dans une situation où votre facture de juillet correspond en fait à une entrée de fonds en septembre. En période de bouleversements, il faudra également prévoir que certains clients paieront leurs comptes dans un délai plus long qu’à l’habitude.

2. Considérez les montants d’argent provenant d’autres sources qui seront encaissés

Ces autres entrées de fonds prévues comprennent, par exemple :

• les dépôts de clients pour des contrats à venir;
• l’encaissement provenant de la vente d’immobilisations;
• l’encaissement de subventions, d’aide gouvernementale ou d’autres crédits d’impôt auxquels l’entreprise est admissible;
• l’encaissement de nouveaux prêts à venir ou un dépôt provenant de la marge de crédit disponible.

3. Détaillez toutes vos dépenses et autres sorties de fonds prévues

Cela se fait plus facilement en analysant vos dépenses de la période précédente (mois, trimestre, année). Il est utile de catégoriser chacune des dépenses selon sa nature fixe ou variable.

Les dépenses fixes doivent être payées, peu importe les revenus de l’entreprise, tels les salaires administratifs, le loyer, les assurances, les frais de déplacement, les services publics, etc. Ce sont ces dépenses qui créent la pression la plus forte sur les liquidités de l’entreprise.

Les dépenses (ou sorties de fonds) variables, telles les matières premières, la main-d’œuvre directe, les redevances, etc., sont tributaires des revenus de l’entreprise. Ces dépenses sont généralement moindres lorsqu’il y a une baisse des revenus.

À cette étape, il est également nécessaire de considérer toutes les sorties de fonds en lien avec le paiement des dettes de l’entreprise (capital et intérêts). Pendant la crise, certaines dettes pouvaient par exemple bénéficier de moratoires ou d’allégement des conditions de paiement. Il est donc important de rester informer.

4. Analysez vos comptes créditeurs (fournisseurs, impôts à payer, salaires à payer, etc.) de la période précédente (mois, trimestre, année)

Quelles sont les dates d’échéance? Quand acquitterez-vous ces dépenses? Il est primordial de connaître le moment du paiement de ces comptes (et des dépenses) afin de les comparer aux encaissements de cette même période. C’est de cette façon que les besoins (ou surplus) de liquidités sont obtenus pour une période donnée.

Ces quatre étapes vous aideront certainement à avoir une vision plus claire de vos flux de trésorerie et à agir proactivement si tout besoin criant de liquidités devait survenir.

Lorsque des circonstances extérieures, comme l’arrivée de ce coronavirus, influencent les opérations d’une entreprise, il est impératif de se pencher sur chacun des éléments affectés pour en atténuer les effets négatifs.

La gestion des opérations d’une entreprise repose sur de multiples variables. L’entrepreneur doit tenir compte du niveau des ventes, de la disponibilité des ressources humaines et des intrants aux opérations, de la capacité des machines et des équipes de travail, de la qualité des infrastructures et du potentiel des technologies. Toutes ces variables auront un impact sur les résultats attendus et l’atteinte des objectifs.

En période de crise, plusieurs problèmes peuvent surgir :

• le niveau des ventes devient imprévisible, réduit de façon considérable ou, dans certains cas, augmente de façon inattendue;
• certains employés doivent limiter les heures accordées à l’employeur, réduire leurs déplacements ou deviennent indisponibles;
• des délais surviennent dans les chaînes d’approvisionnement;
• certains produits ne sont plus offerts ou voient leur qualité altérée.

Les éléments-clés pour une gestion de crise efficiente

Afin de minimiser les impacts sur votre entreprise, et pour maintenir l’équilibre, vous devez adapter votre façon de faire. Évaluez minutieusement chacune des variables de votre chaîne d’opérations, mesurez le niveau de risque et priorisez vos actions.

Voici les différents éléments à analyser.

Planification dynamique de la production

• Dresser un portrait clair de la disponibilité de vos employés;
• Évaluer les impacts de la chaîne d’approvisionnement sur votre production;
• Évaluer les surplus ou le manque de capacité de votre entreprise;
• Faire la liste des tâches non essentielles à la continuité de vos opérations et les éliminer en priorité;
• Mettre en place un outil de planification de la production dynamique et augmenter la fréquence des cycles de planification;
• Mettre en place des mécanismes de suivi rapproché avec l’équipe des ventes.

Optimisation des technologies en place

• Utiliser les technologies disponibles pour procéder à des simulations avec les différents scénarios envisagés.

Révision du coût de revient

• Évaluer l’impact des fluctuations de volume sur vos coûts variables et fixes et connaître votre point mort;
• Déterminer des plans de réduction de coûts fixes.

La combinaison de ces multiples actions aura un impact positif sur les opérations de votre entreprise et la gestion de ses coûts. Ainsi, de petites actions peuvent avoir de grands effets. Posez les bons gestes pour votre avenir.

Notre équipe inclut des experts en analyse des opérations pour vous soutenir dans l’implantation de solutions concrètes et rapides afin de faire face aux défis qui vous attendent.

Dans certains secteurs d’activités, l’approvisionnement est crucial pour l’entreprise. En temps de crise, une gestion proactive est nécessaire pour consolider la chaîne et s’assurer de bien servir sa clientèle en toute sécurité.

La planification et l’organisation de la logistique doivent se faire de façon structurée pour que votre entreprise ne soit pas prise au dépourvu et pour pouvoir surmonter les écueils qui surviennent, tels que :

• la rupture de stock d’un fournisseur;
• l’allongement des délais de livraison;
• la possible quarantaine d’un fournisseur;
• d’autres difficultés liées au transport des marchandises et à leur distribution.

Votre propre situation pourrait aussi influencer les délais de paiement à vos fournisseurs et le respect de certaines ententes contractuelles avec eux.

Ces éléments auront des impacts sur vos propres opérations.

Actions à prendre pour sécuriser votre chaîne d’approvisionnement

Il devient essentiel d’évaluer votre situation avec efficacité et d’entreprendre une série d’actions pour prévenir les problèmes et prévoir des solutions.

Surveiller les niveaux d’inventaire

• Surveiller les variations de vos ventes pour estimer les approvisionnements nécessaires;
• Déterminer les seuils critiques de vos inventaires et prévoir des surplus lorsque nécessaire;
• Déterminer des zones de quarantaines pour certaines marchandises;
• Utiliser les fonctionnalités de vos systèmes pour mieux gérer vos inventaires et votre réapprovisionnement.

Assurer la relation avec vos clients

• Trouver des modes de livraison alternatifs;
• Ajuster les calendriers de livraison des clients en fonction de la capacité de vos fournisseurs à reconstituer les stocks et prévoir des marges de manœuvre;
• Communiquer avec vos clients et faire preuve de transparence.

Renforcer votre relation avec les fournisseurs

• Contrôler les liquidités pour être prêt aux paiements sur livraison;
• Déterminer les fournisseurs critiques et établir l’état de la situation avec eux;
• Rechercher des fournisseurs de remplacement et communiquer avec eux dès que possible;
• Négocier des ententes de paiements avec vos fournisseurs.

Toutes les entreprises devront vivre avec une certaine volatilité dans les prochaines semaines et faire preuve de souplesse dans leur fonctionnement et leurs échanges avec les fournisseurs et partenaires. Plusieurs facteurs vont influencer la chaîne d’approvisionnement et sont susceptibles de changer rapidement.

Il est nécessaire pour votre entreprise d’y voir dès maintenant. Vous n’êtes pas seuls. Notre équipe dévouée est prête à bien vous accompagner dans ce moment plus difficile et à mettre toute son expertise au service de votre entreprise. Ayez les bons réflexes pour traverser la tempête.