Les entreprises n’ont pas de contrôle sur le contexte économique, mais elles ont une clé pour les aider : améliorer leur efficience.

Ces derniers mois, les entreprises ont vu leurs coûts d’exploitation augmenter de façon plus ou moins importante avec la hausse des salaires, la montée en flèche du prix des intrants sans oublier le poids du financement qui s’est alourdi. Pour freiner l’érosion des marges bénéficiaires, elles n’ont pas d’autre choix que de chercher à être plus efficaces.

Si l’entreprise peut difficilement influencer le coût de ses ressources (matières premières, équipements, main-d’œuvre, etc.), elle a toutefois la possibilité de mesurer l’utilisation qu’elle en fait en vue de l’optimiser. Malheureusement, trop peu de PME procèdent à une analyse de leurs processus afin de déceler d’éventuels gaspillages. Il est difficile alors d’avoir un juste portrait de sa performance opérationnelle et d’identifier les pistes d’amélioration.

Déterminer les éléments clés à optimiser

Vous devez passer en revue l’ensemble de vos procédés, afin de savoir où il y a place à amélioration. Par exemple, voici quelques questions clés qui permettent de déterminer l’efficacité de ses opérations et d’appréhender le manque à gagner de l’entreprise :

• Les employés maximisent-ils leur temps de travail?
• Doivent-ils attendre des lots de matières premières ou se déplacer inutilement dans l’usine?
• Les équipements subissent-ils des arrêts de production en raison d’un manque de maintenance?
• À combien s’élèvent les pertes dues à un problème de qualité?

Surveiller les indicateurs de rendement en continu

Pour atteindre vos objectifs, il est important d’utiliser les indicateurs de rendement pertinents et des tableaux de bord bien conçus afin de pouvoir se comparer, autant à l’interne qu’à l’externe. Le suivi doit se faire sur une base régulière, avec une fréquence qui varie selon l’indicateur. Certains sont journaliers, hebdomadaires, annuels, et d’autres sont en temps réel. Consulter ses indicateurs à la bonne fréquence améliore grandement les chances de redresser la barre.

Maîtriser son coût de revient

Un autre élément essentiel pour s’assurer d’atteindre ses objectifs d’affaires est d’améliorer son coût de revient. Un bon modèle de coût de revient permet de calculer l’ensemble des charges directes ou indirectes (frais de production, coûts d’approvisionnement, frais administratifs, etc.) que l’entreprise paie pour fabriquer un produit ou un service afin d’en déterminer le prix pour qu’il soit rentable.

L’exercice doit être refait au minimum annuellement et au fil des changements que vit l’entreprise. De plus, avec une inflation importante, l’entreprise se doit de répercuter une partie de la hausse des intrants sur ses produits et services. L’autre partie de la hausse doit être compensée par une amélioration de son efficience.

Prenons l’exemple d’une usine qui est incapable d’opérer à plein régime, faute d’avoir la main-d’œuvre suffisante. Au lieu de répartir ses coûts sur 10 000 heures de production, elle doit maintenant les amortir sur 9 000 heures, ce qui augmente forcément son coût de revient.

Pour améliorer ses résultats, elle devra donc faire des choix. Peut-être lui faut-il augmenter son prix de vente, réduire ou supprimer certaines dépenses, optimiser certains processus, ou recentrer ses activités sur certains produits ou services.

L’entreprise peut aussi mesurer la rentabilité de ses clients. Dans une étude, les chercheurs Cooper et Kaplan ont démontré qu’en moyenne 20 % des clients généraient 225 % des profits d’une entreprise, alors que 70 % ne généraient aucun profit. Les 10 % restants coûtaient beaucoup plus cher puisqu’ils entraînaient 125 % des pertes.

Bien que cette étude ait été publiée dans les années 1990, notre expérience sur le terrain nous démontre que ce calcul est toujours d’actualité et que les écarts tendent à se creuser encore plus dans certains secteurs.

Cela veut dire que, concrètement, une entreprise dont le bénéfice est de 100 000 $ pourrait potentiellement l’augmenter à 225 000 $ si elle avait une meilleure connaissance de ses coûts et de sa profitabilité.

À la lumière de cette analyse, l’entreprise peut prendre des décisions plus éclairées, soit de travailler différemment avec certains clients ou de renouveler sa clientèle.

En agissant sur ces aspects de leurs activités, les dirigeants se donnent les moyens de s’adapter rapidement à la situation et de gagner en performance malgré un contexte moins favorable.

Mis à jour le 19 février 2024

L’évaluation des opérations de trésorerie est propice à l’analyse générale de vos points de vulnérabilité informatique dans l’ensemble de l’entreprise.

Les statistiques démontrent que la plus grande menace de fraude pour les entreprises provient souvent de l’interne, tout comme le risque cybernétique. Elle arrive par l’entremise des utilisateurs, des comptes et des points de terminaison.

La sécurité informatique est donc un aspect extrêmement important à ne pas négliger lors de l’évaluation de vos systèmes en place pour vos opérations de trésorerie et leur modernisation.

Voici les différents points à examiner et dont vous devez tenir compte dans votre plan d’amélioration.

Déterminer vos vulnérabilités

Examinez l’infrastructure de votre système, vos processus et la délégation des responsabilités afin de déterminer d’où proviennent les menaces.

Faire progresser vos méthodes à court terme

Trouvez des moyens simples par lesquels votre organisation peut abandonner les méthodes de paiement à haut risque au profit de méthodes de paiement électroniquement traçables.

Améliorer votre posture de cybersécurité

Complétez votre posture de sécurité numérique globale avec quelques bases essentielles de la cybersécurité.

Minimiser votre exposition à la fraude

Minimisez votre exposition à la fraude et aux erreurs humaines grâce à l’automatisation.

Protéger vos points de terminaison et vos accès

Protégez adéquatement vos points de terminaison, vos canaux de communication et vos accès à la plateforme.

Mettre en place les meilleures pratiques

Appliquez les meilleures pratiques pour vos comptes. Par exemple, utilisez des mots de passe uniques et complexes pour la plateforme, en vous appuyant idéalement sur un gestionnaire de mots de passe, et activez l’utilisation de l’authentification multifactorielle.

Protéger vos points de terminaison gérés

Parallèlement, vous devriez envisager de mettre en œuvre une solution de protection des points de terminaison gérés (XDR), car un point de terminaison corrompu permettrait à un attaquant d’exploiter vos propres sessions actives.

Installer une solution de filtrage de courriels

Une solution avancée de filtrage des courriels est également fortement recommandée. Les courriers électroniques restent un vecteur d’attaque clé pour les attaquants, et il convient de bien les protéger afin que vos collègues soient moins exposés à l’ingénierie sociale, à l’hameçonnage, aux pourriels ou autres menaces envoyées par courrier électronique.

Mettre en place une solution gérée de trésorerie

Le recours à des solutions gérées vous permettra de bénéficier d’une posture de sécurité renforcée, sans charge supplémentaire pour vos équipes, en plus de vous aider à rendre votre organisation plus efficace et plus résiliente.

Miser sur la formation interne

Même si votre organisation met à jour ses politiques et sa gouvernance en fonction de cette modernisation, vous devriez soutenir vos efforts d’amélioration de la sécurité par une campagne de formation à la sensibilisation à la cybersécurité afin que tout le monde soit au courant des dernières bonnes pratiques.

Afin de vous assurer de faire les bons choix à travers les solutions proposées, faites-vous accompagner par un expert qui comprend vos besoins et vous orientera vers la bonne voie.

Votre entreprise doit se conformer à la loi 25 et mettre en place un programme de gouvernance de l’information. Quelles sont, au juste, vos obligations?

Au Québec, toute entreprise privée qui recueille, traite ou communique des renseignements personnels est visée par cette loi. Il y a donc fort à parier qu’elle vous concerne!

Faisons un survol ensemble des principales dispositions de la loi 25 et de ce qu’elles signifient pour votre entreprise.

Qu’est-ce que la loi 25?
Quelles sont les obligations des entreprises privées en vertu de la loi 25?
Pourquoi adopter un programme de gouvernance de l’information?
Comment créer un programme de gouvernance de l’information efficace?

Qu’est-ce que la loi 25?

La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, aussi appelée loi 25, vise à protéger la population québécoise en responsabilisant les entreprises quant aux informations personnelles qu’elles détiennent.

Une partie des nouvelles dispositions législatives de la loi 25 sont entrées en vigueur le 22 septembre 2022. D’autres dispositions prendront effet en septembre 2023 et 2024, dont l’obligation de mettre en œuvre une politique encadrant la gouvernance des renseignements personnels.

La Commission d’accès à l’information du Québec est l’organisme responsable de surveiller l’application de la loi 25. En cas de non-respect de la loi, la Commission peut imposer des sanctions importantes, s’élevant jusqu’à 25 millions de dollars ou à 4 % du chiffre d’affaires mondial de l’entreprise.

Quelles sont les obligations des entreprises privées en vertu de la loi 25?

Depuis le 22 septembre 2022, la loi 25 impose certaines responsabilités aux entreprises privées québécoises, peu importe leur taille.

Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels

Ainsi, il est obligatoire de désigner un responsable de la protection des renseignements personnels au sein de votre entreprise. La loi prévoit que ce rôle revient à la personne ayant la plus haute autorité dans l’organisation. Toutefois, cette fonction peut être déléguée, en tout ou en partie, à une autre personne. Peu importe de qui il s’agit, le titre du responsable et ses coordonnées doivent être publiés sur le site web de votre entreprise.

Tenir un registre des incidents de confidentialité

Il est également nécessaire de tenir un registre des incidents de confidentialité. Vous devez être en mesure de fournir une copie de ce registre à la Commission d’accès à l’information si elle vous le demande. De plus, s’il survient un incident présentant un risque sérieux de préjudice, vous êtes tenu d’en aviser la Commission ainsi que les personnes concernées.

Transmettre des renseignements à certaines conditions

Finalement, de nouvelles règles vous permettent, à certaines conditions, de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée lors de la conclusion d’une transaction commerciale. Assurez-vous que le fournisseur à qui vous communiquez ces renseignements respecte les obligations prévues par la loi.

Pour obtenir une description détaillée de vos obligations actuelles et de celles à venir, consultez cet aide-mémoire de la Commission d’accès à l’information.

Pourquoi adopter un programme de gouvernance de l’information?

À partir du 22 septembre 2023, de nouvelles dispositions de la loi 25 vont entrer en vigueur. Parmi celles-ci : l’obligation d’avoir établi des politiques et des pratiques en matière de gouvernance des renseignements personnels.

Au-delà du respect des obligations légales, la création d’un programme de gouvernance de l’information comporte plusieurs avantages pour une entreprise. En voici quelques-uns.

Définir clairement les responsabilités et obligations de chacun

Ce programme de gouvernance de l’information vise à s’assurer que les responsabilités et les obligations de chacun en matière de protection des renseignements personnels sont clairement définies et comprises par tous.

Mieux protéger les informations qui circulent

Il contribue à protéger les informations qui circulent dans l’entreprise en les rendant accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin.

Réagir avec efficacité

Il est un outil pour réagir rapidement si un incident de confidentialité a lieu malgré les moyens de prévention en place.

Démontrer la diligence de votre entreprise

Ce programme sert aussi à attester que l’entreprise a agi avec diligence si un incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice survient.

Un incident de confidentialité peut non seulement entraîner des frais élevés pour votre entreprise, mais il peut aussi entacher votre réputation ou compromettre votre rentabilité. C’est pourquoi il est important de vous doter d’un plan de gouvernance de l’information qui protège adéquatement votre organisation.

Comment créer un programme de gouvernance de l’information efficace?

Pour bâtir un programme de gouvernance de l’information efficace, il est important de faire l’inventaire des renseignements personnels que votre entreprise détient. Il est aussi recommandé de schématiser la façon dont ces renseignements circulent dans votre organisation. Cela vous permettra, entre autres, d’identifier le type d’informations que vous collectez, de définir les activités pour lesquelles elles sont utilisées et de déterminer les personnes qui doivent y avoir accès.

Au cours de ce processus, vous pourriez aussi découvrir des informations en trop. Par exemple, si votre entreprise compte seulement une trentaine de travailleurs, il est anormal que votre système comporte plus de 500 fiches d’employés. Ainsi, si vous constatez que vous avez conservé des renseignements personnels qui ne sont plus utiles, il est important de les détruire.

Prévoir un calendrier de conservation des données

C’est l’une des raisons pour lesquelles il est conseillé de préparer un calendrier de conservation des données. Celui-ci prévoit qu’à partir d’une certaine date, les renseignements que vous avez collectés seront détruits. Par exemple, à la fin d’un processus d’embauche, vous devrez supprimer ou anonymiser les informations personnelles contenues dans les curriculum vitæ que vous avez reçus.

Il ne s’agit là que de quelques-unes des considérations à prendre en compte pour élaborer un plan de gouvernance de l’information efficace. D’autres aspects sur lesquels vous devez vous pencher incluent notamment de :

• prévoir un plan de gestion en cas d’incident;
• mettre en place des mesures de surveillance;
• documenter les rôles et les responsabilités du personnel.

Pour obtenir des conseils quant à la mise en place d’un programme de gouvernance de l’information adapté à votre entreprise, communiquez avec notre équipe d’experts en la matière.

Cet article a été rédigé en collaboration avec Me Sébastien Meunier, vice-président de pratique en gouvernance de l’information au sein de notre firme.