Lorsqu’un événement improbable tel que la COVID-19 vient perturber les opérations de votre entreprise et menacer sa santé, la meilleure façon de réduire le stress est d’avoir une vision claire de votre situation financière et d’être en mesure d’agir en temps opportun.

Plus que jamais, vous avez besoin d’optimiser vos façons de faire pour chacun des processus clés de votre entreprise.

Une des premières étapes est de faire le bilan de votre situation à court terme et plus particulièrement d’optimiser la gestion de sa trésorerie, soit : la gestion de l’encaisse, la gestion des risques financiers, la gestion des sources de financement, l’optimisation du fonds de roulement et l’étalement ou le report de certaines obligations.

À cet effet, il devient prioritaire de mettre en action les trois recommandations suivantes.

1. Évaluer votre situation actuelle et votre autonomie financière

• Analysez votre fonds de roulement actuel

Il s’agit, bien sûr, de vos recevables, payables, votre niveau d’encaisse et les facilités de crédit. Ici, ne trichez surtout pas! Vous ne devez pas embellir la situation.

À titre d’exemple, un mauvais client qui tarde à payer, et pour lequel nous avons peu d’espoir de recouvrement, n’aura pas plus de facilité dans le contexte actuel.

• Révisez vos facilités de crédit, garanties et marges de manœuvre

Assurez-vous de bien comprendre. Par exemple, disposez-vous de capitaux propres pour du financement supplémentaire ou une couverture de marge?

• Identifiez vos créances prioritaires et vos enjeux d’endettement

Au besoin, prenez des ententes. Dans le contexte actuel, il est fort probable que les instances gouvernementales soient facilitantes.

2. Prévoir votre encaisse à court et à long terme

• Dressez un historique de vos ventes et de vos dépenses

Ainsi, vous serez assurés de bien comprendre votre cycle d’opération.

• Revoyez vos perspectives de vente

Faites-le de façon réaliste. Soyez prudent.

• Quantifiez les impacts sur les dépenses

Faites-le au mieux de vos connaissances et en fonction de vos constats de la situation actuelle.

• Révisez vos plans d’investissement

Il est important de réviser vos plans d’investissement en immobilisation.

• Analysez votre structure de financement

Analysez également la charge de remboursement.

Modulez le tout et préparez un budget de caisse afin d’exposer quelle sera la situation envisagée pour la prochaine année. Testez différents scénarios et constatez vos besoins financiers.

3. Mettre en place une stratégie de protection de vos liquidités

• Examinez les sources possibles de financement

En cas de prévision d’insuffisance de liquidités, examinez les sources possibles de financement. Soyez proactifs auprès des institutions financières. Maintenez une relation de confiance avec vos partenaires financiers en étant transparent : ils seront parmi vos alliés les plus importants.

• Tenez-vous à l’affût des mesures gouvernementales annoncées

Faites vos demandes dès que possible pour réduire les délais.

• Répétez l’exercice fréquemment et actualisez votre scénario

Le contexte évolue rapidement : prenez le dessus sur votre gestion de la trésorerie.

Des solutions technologiques pour une meilleure gestion

Cette crise aura possiblement soulevé des enjeux de performance quant aux outils de gestion utilisés par votre équipe. L’implantation de solutions technologiques infonuagiques de gestion de l’encaisse et des paiements vous permettra de mieux faire face aux aléas, pour la crise actuelle et les prochaines. Vous gagnerez en crédibilité, et la confiance de vos clients, partenaires et fournisseurs en sera renforcée.

Une situation aussi exceptionnelle que celle que nous vivons présentement a vite fait de nous déstabiliser. En appliquant les conseils proposés, vous serez prêt à réagir à l’inattendu. Nous sommes là pour vous accompagner.

Mis à jour le 8 juillet 2021

Garder le personnel mobilisé peut être un défi en tout temps, mais c’est encore plus vrai dans le cadre du télétravail ou en période de changements.

Il est pourtant nécessaire pour le bien-être des employés et pour le bon fonctionnement des opérations que la motivation de chacun reste intacte.

Voici donc quelques recommandations pour conserver un bon état d’esprit au travail, même dans un tel contexte. Ne perdez pas de vue que le principal atout de l’entreprise est sans aucun doute sa richesse humaine, ses employés.

Comment s’adapter au changement

En début de crise, les entreprises ont dû réagir rapidement. Encore maintenant, elles doivent ajuster, et réajuster, leur stratégie au fil de l’évolution des événements. Selon les besoins, elles ont diverses options, comme le télétravail, l’utilisation des technologies ou l’optimisation des processus, et bientôt peut-être un modèle de travail hybride.

Évidemment, tous ces changements organisationnels, combinés au bouleversement de l’organisation familiale et sociale et aux impacts psychologiques qu’engendre une crise de grande ampleur, risquent d’affecter la motivation de ce que vous avez de plus précieux, vos employés. C’est dans ces périodes difficiles que le rôle du gestionnaire prend tout son sens.

Comment faire preuve de flexibilité

C’est le temps pour les gestionnaires d’apprendre à naviguer à vue, en jaugeant la direction du vent. Chaque travailleur, selon le projet et la circonstance, aura besoin d’une approche différente, exigeant beaucoup de souplesse de la part du dirigeant. C’est ce qu’on appelle le « leadership situationnel ».

Certains auront besoin de directives précises, de balises claires et d’un encadrement bien défini pour compenser l’éloignement et la possible transformation des rôles. D’autres auront besoin de sentir la confiance et l’intérêt de leur gestionnaire, mais seront à l’aise avec davantage d’autonomie.

Le contexte demande beaucoup d’écoute et d’attention pour capter, d’un jour à l’autre, l’humeur des troupes et reconnaître leurs besoins. Préserver le moral de l’équipe est primordial et il devient d’autant plus difficile de le faire lorsque tous, ou une bonne partie d’entre eux, sont à distance.

Comment bien communiquer

Vos employés ont besoin de rester en contact et d’être tenus au courant de ce qui se passe. Voici les éléments qui contribueront à une bonne communication avec vos employés et collègues:

• Continuez de leur transmettre l’information importante par le biais de rencontres d’équipe virtuelles, de résumés, d’échanges téléphoniques.
• Parlez-leur des objectifs, des problématiques et des changements à venir ou en cours.
• Expliquez-leur clairement les actions qui seront mises de l’avant, les changements apportés ainsi que les conséquences et les résultats escomptés afin que chacun comprenne bien son rôle et ce qu’on attend de lui.
• Prenez le temps de reconnaître leurs efforts et de constater avec eux les résultats, de les féliciter pour leurs bons coups et de réajuster le tir ensemble, si nécessaire.
• Laissez un espace à l’employé pour s’exprimer et informez-vous du bien-être de chacun.
• Entretenez un lien non seulement fonctionnel, mais aussi relationnel avec vos employés.

Comment préserver l’harmonie

Partons du principe que le leader est, en quelque sorte, un chef d’orchestre qui dirige et impose le tempo à ses musiciens. Pensez maintenant à un orchestre sans chef (oui, nous savons que les robots peuvent maintenant le faire… mais peuvent-ils vraiment faire émerger l’émotion de la symphonie?). On imagine rapidement une cascade de fausses notes et d’erreurs de rythme.

On peut facilement transposer cette image en entreprise, où le gestionnaire se doit de mobiliser son équipe vers un objectif commun afin d’assurer l’harmonie au sein de l’entreprise. Lorsque la situation et le contexte économique sont favorables, l’orchestration de ses employés se fait plutôt aisément, chacun connaissant son rôle et son implication au sein de l’ensemble, et ce, dans un environnement assez prévisible.

Mais qu’en est-il en périodes de changements, alors que les attentes et les rôles de chacun ont été modifiés à des fins de rentabilité, d’efficacité ou à cause du contexte, parfois dans un court espace de temps, avec peu de temps pour s’adapter? Le rôle du gestionnaire doit alors évoluer vers un rôle plus actif, ce qui l’oblige à prendre plus part aux activités opérationnelles et à pratiquer un management de proximité.

Comment favoriser l’implication et le travail d’équipe

Enfin, la stratégie qui vise à impliquer davantage les employés dans la recherche de solutions prend ici toute son importance. Un employé consulté et engagé, c’est un employé qui se sent utile et qui a le sentiment de faire partie d’une équipe, d’une mission, de contribuer à quelque chose de plus grand que soi. Ce qui en découle n’est ni plus ni moins que le renforcement du sentiment d’appartenance des employés au sein de l’entreprise. Ainsi, ils se sentiront concernés et motivés à tout mettre en œuvre pour atteindre l’objectif.

Le rôle de leader doit évoluer vers un travail d’équipe qui implique les employés de manière à maintenir leur motivation et leur attachement au travail et à l’entreprise. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, l’expérience que vivent nos employés est, elle aussi, critique pour leur fidélisation. Personne ne souhaite vivre une crise comme celle du coronavirus, mais utilisons-la pour ramener davantage l’humain au cœur de nos entreprises.

Avec l’arrivée de la COVID-19, l’hameçonnage, les attaques de rançon et d’ingénierie sociale sont à la hausse.

Au cours des dernières semaines, nous avons observé une hausse des activités par les acteurs malveillants. Dans les mois à venir, nous allons voir une augmentation significative du nombre de campagnes d’hameçonnage, d’attaques de rançon et d’ingénierie sociale (liens malveillants dans les médias sociaux, fausses nouvelles, hameçonnage ciblé, etc.) liée à la crise de la COVID-19. En effet, les cyberpirates profitent déjà de la vulnérabilité des entreprises, dont les employés se retrouvent soudainement à travailler à domicile, certains sans aucun contrôle de cybersécurité en place.