La santé et la sécurité des travailleurs sont une préoccupation importante pour toutes les entreprises. Toutefois, les balises dans un cadre de télétravail restent à définir.

Il est primordial pour les organisations de bien comprendre les enjeux de cette pratique relativement nouvelle et d’adapter leur politique pour couvrir les risques dans le contexte particulier du télétravail.

Selon la Loi sur la santé et la sécurité du travail, certains droits et obligations sont délimités de manière générale, tant pour les employeurs (voir article 51 de la Loi) que pour les salariés (voir article 49 de la Loi).

Par exemple, un employeur se doit d’assurer la protection du travailleur, d’utiliser les méthodes et techniques nécessaires afin d’identifier et de maîtriser les risques. Il doit également informer adéquatement le travailleur de ces risques.

Quant au travailleur, il a l’obligation, entre autres, de respecter les politiques de prévention mises en place par son employeur et de prendre les mesures qui s’imposent pour protéger sa santé et sa sécurité.

Ces mesures générales doivent être adaptées et personnalisées selon le milieu et la nature du travail. La pratique du télétravail a été accélérée avec la venue de la pandémie et plusieurs questions se posent auxquelles il faut apporter des réponses afin de respecter les obligations légales.

L’importance d’une politique de gestion du télétravail

Une politique de gestion doit inclure les enjeux de santé et de sécurité et est essentielle pour bien définir les exigences liées au cadre du télétravail et mieux orienter la mise en place de solutions de prévention.

Tous les aspects touchant la santé et l’intégrité physique doivent être abordés, tels que l’aménagement des lieux de travail et l’ergonomie.

Ergonomie

Le bureau à domicile doit répondre aux mêmes normes de santé et sécurité que dans les locaux de l’employeur. Les éléments du mobilier de la pièce de travail doivent être de qualité suffisante et répondre aux normes reconnues, pour éviter des troubles musculosquelettiques ou des risques d’accident. L’éclairage doit être ajusté pour travailler sans risque et l’écran d’ordinateur ne devrait pas réfléchir la lumière.
Les normes à suivre peuvent être consultées sur le site du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST) et être adaptées à votre contexte de travail.

Déclaration des incidents

L’employé en télétravail doit signaler tout inconfort et incident afin que l’employeur puisse remédier au problème avant que celui-ci prenne trop d’ampleur. En tant qu’entrepreneur, assurez-vous que vos salariés ont pris connaissance de votre politique et savent à qui s’adresser pour souligner une éventuelle source de risques.

Risques psychosociaux

Les organisations doivent également tenir compte des facteurs de risque pouvant nuire à la santé mentale des employés, tels que l’isolement, ainsi que de différents problèmes comme la perte de motivation et la diminution du sentiment d’appartenance à l’entreprise.

À la maison, les travailleurs sont seuls, la plupart du temps. Les interactions avec les collègues se font plus rares en dehors des réunions virtuelles. Il en découle parfois une perte de repères et la réduction de la vue d’ensemble, ce qui rend plus difficile la compréhension globale des actions à l’intérieur même des équipes.

L’employeur doit prévoir des moyens, technologiques ou autres, pour surmonter ces obstacles, favoriser les interactions et détecter les signes de détresse s’il y a lieu. Les chefs d’équipe devraient, par exemple, avoir accès à des outils de détection des troubles psychologiques chez les travailleurs et maintenir un contact régulier avec ces derniers.

Moyens d’évaluation et de maîtrise des risques

Afin d’encadrer la pratique et de faire un suivi approprié des risques en santé et sécurité, les entrepreneurs peuvent mettre en place différentes mesures, selon ce qui se prête le mieux à leur situation :

• Prévoir une grille d’autoévaluation;
• Produire des questionnaires en santé et mieux-être;
• Assurer la facilité d’accès aux superviseurs et gestionnaires;
• Rendre disponibles des ressources d’aide pour les employés à distance
  (conseiller en santé et sécurité, ergonome, consultation soutien psychologique, etc.);
• Inclure des ressources matérielles ou un accès facilité à ces ressources (gyms, appareils, ressources en ligne).

Il reste encore beaucoup d’éléments à cerner concernant le télétravail et ses risques. Les politiques actuelles sont en voie d’adaptation afin de mieux orienter les employeurs et les salariés lors de l’implantation de cette nouvelle réalité qui existait peu, ou pas du tout, au moment où les précédentes politiques ont été mises sur pied. La Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) est également en voie d’adapter ses interventions en fonction de ce contexte particulier.

Les entrepreneurs sont invités à analyser la situation qui leur est propre et à être proactifs en matière de prévention au bénéfice des travailleurs et de l’entreprise.

Cet article a été rédigé en collaboration avec Mathieu Couture de chez Médial.

L’équipe IFRS de Grant Thornton International a publié le document intitulé COVID-19 – Accounting Considerations for CFOs: Events after the Reporting Period (en anglais seulement).

Si les répercussions généralisées de la COVID-19 ont commencé pendant la période de présentation de l’information financière, elles seront reflétées dans les états financiers de l’entité pour cette période.

Toutefois, dans la mesure où les répercussions généralisées de la COVID-19 ont eu lieu pendant la période postérieure à la clôture de l’entité (c’est-à-dire la période entre la fin de la période de présentation de l’information financière et la date de l’autorisation de publication des états financiers), la direction doit déterminer la façon dont les développements importants survenus après la fin de l’exercice doivent être reflétés dans les états financiers de l’entité pour la période faisant l’objet de l’audit ou de l’examen.

La publication Accounting Considerations for CFOs: Events after the Reporting Period aborde les questions suivantes :

• Dans quelles situations les répercussions de la COVID-19 sont-elles considérées comme étant un événement postérieur ne donnant pas lieu à ajustement?
• Dans quelles situations les répercussions de la COVID-19 sont-elles considérées comme étant un événement postérieur donnant lieu à ajustement?

La publication fournit également des exemples d’informations à fournir applicables pour chacun des cas.

Le contexte invite à repenser nos pratiques de gestion de personnel, telles que les méthodes de recrutement. Petit manuel de l’embauche à distance.

Depuis quelques mois, le contexte dans lequel les entreprises évoluent invite à repenser nos pratiques de gestion des ressources humaines et le recrutement n’y fait pas exception. Il est primordial de rester proactif en maintenant des activités de recrutement efficaces et innovantes pour faciliter la reprise de vos activités.

Pendant la pandémie, les entreprises doivent utiliser les nouvelles technologies à leur disposition en vue de poursuivre le recrutement des employés. La rencontre des candidats avec la bonne vieille poignée de main n’est évidemment plus de mise pour établir un premier contact.

Cependant, votre processus de sélection peut être tout aussi efficace à distance avec quelques trucs à mettre de l’avant pour réaliser vos entrevues en vidéoconférence.

Vidéoconférence : prévenir le candidat

1. Communiquez au préalable avec le candidat, par téléphone ou par courriel, afin de lui expliquer le déroulement de l’entretien d’embauche par vidéoconférence. Il est important de s’assurer que celui-ci possède tous les outils technologiques nécessaires pour mener à bien la rencontre (ordinateur, tablette ou téléphone intelligent, connexion Internet, logiciel de vidéoconférence, etc.).

2. Prévoyez un essai avant la rencontre pour vérifier le fonctionnement des outils à distance et l’aisance du candidat à les utiliser (et mettre toutes les chances de son côté).

3. Envoyez un courriel au candidat, au moins 48 heures avant la rencontre, expliquant tous les détails de la rencontre : la date, l’heure, la durée et le logiciel utilisé pour la vidéoconférence (Teams, Skype, etc.).

Préparation de l’employeur

En tant qu’employeur, vos bonnes pratiques demeurent les mêmes que pour une entrevue réalisée en personne :

1. Soyez ponctuel et disposé pour le candidat (évitez les interruptions).

2. Choisissez un endroit calme et bien éclairé.

3. Assurez-vous d’avoir une connexion Internet stable.

4. N’hésitez pas à laisser quelques moments de silence au cours de l’entretien afin de permettre au candidat de s’exprimer pleinement (bien souvent, d’excellentes questions peuvent émerger des derniers propos du candidat).

Il est également respectueux d’informer le candidat en début d’entrevue de la durée de celle-ci, du nombre de personnes qui seront présentes lors de l’entretien d’embauche et du déroulement général de la rencontre.

Déroulement de l’entretien d’embauche

Pour une première entrevue avec vidéoconférence, il est recommandé de ne pas excéder quarante-cinq minutes. Vous pouvez aborder cinq à sept éléments habituels d’entrevue, tels que :

• le parcours (curriculum vitæ);
• les motivations à changer d’emploi;
• les attentes et objectifs de carrière;
• les réalisations et les succès;
• la compréhension du poste convoité;
• le type d’entreprise recherchée par le postulant;
• le niveau d’anglais (si pertinent);
• les compétences informatiques ainsi que les attentes salariales.

Utilisez un questionnaire d’entrevue structuré et quelques mises en situation réelles pour vous guider et ne rien oublier.

Essentiellement, la rencontre se déroulera comme un entretien d’embauche normal. En effet, vous pouvez encore considérer ces éléments comme importants durant la vidéoconférence :

• la présence, la disponibilité et l’aisance du candidat;
• la préparation du candidat à l’entretien d’embauche;
• la présentation générale du candidat (tenue vestimentaire, apparence soignée, posture, langage, etc.);
• l’endroit choisi par le candidat pour l’entretien (propice, calme, bien éclairé, discret, etc.);
• les signes non verbaux, désormais incontournables (ex. : tics, bougeotte, signes de stress ou d’inconfort, mouvement des yeux, etc.).

Pour conclure l’entrevue, demandez au candidat s’il a des questions et précisez les prochaines étapes du processus de recrutement.

Si la candidature s’avère intéressante, vous aurez la chance de faire une deuxième entrevue par vidéoconférence en approfondissant certains points ciblés et en proposant une ou deux autres mises en situation.

Un grand nombre d’employeurs disposent de systèmes de vidéoconférence depuis plusieurs années, mais ceux-ci n’auront jamais été utilisés autant que maintenant. Sachez que les candidats sont très actifs malgré la situation actuelle. En utilisant la vidéoconférence pour poursuivre les embauches d’employés, les entreprises s’assurent d’être proactives, innovantes et prêtes au moment de la reprise.

Si vous avez des questions sur le processus d’embauche, ou d’autres préoccupations concernant la gestion de vos ressources humaines, nos experts se feront un plaisir de vous conseiller.