Mis à jour le 12 octobre 2022

Afin d’améliorer la performance de votre organisation, vous devez miser sur la cohésion entre tous les éléments et les équipes.

Avant d’augmenter vos coûts ou d’ajouter du personnel, il est essentiel d’analyser vos processus et de voir si vous êtes en mesure d’optimiser l’utilisation des ressources déjà en place.

Pour optimiser vos façons de faire, vous devez d’abord vous rappeler la raison d’être de votre organisation et bien identifier ses objectifs à court, moyen et long terme, définir les moyens par lesquels elle tentera de les atteindre, et mettre en place un système de contrôle pour vérifier l’adéquation entre les objectifs et les résultats en précisant les indicateurs les plus importants pour l’entreprise.

Ainsi, vous serez mieux outillés pour rester en tête de votre marché, pour vous adapter aux aléas d’un environnement en évolution et pour saisir les occasions de croissance qui se présentent.

Identifier des objectifs précis

Le plus important est de toujours revenir à l’essence de votre entreprise, à sa raison d’être, et de bien identifier les objectifs prioritaires à court, moyen et long terme. Plus votre vision est claire, plus vos objectifs seront faciles à définir, et plus les actions pour y arriver seront faciles à déterminer et à prioriser.

Une fois vos objectifs définis, il faut vous assurer de bien les communiquer à tous vos employés et de leur expliquer concrètement ce que vous attendez d’eux. Comment l’objectif stratégique se déclinera-t-il en objectifs opérationnels pour eux? Quelles actions et quel changement cela entraînera-t-il dans chaque département?

Les indicateurs de performance (KPI) pour un suivi des résultats

Il est aussi important de choisir comment seront mesurés les résultats. Les indicateurs de performance (KPI) doivent être alignés avec la stratégie de l’entreprise et ses objectifs. Il y a plusieurs dimensions à la performance. Elle ne se traduit pas nécessairement en dollars. Par exemple, l’objectif premier de votre organisation pourrait être de faire partie du palmarès des cinq entreprises les plus reconnues dans un marché donné, ou d’être un employeur de choix, ou d’être reconnue comme une entreprise responsable.

Ensuite, rappelez-vous de mettre l’accent sur les enjeux qui vont permettre à votre entreprise d’atteindre ses objectifs. Oui, de nouvelles idées peuvent surgir en cours de route, mais sont-elles vraiment alignées avec les objectifs de performance organisationnelle? On ne peut pas tout régler en même temps. Mieux vaut se concentrer sur les objectifs déjà fixés et garder le cap.

Cela dit, il faut éviter d’être trop rigide dans le suivi de la planification stratégique. Il est possible de dévier en cours de route si on se rend compte que les priorités ont changé. Il faudra à ce moment ajuster les objectifs et les actions. La clé est la cohérence entre la vision, la stratégie, les indicateurs de mesure et les processus opérationnels.

Optimiser la productivité

Le premier réflexe pour réduire les goulots d’étranglement et rattraper les retards (backlogs) est souvent d’ajouter des ressources et ainsi augmenter les capacités de production. Vous devriez plutôt vous demander si vous utilisez au mieux les ressources de l’entreprise.

Il peut être judicieux de vous tourner vers la gestion au plus juste (lean management) ou la production optimisée (lean manufacturing) pour gagner en efficacité et vous aider à créer des produits ou des services de meilleure qualité, en moins de temps et avec moins de ressources.

Huit types de gaspillage

Le lean management s’intéresse à l’optimisation des processus d’affaires. Il s’agit d’identifier les processus en place et d’en analyser toutes les étapes avec les équipes concernées. Cela permet de voir le cheminement des données ou des ressources, d’identifier les sources de gaspillage dans les différents processus et de les éliminer (ou de les diminuer si ce n’est pas possible de les éviter complètement). En diminuant au minimum les tâches qui n’ont pas de valeur ajoutée, on donne une plus-value à l’ensemble du processus.

Les huit types de gaspillage les plus couramment rencontrés sont :

1. Le transport et les déplacements (déplacements inutiles entre plusieurs sites de stockage, manipulations en trop des matériaux durant la production…);
2. Les mouvements et les gestes (procédures redondantes, mauvais rangement des documents ou des pièces, imprimante mal située dans un bureau…);
3. Le temps d’attente (retard de livraison de matières premières à cause d’un problème informatique, arrêt d’un processus de fabrication à la suite d’une erreur en amont…);
4. La surproduction (produire plus que les besoins du client entraîne un ralentissement des flux, un effort de stockage, un inventaire en plus);
5. La gestion des stocks (le surstockage de pièces ou de produits engendre l’immobilisation financière et une perte d’espace de stockage);
6. Les opérations inutiles (toute opération qui n’apporte rien au client doit être considérée comme inutile);
7. Les défauts et les erreurs (toute erreur nécessite des corrections, et cela engage du temps et des coûts supplémentaires);
8. La sous-utilisation des compétences (ne pas exploiter le plein potentiel d’un employé).

Production optimisée − Méthode 5S

Le lean manufacturing, quant à lui, s’intéresse à la manière de produire plus efficacement, plus rapidement et à moindre coût. Cette démarche a pour but d’améliorer l’ensemble du processus de fabrication. Comment faire en sorte que la production soit plus efficiente? En optimisant notamment les espaces de travail et leur organisation, grâce à la méthode 5S :

1. Sélectionner (faire le tri et supprimer l’inutile);
2. Situer (trouver la place optimale pour chaque chose);
3. Scintiller (nettoyer, inspecter et réparer);
4. Standardiser (standardiser les règles);
5. Suivre (analyser les actions et s’améliorer).

Investir dans la technologie

L’utilisation judicieuse de la technologie peut améliorer le flux de travail numérique, les processus opérationnels, la formation des employés et plusieurs autres aspects des activités d’une entreprise.

La technologie renforce l’efficience de l’organisation en automatisant certaines opérations, libérant ainsi vos travailleurs des tâches routinières pour qu’ils puissent se consacrer aux tâches à valeur ajoutée pour l’entreprise.

De plus, elle améliore certains aspects comme la traçabilité, qui permet de mieux comprendre les besoins de la clientèle, ou la prévention. Pour ce dernier point, on peut donner comme exemple l’installation d’un capteur dans les équipements. Celui-ci, en envoyant un signal pour dire qu’il est temps d’entretenir la machine ou de remplacer une pièce, permettra d’anticiper les bris et d’être en mode planification au lieu d’être en mode réaction. On évite ainsi les arrêts dans la chaîne de production et les coûts qui en découleraient.

Toujours avoir la rentabilité en tête

Pour être une entreprise performante, vous devez réfléchir en amont sur le coût de revient (la somme de toutes les dépenses nécessaires à la production d’un bien et à la finalisation d’un service), le seuil de rentabilité et le point mort, essentiels pour déterminer à partir de quel moment votre organisation est rentable. Ce travail permet d’établir les bases de la planification stratégique.

Une fois les objectifs identifiés, il est temps de développer un outil budgétaire qui vous permettra d’établir des prévisions financières pour les deux ou trois prochaines années et de mettre en place un tableau de bord avec des indicateurs de performance pour mesurer régulièrement les résultats. Cela vous permettra d’apporter des corrections s’il y a des écarts par rapport à l’objectif, ou, à l’inverse, de continuer dans la même direction si tout se passe bien.

Mettre en place les outils de suivi

Privilégiez un tableau de bord équilibré, mais succinct, où tant les aspects RH et financiers (revenus, chiffres d’affaires, ventes, coûts, dépenses), opérationnels (amélioration, optimisation, efficience, efficacité) et de qualité (satisfaction clientèle) sont représentés.

Le tableau de bord permet d’accompagner concrètement l’organisation dans l’identification des objectifs fixés, la planification, la projection. Il sert aussi à mettre en place les procédés, les méthodes et les solutions pour les atteindre.

Tirer le meilleur parti des ressources humaines

Un des aspects que vous ne devez pas négliger en matière de performance organisationnelle, ce sont les employés. Plus ils sont motivés, utilisés à leur plein potentiel et que leurs talents sont reconnus, plus l’entreprise sera performante.

C’est une des responsabilités les plus importantes dans une organisation : faire en sorte que les employés se sentent concernés et valorisés, de façon à ce qu’ils adhèrent avec confiance à la vision de l’équipe dirigeante et travaillent pour y accéder ensemble.

Voici quelques-uns des indicateurs à avoir en tête pour mesurer la performance de votre entreprise sur le plan des ressources humaines : le taux de roulement, le nombre de départs, le taux d’absentéisme, le laps de temps nécessaire pour pourvoir un poste et le taux de satisfaction au travail.

Intégrer tous les aspects

Tout comme le corps humain, les entreprises sont des organismes vivants qui fonctionnent grâce au travail de différents organes. Il faut donc garder à l’esprit qu’il est indispensable d’agir simultanément sur plusieurs composantes de l’entreprise pour la rendre plus performante.

Votre organisation a tout intérêt à faire appel à une firme-conseil afin d’obtenir les outils et expertises nécessaires à ses activités. Voici pourquoi.

L’échéance de votre planification stratégique arrive dans un an et vous songez à vous faire assister pour sa mise à jour? Les difficultés de recrutement et de rétention vous amènent à chercher des solutions auprès du secteur privé? Voilà deux considérations incontournables dans la décision de vous tourner vers une firme-conseil.

Par ailleurs, au-delà de ces besoins spécifiques, il existe au moins quatre autres bonnes raisons de faire affaire avec ces firmes pour les ministères, entreprises, organismes et autres composantes du secteur public :

• profiter d’expertises variées;
• accélérer les processus;
• tirer profit d’une présence objective;
• obtenir un avis externe pour les autorités.

Profiter d’expertises variées

Au-delà du besoin direct de disposer de ressources additionnelles, le recours à une firme-conseil permet aux organisations d’avoir un accès immédiat à une vaste gamme d’expertises.

L’offre de service peut, entre autres, inclure les domaines stratégique et financier, les ressources humaines et les technologies.

Une firme-conseil vous soutiendra dans le cadre des diverses facettes des fonctions stratégiques et financières, notamment en ce qui concerne :

• les activités de mise à jour et de mise en œuvre des planifications stratégiques;
• la révision du modèle d’affaires;
• les diagnostics organisationnels;
• l’optimisation de processus;
• la gestion du changement et l’amélioration continue;
• la gestion des risques et la continuité des services;
• le calcul de coût de revient;
• la stratégie et la prévision financière.

Les services en ressources humaines peuvent comprendre des activités-conseils, telles que :

• la marque employeur;
• la performance en attraction et rétention;
• les politiques de rémunération;
• l’analyse du climat de travail;
• les sondages de mobilisation;
• les activités de formation et de développement;
• le recrutement local ou international.

Quant aux technologies, une firme peut apporter sa contribution dans de nombreux domaines, notamment :

• la transformation numérique;
• l’automatisation des processus;
• la cybersécurité;
• les diagnostics sur les systèmes en place;
• l’accompagnement objectif lors de la sélection de nouveaux systèmes et de leur mise en œuvre;
• l’analytique avancée de vos données;
• l’expertise en chaîne de blocs (blockchain).

Accélérer les processus

Les dirigeants et employés d’une organisation doivent souvent composer avec plusieurs tâches simultanées et des horaires atypiques. Ils doivent partager leur temps entre les rencontres nécessaires, les diverses tâches opérationnelles et les nombreuses obligations administratives.

Confier certains mandats à une équipe externe permet de faire progresser des activités en parallèle d’autres activités de l’organisation.

Si les mandats sont bien définis, le donneur d’ouvrage recevra un produit complet et répondant à ses attentes dans un laps de temps beaucoup plus court que ce qui serait possible en interne, compte tenu des interruptions inévitables provenant de la complexité des activités.

Tirer profit d’une présence objective

Il arrive aussi que la présence d’experts externes permette de fédérer les différentes composantes d’une organisation dans l’atteinte de ses cibles corporatives.

En effet, en plus des attentes organisationnelles, les différents secteurs sont soumis à leurs propres contraintes internes et doivent respecter des échéanciers. La pluralité des styles et personnalités des employés représente une source de complémentarité, mais peut aussi, à l’occasion, être une source de tensions. Il est parfois difficile d’arrimer tous les besoins entre les pairs et d’assurer une coordination des efforts.

La présence d’un expert externe assure souvent le succès dans la réalisation des activités transversales. On observe alors une très bonne préparation préliminaire des intervenants pour les rencontres de travail, une expression bonifiée des différents points de vue et un ralliement fort vers les consensus dégagés.

Obtenir un avis externe pour les autorités

Par ailleurs, pour des besoins de gouvernance, les organisations doivent faire produire régulièrement un examen, un audit ou une certification de conformité sur des projets, des réalisations ou des états financiers.

En commission parlementaire, auprès de votre conseil d’administration ou de votre équipe ministérielle, ces avis externes et les recommandations qui en découlent permettent à la direction de confirmer une orientation et de témoigner aux autorités de ses activités.

Répondre avec diligence et savoir-faire à vos besoins

À cet égard, l’agilité de nos équipes, le savoir-faire et le dynamisme qui caractérisent nos experts rejoignent en tous points notre volonté de répondre avec diligence et efficacité aux besoins des ministères, des entreprises et des organismes publics, ainsi qu’à ceux des autres composantes du secteur public et parapublic.

Notre souci de qualité se traduit par l’existence d’une ligne d’affaires spécialisée pour les secteurs public et parapublic, intégrant toutes les dimensions de la gestion, par notre respect en tout temps du cadre législatif et réglementaire gouvernemental, ainsi que par la formation continue de nos professionnels.

Mis à jour le 14 octobre 2022

Vous souhaitez acquérir une entreprise? Assurez-vous d’avoir tout en mains pour obtenir le financement dont vous avez besoin.

Vous êtes sur le point d’acquérir une PME dans le cadre d’un transfert d’entreprise et les négociations avec le cédant avancent rondement. Mais pour que votre rêve se réalise, vous aurez probablement une étape clé à franchir: convaincre un banquier de vous aider à financer la transaction.

De prime abord, ayez toujours à l’esprit que la priorité du prêteur est de circonscrire le plus possible le risque auquel il s’expose en finançant votre projet, d’autant plus que le transfert de propriété est un événement assez risqué dans la vie d’une entreprise.

Cela dit, comme repreneur (nous utiliserons le singulier dans l’article, mais vous pourriez être plusieurs partenaires), vous avez un avantage sur l’entrepreneur qui démarre une PME. En effet, l’entreprise ciblée a déjà un historique: on connaît ses revenus et sa rentabilité, ses clients, etc. Vous disposez donc d’arguments tangibles importants pour convaincre le prêteur.

Quelles sont vos garanties?

L’historique est d’ailleurs l’un des éléments clés dans l’analyse des projets de financement d’entreprise. Cela dit, les financiers traitent différemment les dossiers soumis en fonction du niveau de maturité de l’entreprise: ceux de PME ayant moins de cinq ans sont habituellement jugés plus délicats, car plus risqués.

Les financiers catégorisent aussi les dossiers en fonction de la taille de la transaction. Celle-ci aura notamment un effet sur les exigences du prêteur. Dans le cas des plus petites transactions (moins de 500 000 $), par exemple, le banquier examinera essentiellement certains barèmes clés, comme le crédit et la valeur nette personnels du repreneur, et pourrait demander des garanties personnelles. Dans ce type de transactions, le prêteur pourrait aussi analyser la capacité du repreneur à réinjecter des fonds pour soutenir les activités de l’entreprise et satisfaire ses obligations financières en cas d’imprévu.

Votre équipe est-elle solide?

Si l’évaluation financière du dossier est satisfaisante, le prêteur effectuera ensuite une évaluation qualitative. Il portera alors beaucoup d’attention à la qualité de l’équipe managériale qui appuiera le repreneur. Entre autres choses, il regardera:

• l’expérience entrepreneuriale du repreneur et sa connaissance de l’entreprise visée: lorsque le repreneur vient de l’interne (membre de la famille ou employé), cela atténue le risque, car il connaît bien l’entreprise et son industrie;
• si les employés clés ont été repérés, et s’ils resteront en place;
• le niveau d’engagement du cédant pour assurer une bonne transition;
• la présence d’un comité aviseur, dont fera idéalement partie le cédant;
• si le repreneur est soutenu par un professionnel comptable et s’il reçoit de l’aide extérieure (spécialistes, mentor, etc.), surtout s’il a certaines faiblesses managériales.