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Publié le 30 juin 2025
Cet avis d’expert fut rédigé en collaboration avec Maxine Tétreault-Robert, Directrice principale – Conseil en transformation de processus d’affaires
Votre organisation peut-elle être plus efficace? Sait-elle s’adapter aux fluctuations économiques et sociales? Voici les clés pour mieux avancer.
Dans un environnement économique en constante évolution, les entreprises doivent perpétuellement chercher à optimiser leurs opérations pour demeurer compétitives.
- Une approche proactive et réfléchie est essentielle pour :
- recentrer les objectifs stratégiques,
- simplifier les processus,
- stimuler la productivité,
- assurer la création de valeur.
Par où commencer? Quelles sont les étapes importantes à suivre pour évoluer dans la bonne direction et réussir vos changements?
1- Réévaluer votre offre de services
Tout d’abord, vous devez confirmer l’identité de votre organisation. Prenez un pas de recul pour examiner l’ensemble de votre offre de services. Avant tout, vous devez vous concentrer sur les produits et services les plus importants ou sur les tendances émergentes du marché. Cette démarche implique notamment :
- Une analyse interne : déterminer l’identité de votre entreprise, son positionnement sur le marché et son environnement, incluant sa structure organisationnelle, ses ressources et ses processus;
- Un recentrage sur la mission : identifier la mission première de votre organisation, les occasions les plus prometteuses et la manière dont l’offre de services peut être adaptée pour répondre aux besoins de la clientèle;
- Une priorisation : évaluer votre catalogue de produits et les inventaires afin de concentrer les ressources sur les éléments les plus rentables et stratégiques. Pour les municipalités, par exemple, ça peut signifier de recentrer les efforts sur les services essentiels à la population.
2- Élaborer un plan stratégique cohérent
Votre plan stratégique définit la direction à suivre ainsi que les moyens pour permettre la mise en œuvre de votre offre de services réévaluée. C’est un levier de réussite important. Ce plan indique une orientation claire, des objectifs bien définis et inclut des indicateurs de performance pour suivre les résultats.
Le contexte social et économique évolue rapidement. Pensez à revoir votre plan stratégique sur un horizon plus rapproché, de un à deux ans, afin de mieux vous adapter aux changements.
Cette démarche implique notamment :
- Une intégration de l’offre de services définie;
- La mise en place d’un comité de suivi de la planification;
- Une approche favorisant une réflexion plus intégrée au sein de l’organisation;
- L’utilisation d’un tableau de bord commun;
- Une bonne communication avec vos employés.
3- Optimiser la gestion de votre organisation
Pour améliorer la productivité de votre organisation, vous devez tenir compte de tous les aspects de vos activités, allant du stratégique à l’opérationnel. Cette démarche doit se faire de façon structurée. Ainsi, vous assurez une cohérence globale entre les orientations stratégiques de l’organisation, les travaux d’amélioration déjà réalisés et les pratiques opérationnelles sur le terrain.
Voici les principaux niveaux d’intervention :
- Organisationnel : améliorer la coordination transversale entre les différents services et divisions;
- Fonctionnel : optimiser l’offre de services des différents départements, tels que la fonction finance, les ressources humaines, les achats, le marketing, les communications et les opérations;
- Processus : examiner et améliorer vos processus opérationnels pour gagner en efficacité;
- Organisation du travail : réévaluer les méthodes de travail et la répartition des tâches au sein de vos équipes.
4- Clarifier les rôles et responsabilités
Vous devez également veiller à ce que chaque employé comprenne clairement ses responsabilités, sa valeur ajoutée et la manière dont son travail s’inscrit dans les objectifs globaux de votre organisation. Cette clarté permet de réduire les malentendus, de mieux aligner les attentes et de prévenir les conflits.
- Assurez-vous que les employés possèdent les compétences nécessaires pour leur rôle, afin de favoriser une exécution efficace des tâches. Combinée à une certaine flexibilité, cette approche permet d’adapter les rôles et responsabilités en fonction de l’évolution des besoins organisationnels.
- Encouragez la collaboration pour :
- contribuer à instaurer un climat de travail positif,
- renforcer le sentiment d’appartenance,
- mobiliser davantage les membres de l’équipe autour d’objectifs communs.
- Enfin, pensez à mettre en place des méthodes de communication ouvertes, transparentes et efficaces pour favoriser la compréhension de tous, essentielle à la cohésion et à la performance collective.
5- Exploiter la gestion des données
La gestion efficace des données est essentielle pour une prise de décision éclairée à tous les niveaux de votre organisation. La dépendance excessive aux fichiers Excel révèle souvent un manque d’intégration des systèmes qui nuit à la cohérence opérationnelle et à la fiabilité des analyses.
Pour y remédier, vous devez vous assurer que ces données sont accessibles, pertinentes et structurées, de manière à en faciliter l’analyse.
Lorsque ces données sont absentes, il faut les générer, que ce soit par la numérisation des opérations, l’automatisation de la collecte ou l’utilisation de capteurs. Ces données servent à anticiper les besoins et à optimiser vos processus.
La mise en place de systèmes robustes de gestion des données prépare également le terrain à l’intégration de technologies avancées comme l’intelligence artificielle et la robotisation. De plus, plusieurs programmes de subvention gouvernementale peuvent soutenir votre transformation numérique.
6- Adopter une approche d’amélioration continue
Améliorer votre productivité est un processus évolutif qui repose sur une démarche structurée, productive et humaine.
Vous n’avez pas à tout changer d’un coup. Les changements seront progressifs et régulièrement évalués pour en mesurer les effets sur la performance globale de votre organisation.
En s’engageant dans cette dynamique, votre organisation peut optimiser le fonctionnement de ses activités, accroître son efficacité et consolider sa position concurrentielle. En alignant ses actions à tous les niveaux, elle se dote d’un cadre solide pour renforcer son agilité, soutenir sa croissance et favoriser l’innovation.
S’engager dans cette réflexion, c’est faire le choix d’une organisation plus performante, plus résiliente et tournée vers l’avenir. N’hésitez pas à faire appel à un conseiller externe expérimenté pour vous soutenir dans cette démarche.