Comment choisir le bon système numérique pour votre organisation?

Choisir le bon système numérique de gestion pour votre entreprise est hautement stratégique. Évitez les pièges et clarifiez vos besoins dès le départ.

Qu’est ce qu’un système numérique pour une organisation?

Un système numérique est un logiciel qui soutient vos processus d’affaires. Il répond à différents besoins de gestion. Il structure vos données, automatise les tâches, connecte les équipes entre elles et favorise des décisions éclairées.

Il peut être unique ou composé de plusieurs modules. Il peut être hébergé dans le nuage ou sur vos serveurs. Il vit au cœur d’un écosystème qui inclut d’autres applications, des intégrations et des règles de gouvernance.

Quels que soient la maturité, la taille ou le secteur, les entreprises ont différents systèmes numériques.

Par exemple:

• un progiciel de gestion intégré, ou ERP (Enterprise Resource Planning), pour les finances et les opérations;
• un CRM (Customer Relationship Management) pour la relation client;
• un SIRH (système d’information des ressources humaines) pour la paie et le parcours des personnes employées.

L’essentiel n’est toutefois pas de collectionner des sigles, mais de répondre à vos priorités d’affaires!

Qu’est-ce qu’un progiciel de gestion intégré (ERP)?

Un progiciel de gestion intégré (PGI ou ERP), comme tout système numérique, doit être sélectionné avec soin, en tenant compte de vos environnements internes et externes.

Il est l’épine dorsale numérique de l’entreprise. Il relie vos processus, vos données et vos équipes dans un même environnement pour que l’information circule sans doubles saisies et pour que les décisions soient mieux appuyées.

Comment choisir le bon ERP ou le meilleur système numérique en trois temps?

1- Faire le portrait de départ

Sans appui de la direction et sans une compréhension claire de la stratégie d’entreprise, la mise en œuvre d’un nouveau système comporte des risques importants. Le choix du bon système commence donc par un exercice d’alignement avec la vision de la direction. C’est ce qui guidera la suite du processus.

Une fois les orientations stratégiques définies, le projet se construit en impliquant les équipes de terrain. L’objectif est de cartographier vos processus clés, les équipes impliquées, les outils existants, les flux de données et les irritants concrets: doubles saisies, goulots d’approbation, rapports manuels, informations qui se perdent d’un système à l’autre.

De là, on transforme ces irritants en besoins. À partir de ces besoins, on définit ce qu’on attend concrètement du système.

Les exigences fonctionnelles

C’est ce que le système doit faire pour vous (ex.: consolider la trésorerie, suivre l’avancement de projets, gérer les stocks en temps réel).

Les exigences non fonctionnelles

Ce sont les conditions de réussite: sécurité, performance, intégration avec vos outils, conformité, facilité d’usage, hébergement et soutien.

On classe ensuite le tout par priorité en distinguant l’indispensable du souhaitable. Cette étape tient compte de votre secteur d’activité, de vos priorités et de votre maturité numérique pour éviter de viser trop grand ou trop petit.

2- Explorer le marché et préciser le besoin

Vous devez ensuite faire une étude de marché et prévoir de courtes démonstrations de haut niveau pour voir ce que les solutions offrent réellement et calibrer l’ordre de grandeur des coûts.

Vient ensuite la rédaction et la diffusion d’un cahier des charges clair et accessible:

• vos objectifs;
• vos scénarios d’utilisation;
• les données d’exemple à utiliser en démonstration;
• vos critères d’évaluation;
• vos contraintes (délais, ressources, sécurité, intégrations)

Ce document ne sert pas qu’aux fournisseurs. Il vous aide à garder le cap au moment des comparaisons.

3- Comparer avec rigueur et décider

Les propositions sont évaluées à partir de cas concrets tirés de vos processus. Les démonstrations utilisent vos données et vos scénarios, plutôt qu’une démo standard du fournisseur.

Voici ce dont tient compte la grille d’analyse:

• la couverture des besoins;
• l’expérience d’implantation dans des organisations comparables;
• l’intégration avec vos outils;
• la feuille de route du produit;
• le coût total de possession sur quelques années (licences, services, formation, soutien, évolutions).

La décision s’accompagne d’un cadre clair:

• rôles et responsabilités;
• approche d’implantation par phases;
• livrables et mécanismes de gouvernance;
• plan de gestion du changement;
• modalités de service et de mise à jour.

Quels sont les facteurs de succès pour la sélection d’un système numérique et d’un progiciel de gestion intégré?

1- Libérer du temps à l’interne

Le projet a besoin des personnes qui connaissent vos processus. Quand elles sont disponibles, les décisions se prennent plus vite et les coûts restent sous contrôle.

2- Instaurer une gouvernance claire

Une personne responsable, ou un comité, qui tranche sur les enjeux et aligne stratégie, technologie et opérations, permet de garder le rythme.

3- Découper le projet par phases réalistes

L’échéancier de l’ensemble d’un projet devrait comporter plusieurs étapes de mises en production. Cette transformation progressive permet de s’ajuster au fil du temps, si nécessaire, et de faciliter l’adoption graduelle de ce nouveau système.

4- Rester « vanille »

On privilégie les fonctions standards et on limite les personnalisations (les développements sur mesure) pour conserver la simplicité et faciliter les mises à jour.

5- Choisir l’intégrateur autant que la solution

La méthode de travail, la collaboration et la compatibilité d’équipe pèsent aussi lourd que la fiche technique.

6- Former tôt et transférer les compétences

Les cycles de tests servent aussi à apprendre le système et à en préparer l’adoption.

Pour faire le lien entre vos enjeux d’affaires et l’écosystème de solutions, mieux vaut être bien accompagné. Des experts sauront définir avec vous les besoins, sélectionner le bon partenaire et planifier avec vous un projet qui crée de la valeur pour votre entreprise, au bon rythme et au bon coût.