Budget de caisse: avoir une vision claire et rester proactif

Pour toute entreprise, il est nécessaire d’élaborer son budget de caisse afin d’avoir une vision claire de la situation des liquidités.

En effet, pour rester à flot, les dirigeants doivent s’assurer de disposer du capital nécessaire pour s’acquitter de leurs obligations comme le versement des salaires, le paiement des fournisseurs, le remboursement des prêts et les investissements dans l’entreprise.

En contexte de changement, l’établissement d’un budget de caisse est un essentiel pour assurer la pérennité de l’organisation. Dans une période d’instabilité économique, le budget de caisse devient un guide pour garder le cap en minimisant les répercussions négatives sur les opérations courantes de l’entreprise.

Un budget de caisse se fait généralement sur une base mensuelle. Toutefois, dans des situations particulières à l’image des événements des dernières années, il peut être utile d’avoir une vision des liquidités à plus court terme, soit sur une base hebdomadaire.

Voici quatre étapes à suivre afin de préparer un budget de caisse de base:

1. Projetez adéquatement le recouvrement de vos comptes clients

Prenez en compte vos modalités de paiement. Par exemple, si vous avez en place des modalités standards de règlement net dans 30 jours, mais que votre client paie généralement ses factures en 45 jours ou plus, vous devrez en tenir compte lors de la projection du recouvrement.

En d’autres termes, vous pourriez vous trouver dans une situation où votre facture de juillet correspond en fait à une entrée de fonds en septembre. En période de bouleversements, il faudra également prévoir que certains clients paieront leurs comptes dans un délai plus long qu’à l’habitude.

2. Considérez les montants d’argent provenant d’autres sources qui seront encaissés

Ces autres entrées de fonds prévues comprennent, par exemple:

• les dépôts de clients pour des contrats à venir;
• l’encaissement provenant de la vente d’immobilisations;
• l’encaissement de subventions, d’aide gouvernementale ou d’autres crédits d’impôt auxquels l’entreprise est admissible;
• l’encaissement de nouveaux prêts à venir ou un dépôt provenant de la marge de crédit disponible.

3. Détaillez toutes vos dépenses et autres sorties de fonds prévues

Cela se fait plus facilement en analysant vos dépenses de la période précédente (mois, trimestre, année). Il est utile de catégoriser chacune des dépenses selon sa nature fixe ou variable.

Les dépenses fixes doivent être payées, peu importe les revenus de l’entreprise, tels les salaires administratifs, le loyer, les assurances, les frais de déplacement, les services publics, etc. Ce sont ces dépenses qui créent la pression la plus forte sur les liquidités de l’entreprise.

Les dépenses (ou sorties de fonds) variables, telles les matières premières, la main-d’œuvre directe, les redevances, etc., sont tributaires des revenus de l’entreprise. Ces dépenses sont généralement moindres lorsqu’il y a une baisse des revenus.

À cette étape, il est également nécessaire de considérer toutes les sorties de fonds en lien avec le paiement des dettes de l’entreprise (capital et intérêts). Pendant la crise, certaines dettes pouvaient par exemple bénéficier de moratoires ou d’allégement des conditions de paiement. Il est donc important de rester informer.

4. Analysez vos comptes créditeurs (fournisseurs, impôts à payer, salaires à payer, etc.) de la période précédente (mois, trimestre, année)

Quelles sont les dates d’échéance? Quand acquitterez-vous ces dépenses? Il est primordial de connaître le moment du paiement de ces comptes (et des dépenses) afin de les comparer aux encaissements de cette même période. C’est de cette façon que les besoins (ou surplus) de liquidités sont obtenus pour une période donnée.

Ces quatre étapes vous aideront certainement à avoir une vision plus claire de vos flux de trésorerie et à agir proactivement si tout besoin criant de liquidités devait survenir.