Jean-François Boudreault
Associé | Conseils en ressources humaines

En temps de crise, comme c’est le cas actuellement avec la venue de la COVID-19, garder le personnel mobilisé peut devenir un défi. C’est d’autant plus vrai si les membres de votre équipe sont en télétravail, éloignés les uns des autres.

Il est pourtant nécessaire pour le bien-être des employés et pour le bon fonctionnement des opérations que la motivation de chacun reste intacte.

Voici donc quelques recommandations pour conserver un bon état d’esprit au travail, même dans un tel contexte. Ne perdez pas de vue que le principal atout de l’entreprise est sans aucun doute sa richesse humaine, ses employés.

S’adapter au changement

Dans un contexte de crise, les entreprises doivent réagir rapidement. Elles doivent ajuster, et réajuster, leur stratégie au fil de l’évolution des événements. Selon les besoins, elles ont diverses options, comme le télétravail, l’utilisation des technologies, l’optimisation des processus, la réduction de la masse salariale (mises à pied provisoires) ou l’embauche d’employés temporaires pour pallier les nombreuses absences liées à l’épidémie.

Évidemment, tous ces changements organisationnels, combinés au bouleversement de l’organisation familiale et sociale et aux impacts psychologiques qu’engendre une crise de grande ampleur, risquent d’affecter la motivation de ce que vous avez de plus précieux, vos employés. C’est dans ces périodes difficiles que le rôle du gestionnaire prend tout son sens.

Faire preuve de flexibilité

C’est le temps pour les gestionnaires d’apprendre à naviguer à vue, en jaugeant la direction du vent. Chaque travailleur, selon le projet et la circonstance, aura besoin d’une approche différente, exigeant beaucoup de souplesse de la part du dirigeant. C’est ce qu’on appelle le « leadership situationnel ».

Certains auront besoin de directives précises, de balises claires et d’un encadrement bien défini pour compenser l’éloignement et la possible transformation des rôles. D’autres auront besoin de sentir la confiance et l’intérêt de leur gestionnaire, mais seront à l’aise avec davantage d’autonomie.

Le contexte demande beaucoup d’écoute et d’attention pour capter, d’un jour à l’autre, l’humeur des troupes et reconnaître leurs besoins. Préserver le moral de l’équipe est primordial et il devient d’autant plus difficile de le faire lorsque tous, ou une bonne partie d’entre eux, sont à distance.

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Communiquer, communiquer et communiquer

Quoi qu’il en soit, la pire chose à faire serait de cesser de communiquer en attendant que le mauvais temps passe, en tenant les salariés à l’écart et en espérant qu’ils réussiront à affronter cette tempête seuls. Actuellement, vos employés ont besoin, plus que jamais, de rester en contact et d’être tenus au courant de ce qui se passe.

Continuez, chaque jour, de partager l’information importante avec eux par le biais de rencontres d’équipe virtuelles, de résumés, d’échanges téléphoniques. Parlez-leur des objectifs, des problématiques et des changements à venir ou en cours.

Il est primordial d’informer et de rassurer adéquatement les employés, de leur expliquer clairement les actions qui seront mises de l’avant, les changements apportés ainsi que les conséquences et les résultats escomptés afin que chacun comprenne bien son rôle et ce qu’on attend de lui.

Prenez le temps de reconnaître leurs efforts et de constater avec eux les résultats, de féliciter les bons coups et de réajuster le tir ensemble, si nécessaire.

Laissez un espace à l’employé pour s’exprimer et informez-vous du bien-être de chacun. Malgré la crise, entretenez un lien non seulement fonctionnel, mais aussi relationnel avec vos employés.

Préserver l’harmonie et orienter l’orchestre

Partons du principe que le leader est, en quelque sorte, un chef d’orchestre qui dirige et impose le tempo à ses musiciens. Pensez maintenant à un orchestre sans chef (oui, nous savons que les robots peuvent maintenant le faire… mais peuvent-ils vraiment faire émerger l’émotion de la symphonie?). On imagine rapidement une cascade de fausses notes et d’erreurs de rythme.

On peut facilement transposer cette image en entreprise, où le gestionnaire se doit de mobiliser son équipe vers un objectif commun afin d’assurer l’harmonie au sein de l’entreprise. Lorsque la situation et le contexte économique sont favorables, l’orchestration de ses employés se fait plutôt aisément, chacun connaissant son rôle et son implication au sein de l’ensemble, et ce, dans un environnement assez prévisible.

Mais qu’en est-il en périodes de crise ou de ralentissement soudain, alors que les attentes et les rôles de chacun ont été modifiés à des fins de rentabilité, dans un court espace de temps, avec peu de temps pour s’adapter? Le rôle du gestionnaire doit alors évoluer vers un rôle plus actif, ce qui l’oblige à prendre plus part aux activités opérationnelles et à pratiquer un management de proximité.

Impliquer les employés dans le processus de décision

Enfin, la stratégie qui vise à impliquer davantage les employés dans la recherche de solutions prend ici toute son importance. Un employé consulté et engagé, c’est un employé qui se sent utile et qui a le sentiment de faire partie d’une équipe, d’une mission, de contribuer à quelque chose de plus grand que soi. Ce qui en découle n’est ni plus ni moins que le renforcement du sentiment d’appartenance des employés au sein de l’entreprise. Ainsi, ils se sentiront concernés et motivés à tout mettre en œuvre pour atteindre l’objectif.

Le rôle de leader doit évoluer vers un travail d’équipe qui implique les employés de manière à maintenir leur motivation et leur attachement au travail et à l’entreprise. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, l’expérience que vivent nos employés est, elle aussi, critique à leur fidélisation. Personne ne souhaite vivre une crise comme celle du coronavirus, mais utilisons-la pour ramener davantage l’humain au cœur de nos entreprises.

Vous sentez-vous prêt pour gérer votre entreprise dans un contexte de crise? Votre leadership saura-t-il s’adapter aux situations qui se présenteront demain matin et qui évolueront à la vitesse grand V? Avez-vous tous les outils et les compétences nécessaires à l’exercice d’un leadership efficace dans ce contexte inattendu?

20 Mar 2020  |  Écrit par :

Jean-François Boudreault est associé au sein de Raymond Chabot Grant Thornton. Il est votre expert...

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Guillaume Caron
Président VARS - Cybersécurité | Conseils numériques et technologiques

Avec l’arrivée de la COVID-19, l’hameçonnage, les attaques de rançon et d’ingénierie sociale sont à la hausse.

Au cours des derniers jours, nous avons observé une hausse des activités par les acteurs malveillants. Dans les semaines à venir, nous allons voir une augmentation significative du nombre de campagnes d’hameçonnage, d’attaques de rançon et d’ingénierie sociale (liens malveillants dans les médias sociaux, fausses nouvelles, hameçonnage ciblé, etc.) liée à la crise de la COVID-19. En effet, les cyberpirates profitent déjà de la vulnérabilité des entreprises, dont les employés se retrouvent soudainement à travailler à domicile, certains sans aucun contrôle de cybersécurité en place.

Réduire vos risques

  • Le travail à distance augmente le risque d’incidents: vos employés travaillant à partir de leurs ordinateurs personnels ou nouveaux postes de travail temporaires non sécurisés pourraient créer de nouveaux points d’accès faciles pour les cybercriminels.
  • Augmentation des campagnes d’hameçonnage: les partis malveillants profitent déjà de la crise pour créer tous types de nouveaux scénarios entourant le coronavirus. Puisque l’hameçonnage est souvent la principale méthode utilisée par les attaquants, il est impératif de protéger les boîtes courriel de vos employés contre les logiciels malveillants, les URL malicieuses et contre les tentatives d’usurpation d’identités et les attaques d’ingénierie sociale.
  • L’envoi de données sensibles: Dans les semaines et les mois à venir, vos employés vont se fier davantage aux courriels pour échanger des documents et de l’information parfois très sensible. Sans protection ou méthode sécuritaire de partage de données, les entreprises pourraient perdre ou compromettre la confidentialité et l’intégrité de leurs données.

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Déploiement d’une solution de cybersécurité adaptée aux besoins de votre entreprise

Votre organisation peut rapidement bénéficier d’une solution intégrée de cybersécurité, afin de minimiser les impacts négatifs de la situation du coronavirus.

De plus, la sensibilisation à la sécurité de l’information sera importante au cours des prochains jours pour rappeler les bonnes pratiques à adopter afin de protéger l’information de votre entreprise et de vos clients.

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Protection temporaire de trois mois

Pour répondre aux besoins pressants des PME confrontées à la crise actuelle, Raymond Chabot Grant Thornton et VARS offrent une protection sophistiquée de trois mois qui vous permettra d’améliorer rapidement votre posture de sécurité dans le contexte de la COVID-19.

La solution ne nécessite aucun engagement annuel, aucun équipement et l’installation se fera à distance dans un très court délai.

Raymond Chabot Grant Thornton - image

La solution comprend :

  • Surveillance en continu 24/7 et protection avancée de tous vos postes de travail et de vos serveurs d’entreprise incluant les nouveaux postes de travail temporaires utilisés par vos employés travaillant à distance;
  • Surveillance des menaces et sécurité sophistiquée des courriels avec intelligence artificielle pour détecter les URL malicieuces, les programmes malveillants, et bloquer l’hameçonnage et l’ingénierie sociale, y compris l’usurpation d’identité, qui est en croissance exponentielle;
  • Outils pour sécuriser, échanger et protéger l’information sensible et confidentielle avec vos partenaires d’affaires et vos clients;
  • Cours de sensibilisation à la sécurité de l’information en ligne pour éduquer vos employés sur les risques et les bonnes pratiques, en particulier dans un contexte de travail à distance;
  • Accès à un CISO virtuel (chef de la sécurité de l’information) sur demande pour fournir un soutien stratégique.

Protégez vos actifs les plus précieux avec l’aide de nos experts dévoués.

Communiquez avec notre équipe dès aujourd’hui.

Par ailleurs, si vous avez été victime d’un incident de sécurité, nous vous invitons à appeler immédiatement le service d’urgence de VARS au 514 949-6876 ou au 514 941-7829. Nous pouvons vous aider maintenant.

18 Mar 2020  |  Écrit par :

Guillaume Caron est expert en cybersécurité et hameçonnage au sein de Raymond Chabot Grant...

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Jean-François Boudreault
Associé | Conseils en ressources humaines

L’avènement de la COVID-19 demande aux entreprises d’adapter leurs méthodes de travail afin d’assurer la santé et la sécurité de tous, tout en continuant de bien servir leur clientèle.

En tout temps, l’entreprise a la responsabilité de préserver la santé de tous dans l’environnement de travail. Nous vivons actuellement une situation hors de l’ordinaire causée par ce coronavirus, qui nécessite des précautions exceptionnelles.

Voici quelques mesures à prendre afin de poursuivre vos opérations de façon sécuritaire.

Protégez votre personnel en adaptant les façons de travailler

Il est important de rappeler aux employés les bonnes habitudes à adopter pour maintenir la santé de chacun, telles que les mesures de base préconisées par l’Organisation mondiale de la santé (OMS), comme se laver les mains fréquemment, éviter les poignées de main, etc.

Cependant, dans le cas du coronavirus qui sévit présentement, des mesures supplémentaires doivent être prises :

  • s’il est possible pour votre organisation de le faire, optez pour le télétravail;
  • limitez tous les déplacements à l’extérieur;
  • réorganisez les tâches à l’intérieur de vos équipes;
  • pour les rencontres avec vos clients et partenaires, favorisez la vidéoconférence ou réduisez le nombre de participants;
  • utilisez toute la technologie à votre disposition pour poursuivre vos activités à distance;
  • s’il est nécessaire que votre personnel soit présent sur le lieu de l’entreprise pour le service à la clientèle, optez pour une rotation des équipes.

Restez à l’affût de l’évolution de la situation

Une entreprise devrait prévoir un plan de contingence pour les situations de crise, applicable dans le cas de la COVID-19. Vous pouvez y inclure des mesures de gouvernance, telles que :

  • la mise sur pied d’un comité d’évaluation stratégique;
  • l’identification des opérations prioritaires;
  • l’identification de ressources complémentaires pouvant pallier le manque de personnel;
  • des outils de formation;
  • une politique de gestion des absences;
  • la planification de communications régulières avec votre personnel.

Ces mesures permettent d’éviter la contamination à grande échelle et d’assurer la continuité des opérations de votre entreprise.

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Responsabilités de l’employeur et droits du travailleur

Toute entreprise a l’obligation de protéger la santé et la sécurité de ses travailleurs sur les lieux de travail. S’il est tenu de respecter la vie privée de ses employés, l’employeur est en droit de s’informer de la santé de ceux-ci dans ce cadre précis qu’est l’avènement de ce coronavirus.

L’employeur doit également tenir compte des recommandations des gouvernements et de l’OMS qui demandent une quarantaine préventive de la part d’un employé qui revient d’un voyage hors frontières.

Nous vous invitons à consulter régulièrement ces sources d’information officielles afin de suivre la situation et d’adapter les politiques de votre entreprise en fonction des développements.

Ministère de la Santé et des Services sociaux 

Organisation mondiale de la santé

16 Mar 2020  |  Écrit par :

Jean-François Boudreault est associé au sein de Raymond Chabot Grant Thornton. Il est votre expert...

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Jean-François Boudreault
Associé | Conseils en ressources humaines

Le télétravail devient incontournable pour plusieurs entreprises en cette période de réorganisation due à la COVID-19. Pour réussir cette transition, voici les meilleures pratiques à mettre en place.

Nous vivons une situation exceptionnelle liée à la circulation de ce coronavirus et, afin de contribuer au maintien de la santé et de la sécurité de tous, plusieurs entreprises optent pour le télétravail. Ces nouvelles habitudes de travail demandent quelques ajustements, et les entrepreneurs et gestionnaires doivent tenir compte de plusieurs facteurs.

Profiter des bénéfices du télétravail

Si vous hésitez encore ou êtes dubitatif quant à ce changement obligé, sachez que le télétravail comporte de nombreux avantages et, si vous adaptez judicieusement vos méthodes de gestion à cette nouvelle pratique, vous pourrez en tirer parti. Parmi ces avantages reconnus, vous trouverez :

  • une meilleure productivité liée à la réduction du temps de déplacement et une gestion des horaires plus souple;
  • une plus grande mobilisation des employés générée par la réduction du stress et une meilleure qualité de vie;
  • une diminution du taux d’absentéisme;
  • une réduction des frais à long terme pour l’entreprise.

Évaluer la nature du travail

Bien sûr, ce ne sont pas tous les types de tâches qui se prêtent au télétravail. Vous devrez peut-être réévaluer certains rôles et, dans certains cas, fournir un équipement supplémentaire pour que tout se passe bien. Procédez par étapes :

  • Identifiez les tâches individuelles et qui sont de nature plus cérébrale;
  • Validez les systèmes informatiques utilisés ainsi que la technologie préconisée par l’entreprise, tels que la rapidité de la connexion internet et l’accès à un réseau interne sécurisé;
  • Si votre entreprise inclut un syndicat, impliquez-le dans la démarche;
  • Prévoyez une flexibilité et d’autres avantages pour les employés qui ne pourront se prévaloir du télétravail.

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Pallier les inconvénients

Ce changement peut causer certains inconforts, notamment attribuables à l’accès plus difficile aux ressources, à l’isolement professionnel et au manque de contacts directs avec son équipe. De plus, il peut devenir difficile de tracer une ligne entre la vie personnelle et professionnelle.

Il faut également s’assurer que l’équipement technologique accessible à domicile permet un fonctionnement adéquat des opérations et que la sécurité et la confidentialité des données de l’entreprise sont assurées.

Vos gestionnaires et employés auront besoin d’accompagnement et de formation afin de bien fonctionner dans un tel contexte.

Restez en contact régulier avec vos équipes

  • Faites le point régulièrement par conférence téléphonique avec les membres de vos équipes;
  • Informez-vous du bien-être de chacun et nourrissez les relations interpersonnelles;
  • Utilisez toutes les technologies à votre disposition pour un suivi et un soutien pertinents des besoins de votre personnel dans l’exécution de ses tâches.

Assurez la confidentialité des données

  • Transmettez bien les consignes des technologies de l’information (TI);
  • Rappelez les règles que vos employés et partenaires sont tenus de respecter;
  • Assurez-vous d’un accès sécurisé aux plateformes nécessaires;
  • Au besoin, fournissez de l’équipement complémentaire pour assurer le maintien de la productivité en toute sécurité;
  • Validez la couverture des assurances concernant le matériel fourni.

Fixez des objectifs à atteindre

  • Si ce n’est pas déjà le cas, demandez à vos employés de vous fournir des feuilles de temps pour un meilleur suivi des heures consacrées aux différentes tâches;
  • Mesurez l’avancement du travail par objectifs à atteindre;
  • Renforcez le lien de confiance avec vos employés;
  • Définissez un mode de fonctionnement en équipe et une routine de travail (fréquence des rencontres virtuelles, priorisation des tâches et des objectifs, attentes envers chacun, etc.);
  • Assurez-vous d’une bonne communication et de la compréhension de tous envers le travail à accomplir;
  • Faites preuve de souplesse et adaptez-vous aux circonstances si nécessaire pour mieux atteindre les objectifs.

N’oubliez pas qu’en tant qu’employeur, vous êtes tenu d’assurer la santé et la sécurité de vos travailleurs, même lorsque leur lieu de travail est à domicile. Vous aurez avantage à mettre en place une politique écrite concernant la santé et la sécurité du travail à domicile.

Afin de mieux vous outiller pour cette situation qui peut s’avérer soudaine pour plusieurs entreprises, nos experts peuvent vous conseiller et vous fournir tout l’accompagnement nécessaire. Le télétravail peut s’avérer une solution efficace et bénéfique si vous mettez toutes les conditions en place pour sa réussite.

Cet article a été rédigé avec la collaboration de Katy Langlais, directrice en Conseils en ressources humaines.

16 Mar 2020  |  Écrit par :

Jean-François Boudreault est associé au sein de Raymond Chabot Grant Thornton. Il est votre expert...

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