Notre approche du travail a changé durant les dernières semaines. Le télétravail est devenu une solution efficace pour beaucoup d’entreprises et continuera de faire partie de nos vies. Il faut s’y adapter.
Si votre entreprise a choisi cette option pendant la crise, vous serez appelé à tenir compte de cette nouvelle pratique dans votre plan de relance. En expérimentant cette façon de faire, vous avez pu constater les avantages et, parfois, les inconvénients du télétravail.
Les employés comme les gestionnaires ont dû faire preuve d’une grande souplesse et il sera important, au fil des semaines, de modifier votre leadership pour mieux profiter des bienfaits et pallier les impacts négatifs que vous aurez pu constater.
L’adaptation au télétravail
Rappelons d’abord les bienfaits que vous pouvez tirer du télétravail dans un contexte où la conciliation travail-famille devient un enjeu prioritaire.
La réduction du temps de déplacement, la flexibilité des horaires de travail, la proximité avec le milieu de vie et les rendez-vous qui y sont liés, ainsi que la diminution de l’absentéisme sont tous des facteurs favorisés par le télétravail et qui contribuent à améliorer la productivité.
Toutefois, il faut aussi tenir compte des inconvénients pour y apporter des solutions viables à long terme. Parmi les plus importants cités dans certaines études, on note l’isolement professionnel des travailleurs, l’ingérence du travail dans la vie personnelle, la diminution des rapports sociaux avec les collègues de travail et l’allongement des heures travaillées.
Pallier les inconvénients de la distance
Afin d’éviter certains inconvénients que peuvent amener les horaires aléatoires ou la frontière trop mince avec la vie privée, il faut trouver de nouvelles façons de structurer le travail.
Planifier des rencontres régulières, à l’aide des outils technologiques à votre disposition, faire un suivi des horaires de travail par l’entremise des feuilles de temps et prévoir un avancement par projets, comprenant objectifs et échéanciers, sont parmi les moyens les plus utilisés pour garder le cap.
D’ailleurs, les principes d’une équipe fonctionnelle en milieu de travail sont tout aussi valables en contexte de télétravail. Ils consistent en trois concepts fondamentaux :
- avoir un but commun;
- instaurer un climat de travail positif et convivial;
- avoir une structure de fonctionnement.
Établir des règles de fonctionnement est nécessaire et celles-ci doivent être fixées et adaptées en impliquant les employés.
Ainsi, en télétravail, il faut continuer d’établir une structure de validation des livrables quotidiennement. Faire un appel vidéo ou un suivi par courriel peut convenir. Les rencontres en vidéo ont un atout supplémentaire : elles peuvent inciter l’employé à mieux organiser son environnement de travail, à s’habiller et à démarrer sa journée professionnelle.
Rester en contact
L’écoute et la communication demeurent les points les plus importants à renforcer. Développer un moyen de communication efficace devient ainsi une priorité pour le gestionnaire afin de rester accessible à ses employés et d’éviter de perdre le contact. Les rencontres individuelles et d’équipe ont également pour but de transmettre l’information nécessaire. Autrement, il serait facile pour l’employé de perdre le fil et d’éprouver un sentiment d’inefficacité lors de la réalisation de ses tâches.
Ultimement, toutes ces mesures visent à s’assurer que les employés demeurent mobilisés, et qu’ils ne perdent pas de vue leurs objectifs personnels et ceux de leur entreprise.
Prévoir un environnement de travail sécuritaire
L’employeur demeure responsable de la santé et de la sécurité de sa main-d’œuvre, et ce, même si ses employés travaillent à domicile.
Si cette pratique s’installe, vous pourriez être appelé, en tant qu’employeur, à valider l’ergonomie et la sécurité du lieu de travail par vidéoconférence. De son côté, l’employé est responsable de déclarer toute blessure ou maladie occasionnée par l’exercice de son travail, ceci basé sur la notion de confiance entre l’employé et l’employeur.
Si ce n’est pas déjà établi, il faudrait élaborer une politique concernant la santé et la sécurité du travail à domicile.
Les éléments suivants devraient être y être intégrés :
- le droit d’accès de l’employeur au lieu de travail du télétravailleur;
- le fournisseur du matériel utilisé par l’employé;
- le ou les espaces du domicile constituant le lieu de travail;
- le rappel au télétravailleur de son obligation de déclarer toute lésion professionnelle dès que possible à son supérieur immédiat;
- l’énumération des conditions de travail, en particulier en ce qui concerne les heures habituelles de travail et les heures supplémentaires;
- l’établissement des liens entre les différentes politiques de l’employeur.
Intégrer les technologies
Les gestionnaires devront s’ajuster aux environnements de travail, aux besoins de leurs employés et à leur contexte de vie et il serait justifié de prévoir un processus d’accompagnement pour vos leaders, surtout s’ils expérimentent ce contexte de travail pour la première fois.
Les employés n’ont pas tous le même niveau de connaissance des différents outils existants, d’autant plus que l’entreprise doit s’assurer que l’environnement technologique est sécuritaire et que les travailleurs l’utilisent de façon adéquate.
Le saviez-vous?
Un employeur peut rembourser jusqu’à 500 $ à un employé pour l’achat de matériel informatique aux fin de télétravail, sans avantage imposable pour l’employé.
Une formation adaptée aux outils à distance peut s’avérer nécessaire
En effet, il peut être complexe pour un employé d’utiliser les outils de communication préconisés par l’entreprise, dont les vidéoconférences, et, pour ce faire, l’utilisation seule du courrier électronique n’est pas suffisante.
Vous pouvez bénéficier de l’aide financière pour la formation de vos employés.
Planifier le changement
Instaurer le télétravail à long terme demande une bonne organisation. De nombreux éléments entrent en ligne de compte et chacun d’eux s’avère essentiel pour la continuité de vos activités en toute sécurité et dans l’harmonie.
Gardez en tête que, bien qu’il demande de la souplesse et une gestion proactive, le télétravail pourra être un atout majeur pour la relance de vos affaires dans cette toute nouvelle réalité.
27 Avr 2020 | Écrit par :
Jean-François Boudreault est expert en recrutement au sein de Raymond Chabot Grant Thornton.
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Les mesures de distanciation sociale modifient considérablement les activités des entreprises, peu importe leur type.
Votre entreprise reprendra progressivement ses activités après la pause imposée par le gouvernement, mais vous devez maintenant vous soucier de respecter certaines règles auxquelles vous n’auriez jamais pensé.
- Comment votre entreprise peut-elle s’adapter tout en s’assurant d’un impact minimum sur son chiffre d’affaires?
- Comment peut-elle offrir à ses employés et à sa clientèle un environnement sécuritaire et demeurer concurrentielle?
De là l’importance d’entreprendre les réflexions qui vous permettront d’identifier les pistes de solution adéquates.
Adapter votre modèle opérationnel
Au cours des dernières semaines, certaines entreprises ont cessé leurs activités, d’autres les ont poursuivies en télétravail et d’autres encore ont dû les modifier en tenant compte de la distanciation sociale et introduire des mesures sanitaires accrues.
Les entreprises doivent planifier le retour progressif de leurs activités en tenant compte des impacts des nouveaux paramètres. Ce plan devra prévoir des mesures à la fois permanentes et transitoires.
Voici quelques éléments qui devraient faire partie de votre réflexion :
- Analyse du modèle opérationnel;
- Analyse des capacités d’exploitation;
- Identification du point mort et ajustement du coût de revient.
Analyse du modèle opérationnel
Comment dois-je organiser mon usine, mon commerce ou mes bureaux pour respecter la distanciation sociale? Est-ce encore possible de fonctionner de la même façon qu’avant la crise?
À cet égard, l’analyse de la séquence des opérations et de la répartition des quarts de travail est nécessaire. L’aménagement des installations et la fourniture d’équipement de protection doivent être évalués afin d’assurer la sécurité des employés. Tous ces éléments auront des impacts sur les processus opérationnels qui nécessiteront d’être révisés avec l’objectif de sécurité, mais aussi d’efficience et d’efficacité.
À plus long terme, il devient important de songer à l’automatisation et à l’intégration des technologies dans les opérations. La conversion au 4.0 ou la transformation numérique de vos activités devrait faire partie de la réflexion.
Les changements entraînés par la propagation de la COVID-19 doivent obligatoirement vous amener à réfléchir à votre modèle opérationnel afin de permettre à votre entreprise de s’adapter. Fixez-vous de nouveaux objectifs d’affaires qui tiennent compte des modifications à apporter. Saisissez les occasions qui se présentent en prenant des décisions éclairées. Osez innover!
Analyse des capacités d’exploitation
Ma disposition à servir mes clients et ma capacité de production sont-elles affectées par les directives de distanciation?
Dans ce contexte, il est important d’évaluer l’impact sur la chaîne de valeur de l’entreprise. Si la distanciation sociale réduit la capacité des opérations, il faut évaluer l’incidence sur les délais de livraison au client et sur l’expérience de celui-ci avec votre entreprise. Les paramètres de planification de la production devront aussi être réajustés. Si ceux-ci sont intégrés dans les systèmes informatiques, il sera essentiel de les modifier.
Afin de résoudre cet élément, il sera crucial de déterminer des façons alternatives de créer de la capacité pour répondre à la demande de votre entreprise. Il sera important d’évaluer les coûts de ces solutions et de voir le rendement sur investissement des ajouts ou modifications à faire.
Identification du point mort et ajustement du coût de revient
La capacité de production a un impact sur l’absorption des frais fixes d’une entreprise. Comme vos frais fixes seront modifiés, le calcul du point mort permettra de valider votre nouvelle aisance à les absorber. De plus, tout changement à vos opérations affecte leurs coûts. À cet égard, le coût de revient antérieur n’est probablement plus juste et cela aura un effet sur votre marge brute ou vos prix de vente. Un exercice d’analyse de vos coûts demeure un incontournable pour assurer la rentabilité à long terme de votre entreprise.
Nos experts peuvent vous accompagner afin d’identifier les conséquences des mesures de distanciation sociale sur votre entreprise et les solutions qui s’offrent à vous. Chaque entité est unique. Il y a autant de possibilités qu’il y a d’organisations. Grâce à Solutions PME, vous disposerez d’outils concrets et personnalisés qui vous permettront de vous adapter à la situation actuelle en tenant compte de vos objectifs d’affaires.
Laissez-nous vous aider à garder le cap!
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En cette période de perturbation et de distanciation sociale, plusieurs défis attendent les travailleurs provenant de l’étranger et leurs employeurs.
1. Obtenir les documents requis pour le permis de travail
La pandémie cause un ralentissement au niveau des services offerts dans plusieurs entreprises et services gouvernementaux à travers le monde. Cette nouvelle réalité cause des difficultés pour certains travailleurs étrangers temporaires (TET) qui se voient incapables d’obtenir les documents requis pour faire une demande de permis de travail.
Les renouvellements de passeport, l’obtention de rapport de police et les traductions de documents officiels sont quelques exemples de pièces requises qui sont désormais difficiles à obtenir, ce qui peut compliquer la venue d’un TET. S’assurer que chaque travailleur a déjà en sa possession les documents pour faire une demande de permis de travail devient primordial pour tous les employeurs.
2. Déplacement vers les aéroports
Les mesures de confinement et de restriction des déplacements mises en place dans certains pays peuvent rendre l’accès à un aéroport difficile. Un TET qui a déjà en main toutes les autorisations requises pour voyager vers le Canada pourrait avoir de la difficulté à quitter son pays pour la simple et unique raison que les transports interrégionaux sont moins fréquents, voire limités. Ainsi, les entreprises se doivent de gérer la logistique du départ de leurs TET en direction du Canada en fournissant les preuves documentaires qui faciliteront leur déplacement vers l’aéroport.
3. Gérer l’isolement des TET
À leur arrivée au Canada, les TET devront obligatoirement être isolés pour une période de 14 jours. Les consignes de l’Institut national de la santé publique du Québec à ce sujet sont très contraignantes. Chaque entreprise a la responsabilité de mettre des mesures en place avant l’arrivée des TET, tels qu’un maximum de deux personnes par chambre, la désinfection quotidienne des lieux, l’affichage des consignes sanitaires dans la langue des TET ou la vérification des symptômes de chaque TET.
4. Distanciation sociale sur les lieux de travail
Les consignes sanitaires continuent de s’appliquer sur les lieux de travail même une fois la période d’isolement de 14 jours terminée. Le lavage fréquent des mains est obligatoire et une distance de deux mètres entre chaque personne doit être maintenue. Les employeurs devront donc modifier ou adapter le cadre de travail des TET afin de leur permettre de respecter la distanciation sociale.
5. Les coûts
Le transport entre l’aéroport et le lieu de travail, l’isolement de 14 jours avec salaire et parfois même le billet d’avion sont tous des éléments qui seront aux frais de l’employeur. Le gouvernement fédéral a annoncé une aide financière de 50 millions de dollars pour les producteurs agricoles et les entreprises de transformation afin de pallier ces coûts.
La COVID-19 représente donc un réel casse-tête pour les entreprises qui attendent l’arrivée de TET. Plus que jamais, il est important de mettre en place une bonne stratégie pour assurer la fluidité du processus d’immigration de la main-d’œuvre étrangère. De cette façon, les employeurs peuvent minimiser les délais administratifs et éviter certaines embuches mentionnées ci-dessus.
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Bien avant la crise sanitaire de la COVID-19, l’administration des finances était déjà l’un des grands défis chez les gestionnaires d’entreprise canadiens. Avec les enjeux des derniers mois, plusieurs entreprises ont dû revoir leurs priorités et repenser leurs façons de faire.
En s’adaptant à une nouvelle normalité, diverses entreprises cherchent des moyens et des outils pour devenir plus autonomes en matière de comptabilité afin de maintenir le cap sur leurs projets d’avenir et prévoir les contrecoups.
Voici trois raisons pour lesquelles optimiser vos finances devrait faire partie de vos plans devant cette nouvelle réalité d’affaires :
1. Obtenir des liquidités
La situation causée par la pandémie a mis en lumière, chez plusieurs petites entreprises québécoises, des améliorations à apporter en matière de gestion financière. Souvent délaissée par manque de temps ou de connaissance, la gestion du flux de trésorerie s’avère particulièrement critique dans les démarches d’obtention de prêts d’urgence ou d’autres mesures d’aide liées à la crise.
Plusieurs entrepreneurs doivent prendre un pas de recul, dans une situation anxiogène, pour mettre de l’ordre dans les comptes d’entrée et de sortie d’argent, évaluer leur contingence et élaborer des scénarios prévisionnels. Cela leur permet finalement de présenter un dossier à leur banquier ou au gouvernement afin d’obtenir rapidement des liquidités pour assurer le maintien et la relance de leurs affaires.
Ainsi, une majorité de dirigeants d’entreprise constatent, durant ces moments difficiles, la nécessité d’une gestion rigoureuse des finances au quotidien.
2. Repenser son modèle d’affaires
Le message lancé par tous les leaders québécois est clair : pour leur pérennité, les entreprises devront s’adapter aux nouvelles réalités créées par la pandémie. Distanciation physique, virtualisation, modifications aux chaînes d’approvisionnement : c’est souvent tout le modèle d’affaires qui doit être repensé pour espérer être profitable à moyen terme.
Les entrepreneurs devront se demander quelles activités, quels produits et quels services sont vraiment rentables. Pour cela, ils devront suivre de très près leurs résultats, évaluer les retours sur investissement et être prêts à changer rapidement leur stratégie au besoin. Une vision claire sur ses finances sera essentielle dans ce contexte.
3. Sécuriser ses partenaires d’affaires ou en développer de nouveaux
Le paysage entrepreneurial aura complètement changé. Des acquisitions, des fusions ainsi que des alliances stratégiques seront réalisées afin d’assurer la continuité des affaires de plusieurs entrepreneurs. Ces derniers devront fournir des chiffres précis à leurs partenaires d’affaires, actuels ou futurs, pour assurer une communication transparente et conclure des ententes significatives pour l’avenir des parties.
Les entrepreneurs devraient donc commencer dès maintenant à mettre en œuvre de bonnes pratiques de gestion financière. Des outils en ligne, faciles d’accès, peuvent aider ceux qui manquent de temps pour les tâches comptables tout en leur assurant le suivi de leur budget.
Nos experts proposent d’ailleurs une solution infonuagique abordable, soutenue par notre filiale Operio, pour assurer la réalisation de sa vision d’affaires.
23 Avr 2020 | Écrit par :
