Module 5 – Employés

Avantages non imposables

 

Allocation pour frais d’automobile

Une allocation raisonnable calculée exclusivement en fonction du nombre de kilomètres parcourus dans le cadre des fonctions de l’emploi n’est pas imposable. L’allocation sera jugée raisonnable, même si l’employeur rembourse certaines dépenses10 à l’employé, dans la mesure où elle est déterminée sans tenir compte de ces dépenses.

Les administrations fiscales tendent à affirmer qu’une allocation est raisonnable si le taux n’excède pas 0,55 $/km pour les 5 000 premiers kilomètres et 0,49 $/km pour tous les autres kilomètres11. L’allocation doit tenir compte du kilométrage réellement parcouru. Il est donc essentiel de tenir un registre des déplacements réels pour s’assurer que l’allocation ne soit pas imposable.

Si l’employé juge l’allocation reçue non raisonnable parce qu’elle est insuffisante pour couvrir ses frais de déplacement, il peut ajouter cette allocation à ses revenus et déduire ses frais réels à ce titre.

Allocation mixte

Lorsqu’un employeur verse à ses employés une allocation constituée d’un montant fixe et d’un montant calculé selon un taux par kilomètre, le total de l’allocation est imposable lorsque les deux parties de l’allocation visent la même utilisation d’un véhicule. L’employé peut toutefois déduire les dépenses admissibles relatives à l’utilisation de son automobile.

10   Par exemple, assurance commerciale supplémentaire, stationnement, péage sur les autoroutes ou frais de traversier.
11   Taux de 2018.

 

Allocation pour un administrateur

Au fédéral, une allocation pour frais d’automobile ou un remboursement de dépenses engagées pour se rendre à une réunion du conseil d’administration d’un organisme de bienfaisance enregistré n’est pas imposable.

Au Québec, les allocations ou les remboursements pour frais de voyage versés à un représentant d’une société, d’une association ou d’une organisation en vue d’assister aux réunions du conseil d’administration ou d’un comité dont il est membre ne sont pas imposables si les conditions suivantes sont remplies:

  • Les sommes sont raisonnables;
  • Il n’a pas de lien de dépendance avec l’entité;
  • Les réunions ont lieu dans un endroit éloigné d’au moins 80 kilomètres de son lieu de résidence:
    • Cet endroit est lié au territoire sur lequel l’organisme sans but lucratif exerce ses activités;
    • Dans les autres cas, cet endroit est situé à l’intérieur du territoire municipal local ou de la région métropolitaine où se trouve l’établissement de l’entité.

Membre d’un organisme municipal

Une allocation de dépenses versée à un membre d’un organisme municipal n’est pas imposable dans la mesure où elle n’excède pas le tiers (la moitié au Québec) de l’allocation et du traitement reçus dans le cadre des fonctions. Toutefois, à compter de 2019, une telle allocation sera imposable au fédéral si elle n’est pas soumise à une justification.

Cotisations professionnelles et syndicales

Au fédéral, il n’y a aucun avantage imposable lorsque l’employeur paie ou rembourse des cotisations à une association professionnelle si cette adhésion est bénéfique pour l’employeur. Par ailleurs, le paiement ou le remboursement des frais initiaux payés pour l’admission à un ordre professionnel constitue un avantage imposable.

Au Québec, les cotisations payées par l’employeur aux associations visées par l’Office des professions du Québec, à une association artistique reconnue de même qu’à l’Association professionnelle des chauffeurs de taxi du Québec constituent un avantage imposable pour les employés (voir le tableau au point 4 du présent module).

N’oubliez pas de réclamer le crédit d’impôt non remboursable du Québec à l’égard des cotisations professionnelles incluses dans vos revenus à titre d’avantage imposable.

Frais de scolarité et de formation

Il n’y a pas d’avantage imposable pour l’employé lorsque des activités de formation profitent principalement à l’employeur. Ces activités incluent:

  • la formation (y compris les frais connexes comme les livres, les repas, les déplacements, etc.) menant à un diplôme, une licence ou un certificat12 et servant à maintenir ou à améliorer les habiletés liées aux activités de l’employeur, dans la mesure où l’on s’attend à ce que l’employé reprenne son emploi pour une période de temps assez longue après la fin des cours;
  • la formation sur des sujets liés aux affaires, comme la gestion du stress, même si cette formation ne concerne pas directement l’entreprise de l’employeur.

Par contre, si la formation est suivie principalement au bénéfice de l’employé, le coût de cette formation payée par l’employeur constitue un avantage imposable. Finalement, les montants payés par un employeur pour les études d’un membre de la famille d’un employé peuvent bénéficier d’un traitement fiscal avantageux (voir le Module III).

 

12   Au Québec, il n’est pas nécessaire que la formation mène à l’obtention d’un diplôme ou d’une licence.

Stationnement

Il y a un avantage imposable lorsque l’employeur fournit gratuitement, ou pour un coût inférieur à la JVM, un espace de stationnement à son employé. Cet avantage correspond à la JVM de la place de stationnement en tenant compte des taxes moins tout montant payé par l’employé. Il n’y a pas d’avantage imposable lorsqu’il est impossible de déterminer la JVM, par exemple dans le cas d’une place dans le stationnement d’un centre commercial offert à tout le monde, ou d’un stationnement où il y a moins de places que d’utilisateurs et où les places sont occupées par les employés qui arrivent les premiers.

Lorsqu’un employé doit utiliser une automobile de façon régulière dans le cadre de son emploi (trois jours ou plus par semaine), la valeur du stationnement ne constitue pas un avantage imposable. Par ailleurs, lorsque l’employé utilise son automobile de façon irrégulière, l’avantage peut être réduit pour tenir compte du nombre de jours où l’employé doit utiliser son automobile par rapport au nombre de jours où le stationnement lui est fourni.

Indemnités en raison des heures supplémentaires

Il n’y a aucun avantage imposable lorsqu’une indemnité est payée à l’employé ou qu’un repas lui est fourni en raison des heures supplémentaires effectuées, dans la mesure où les conditions suivantes sont satisfaites:

  • Les heures supplémentaires sont effectuées à la demande de l’employeur pour une durée prévue d’au moins deux heures;
  • Les heures supplémentaires sont peu fréquentes ou de nature occasionnelle;
  • L’indemnité est raisonnable13.

Le même traitement fiscal s’applique aux indemnités de transport versées aux employés pour qu’ils se déplacent entre leur lieu de travail et leur résidence en raison des heures supplémentaires. Dans ce cas, les conditions mentionnées précédemment doivent être remplies et le service de transport en commun ne doit pas être disponible ou il doit être raisonnable de considérer que la sécurité du particulier est menacée en raison de l’heure tardive. Au Québec, la politique administrative exige que l’employeur accorde un remboursement de dépenses plutôt qu’une allocation afin que cette mesure s’applique.

 

13   En général, un montant jusqu’à concurrence de 17 $ par repas est considéré raisonnable par l’ARC.

Activité mondaine offerte à tous les employés

Lorsqu’un employeur offre gratuitement une soirée ou une activité mondaine à tous ses employés, cette activité n’entraîne pas d’avantage imposable pour l’employé, dans la mesure où le coût, excluant les frais accessoires (transport, logement temporaire, etc.), ne dépasse pas 150 $ par personne.

Volontaires des services d’urgence

Un montant ne dépassant pas 1 000 $ (1 150 $ au Québec14) payé aux pompiers volontaires15, aux techniciens ambulanciers volontaires et aux autres volontaires participant aux activités de recherche ou de sauvetage d’urgence est non imposable. Tout excédent payé à ce titre est imposable.

 

14   En 2018. Indexé annuellement au Québec.

15   Le particulier qui réclame le crédit d’impôt pour pompiers volontaires ou le crédit pour volontaires participant à des activités de recherche et de sauvetage (voir le point 9 du présent module) ne peut bénéficier de cette exemption à l’égard des montants reçus dans le cadre de cette fonction.

Cadeaux et récompenses

Un employeur16 peut offrir à ses employés, libre d’impôt, des cadeaux et récompenses dans le but de souligner certaines occasions spéciales ou pour reconnaître certains accomplissements exceptionnels. La valeur totale combinée des cadeaux et récompenses offerts ne doit pas excéder 500 $. Par contre, au Québec, une limite de 500 $ s’applique distinctement pour les cadeaux et pour les récompenses, de sorte qu’un employeur peut donner sans incidence fiscale une valeur totale de 1 000 $ par année à chacun de ses employés. Cette exemption ne vise toutefois pas les récompenses octroyées en échange d’une prestation de travail (p. ex. pour récompenser l’atteinte d’un certain objectif de vente ou de rendement).

Au fédéral, en plus des cadeaux et des récompenses, un prix non monétaire d’une valeur maximale de 500 $ peut aussi être offert à un employé en franchise d’impôt une fois tous les cinq ans pour récompenser les années de service ou pour souligner un anniversaire.

Voici un résumé des différentes règles:

Fédéral Québec
Admissible
  • Cadeaux et récompenses non monétaires d’une valeur totale annuelle de 500 $ ET
  • Prix d’une valeur maximale de 500 $ tous les cinq ans pour récompenser les années de service ou souligner un anniversaire.
  • Cadeaux non monétaires d’une valeur totale annuelle de 500 $ ET
  • Récompenses non monétaires d’une valeur totale annuelle de 500 $.
Non admissible
  • Cadeaux et récompenses en argent;
  • Chèques-cadeaux;
  • Pièces de monnaie.
  • Cadeaux et récompenses:
    • En numéraire;
    • Facilement convertibles en numéraire17;
  • Paiement par l’employeur de primes d’assurance de personnes.
Traitement
  • Le premier 500 $ de valeur est non imposable pour l’employé; toute valeur excédentaire est imposable;
  • Déductible pour l’employeur.
  • Le premier 500 $ de valeur de cadeaux et le premier 500 $ de récompenses sont non imposables pour l’employé; toute valeur excédentaire est imposable;
  • Déductible pour l’employeur.

16   Un employé sera généralement considéré avoir reçu un avantage imposable lié à son emploi s’il reçoit un cadeau ou une récompense directement d’un fournisseur ou d’un client de son employeur. L’exemption de 500 $ ne s’applique pas à un tel montant.

17    Au Québec, les chèques-cadeaux, les cartes-cadeaux ou les cartes à puce utilisés pour l’achat d’un bien ou d’un service chez un ou plusieurs commerçants identifiés ne sont pas considérés comme des cadeaux et récompenses facilement convertibles en numéraire, contrairement aux cartes de crédit.

Laissez-passer de transport en commun ou collectif – Québec

Au Québec, le coût des laissez-passer de transport en commun payés ou remboursés par un employeur (voir le Module VI) pour permettre à un employé de se rendre au travail ne constitue pas un avantage imposable pour l’employé. Il en est de même pour l’utilisation d’un service de transport collectif intermunicipal offert par l’employeur.

Divers avantages non imposables
  • Dans certaines circonstances, le remboursement des frais de déménagement, y compris les frais raisonnables liés à la réinstallation des services, au branchement d’appareils ainsi qu’aux modifications requises pour l’installation des biens déménagés. D’autre part, une allocation versée pour les frais accessoires de réinstallation ne constitue pas un avantage imposable, dans la mesure où elle n’excède pas un montant équivalant à deux semaines de salaire de l’employé au Québec ou à 650 $ au fédéral;
  • Le remboursement d’une perte sur la cession de la résidence d’un employé par suite d’un déménagement demandé par l’employeur, avec une limite maximale de 15 000 $ (voir le point 4 du présent module);
  • Les cotisations de l’employeur à un RPA, à un régime de prestations supplémentaires de chômage et à un RPDB;
  • Les escomptes accordés à l’ensemble des employés;
  • L’utilisation des installations récréatives de l’employeur sous réserve de certaines conditions;
  • Les repas subventionnés, lorsque l’employé est tenu de payer des frais raisonnables pour le coût de la nourriture. L’ARQ accepte la formule suivante pour calculer cet avantage dans le cas des employés de l’hôtellerie et de la restauration: 80 % du montant le moins élevé entre le coût minimal d’un repas (comprenant toutes les taxes) ou de 8,52 $ (en 2018), moins tout montant payé par l’employé;
  • Les uniformes distinctifs ou vêtements spéciaux et équipements de protection requis pour le travail;
  • Le transport au lieu de travail, s’il est fourni directement par l’employeur pour des motifs de sécurité;
  • Le logement, les repas et le transport à un chantier particulier où l’employé travaille temporairement ou à un chantier éloigné de toute agglomération établie;
  • Certains laissez-passer pour les employés et les employés retraités de compagnies de transport par autobus, métro, train ou avion, sauf pour les employés actifs de lignes aériennes pour lesquels l’avantage est imposable si leur place a été retenue et confirmée. Les laissez-passer offerts gratuitement ou à prix réduit à un membre de la famille d’un employé ou d’un employé retraité entraînent l’imposition d’un avantage pour l’employé;
  • Les services d’orientation qui touchent la santé physique ou mentale, la recherche et la cessation d’emploi ou la retraite;
  • L’allocation versée à un employé à temps partiel à titre de frais de déplacement, à condition que cet employé soit sans lien de dépendance avec l’employeur, qu’il occupe un autre emploi ou exploite une entreprise, que le montant soit raisonnable et que cette fonction à temps partiel s’exerce dans une région située à au moins 80 kilomètres de son lieu ordinaire de résidence et du lieu principal où il exerce son emploi ou exploite son entreprise;
  • Les frais de voyage du conjoint, lorsque sa présence est requise par l’employeur et qu’il participe à la réalisation des objectifs d’affaires du voyage;
  • Les frais payés à un préposé pour aider un employé souffrant d’une invalidité à exercer un emploi, selon certaines limites;
  • Les frais de transport et de stationnement payés par l’employeur à un employé aveugle ou souffrant d’un handicap moteur, y compris une allocation pour l’utilisation d’un taxi ou d’un service de transport public adapté;
  • L’allocation raisonnable pour frais de voyage autres que l’utilisation d’une automobile (par exemple la nourriture, les boissons ou le logement) versée à un employé dont le travail n’est pas lié à la vente de biens ou à la négociation de contrats si elle sert à couvrir les frais relatifs aux voyages qu’il effectue à l’extérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine où est situé l’établissement auquel l’employé est rattaché. Une telle allocation pour voyager à l’intérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine n’est pas imposable si elle est versée principalement pour le bénéfice de l’employeur;
  • L’allocation raisonnable pour frais de voyage versée à un employé dont le travail est lié à la vente de biens ou à la négociation de contrats;
  • Les cotisations d’un employé à titre de membre d’un club sportif, payées par l’employeur, dans la mesure où l’employeur prouve que cette adhésion est à son propre bénéfice (au-delà du seul fait que l’employeur peut bénéficier dans une certaine mesure d’avoir des employés plus en santé);
  • Les services d’Internet, les appareils informatiques et les téléphones cellulaires mis à la disposition des employés, dans la mesure où ils s’en servent pour accomplir leurs tâches ou lorsque leur utilisation profite principalement à l’employeur. Au fédéral, un avantage imposable doit être calculé en fonction du pourcentage d’utilisation de l’Internet à des fins personnelles. Au Québec, un avantage imposable doit être ajouté au revenu de l’employé si son utilisation personnelle de l’Internet ou du téléphone occasionne des frais additionnels pour l’employeur ou si l’employeur verse une allocation à l’employé;
  • Au fédéral, le remboursement de frais de garde d’enfants par un employeur à son employé, si ce dernier a dû travailler à l’extérieur à la demande de son employeur;
  • Les points accumulés par un employé dans le cadre d’un programme de fidélisation dans la mesure notamment où les points ne sont pas convertis en espèces et que l’employeur ne les contrôle pas. Ainsi, par exemple, les points accumulés grâce à la carte de crédit de l’entreprise ne sont pas visés par cet allégement.

Songez à demander à votre employeur de vous octroyer certains avantages non imposables au lieu d’une augmentation salariale.

 

Des articles et conseils sur la fiscalité