Module 5 – Employés

Dépenses liées à un emploi

Un employé ne peut déduire que les dépenses spécifiquement prévues par la loi. De façon générale, il peut réclamer des dépenses si son contrat d’emploi l’oblige à les acquitter personnellement, s’il est habituellement tenu d’exercer ses fonctions ailleurs qu’au lieu de l’entreprise de son employeur et s’il ne reçoit aucune allocation pour frais de déplacement non imposable. L’employeur doit attester que les conditions de travail de l’employé lui permettent de déduire certaines dépenses.

Un employé à commission peut quant à lui déduire l’ensemble de ses dépenses (à l’exception de celles de nature capitale et de celles relatives aux cotisations et aux adhésions à des clubs sportifs ou de loisirs), jusqu’à concurrence du montant des commissions reçues. Cette limite ne s’applique toutefois pas à l’amortissement et aux intérêts à l’égard d’une automobile.

Frais de véhicule à moteur

Un employé obligé de travailler ailleurs qu’à l’établissement de l’employeur peut déduire les frais engagés pour l’utilisation d’un véhicule à moteur si, d’après son contrat, il doit payer ses propres frais et s’il n’a pas reçu d’allocation non imposable pour ces dépenses (voir le point 3 du présent module). Seuls les frais engagés dans le cadre de l’emploi sont alors déductibles; l’utilisation du véhicule pour se rendre d’une résidence à un lieu de travail constitue normalement une utilisation à des fins personnelles.

Calcul de la déduction

Les montants maximaux admissibles pour le calcul de la dépense d’amortissement, d’intérêts et de frais de location sont les suivants :

Coût en capital Intérêts Frais de location mensuels
 

 

30 000 $ + taxes18

 

 

10 $/jour

Le moins élevé de:

  • ((Frais de location réels + taxes) × (30 000 $ + taxes))/85 % du prix suggéré par le fabricant, sans taxes (minimum 35 294 $ + taxes)
  • 800 $ + taxes

La déduction se calcule de la façon suivante :

(Frais de fonctionnement19 + Amortissement + Intérêts) × (km aux fins d’emploi/km total)

ou

(Frais de fonctionnement19 + Frais de location) × (km aux fins d’emploi/km total)

Le taux d’amortissement d’un véhicule à moteur est de 30 %. Certaines règles particulières s’appliquent pour la première et la dernière année de fonctionnement et selon qu’il s’agit d’un véhicule dont le coût en capital excède ou non la limite mentionnée dans le tableau précédent.

Si vous réclamez des dépenses d’automobile, tenez un registre pour chaque véhicule utilisé pour affaires.

 

18    Soit 34 493 $ au Québec, 33 900 $ en Ontario et 34 500 $ au Nouveau-Brunswick.

19    Carburant, huile, entretien, réparations, assurances, permis, immatriculation.

Frais de déplacement, de repas et de représentation

Un employé obligé de voyager pour affaires peut déduire les frais raisonnables de déplacement (avion, autobus, train ou taxi), de logement (chambre d’hôtel) et de nourriture.

Cependant, les frais de repas ne sont déductibles que lorsque l’employé est absent au moins 12 heures de la municipalité où il se présente normalement à son travail; le maximum déductible est de 50 % du montant payé ou du montant raisonnable dans les circonstances, sauf lorsque les repas sont compris dans le prix du billet d’avion, de train ou d’autobus. Quant aux frais de stationnement, ils sont déductibles dans la mesure où ils ne sont pas payés pour se stationner à l’établissement de l’employeur (à la journée ou au mois).

Employés à commission

Les employés à commission peuvent déduire les frais de représentation payés pour gagner leur revenu. En général, la déduction est limitée à 50 % du montant dépensé à cet égard (voir le Module VI). Au Québec, un employé à commission n’a pas à respecter l’exigence d’une absence d’au moins 12 heures pour pouvoir déduire ses frais de repas dans la mesure où le repas est consommé avec un client.

Industrie du transport

Les employés de l’industrie du transport n’ont pas à respecter l’exigence d’une absence d’au moins 12 heures mentionnée ci-dessus, dans la mesure où ils effectuent généralement des déplacements d’une durée et d’une distance telles qu’ils doivent passer la nuit à l’extérieur de la municipalité.

Aux fins du calcul de la déduction pour frais de repas, les administrations fiscales proposent à ces employés une méthode simplifiée qui ne nécessite aucun reçu. Ainsi, le contribuable peut demander une déduction selon un taux fixe de 17 $ par repas. Les employés qui se rendent aux États-Unis peuvent déduire 17 $ US par repas et convertir ensuite ce montant en dollars canadiens. Par ailleurs, lorsque l’employeur fournit des installations à une équipe de travail pour cuisiner, comme par exemple dans un train, chaque personne peut demander un maximum de 34 $ par jour pour l’acquisition de provisions.

Au fédéral, le nombre de repas est limité à un repas toutes les quatre heures sans toutefois dépasser trois repas par jour. Au Québec, le nombre de repas est limité en fonction de la durée de l’absence:

  • De 4 heures à 10 heures: 1 repas;
  • Plus de 10 heures et moins de 12 heures : 2 repas;
  • De 12 heures à 24 heures: 3 repas;
  • Plus de 24 heures: un repas toutes les 4 heures, jusqu’à un maximum de 3 repas par jour.

Bien sûr, le contribuable est toujours libre de continuer à utiliser la méthode détaillée et de conserver les reçus. La déduction dont peut bénéficier l’employé est égale à 50 % de ce taux fixe ou à 50 % des coûts réels, selon la méthode qu’il a choisie. La portion déductible des aliments et boissons consommés par les conducteurs de grands routiers dans le cadre de certains de leurs déplacements est de 80 % (voir le Module VI).

Fournitures et équipements

L’employé peut déduire le coût des fournitures que son contrat l’oblige à payer, qui servent à sa tâche et ne peuvent être réutilisées: papier, crayons, stylos, trombones, timbres, annuaires, répertoires, frais pour télécopieur ou pour les interurbains. Les dépenses suivantes n’entrent pas dans cette catégorie de dépenses: le coût du service téléphonique de base, les frais d’installation du téléphone cellulaire ainsi que le coût d’un ordinateur et de tout matériel semblable. De plus, les frais d’intérêts sur l’argent emprunté pour acquérir ce genre de matériel, la déduction pour amortissement ainsi que le coût des uniformes et des outils ne sont pas déductibles.

Les frais de location d’ordinateurs, de téléphones cellulaires, de télécopieurs ou de matériel semblable ainsi que les frais d’appels cellulaires engagés dans le but de gagner un revenu de commission sont déductibles.

Comme employé à commission, louez votre équipement au lieu de l’acheter puisque la dépense de location est déductible, alors que les déductions pour amortissement et frais d’intérêts sont refusées.

Enseignants et éducateurs de la petite enfance

Au fédéral, les enseignants et éducateurs de la petite enfance ont droit à un crédit d’impôt remboursable de 15 % sur un montant maximal de 1 000 $ de dépenses engagées au cours d’une année d’imposition pour l’achat de fournitures scolaires admissibles, attestées par l’employeur au moyen d’un certificat écrit.

Les enseignants peuvent aussi déduire au fédéral le coût des fournitures non admissibles au crédit qu’ils achètent dans le cadre de leurs fonctions, dans la mesure où il peut être démontré que l’acquisition des fournitures est une condition expresse ou implicite de leur contrat d’emploi et qu’il est entendu entre l’employeur et l’employé que ce dernier a l’obligation d’assumer ces dépenses.

Gens de métier

Les gens de métier ont droit à une déduction d’impôt jusqu’à un maximum annuel de 500 $ à l’égard des achats d’outils neufs dans le but de remplir une condition d’emploi. La première tranche de 1 195 $ (1 160 $ au Québec) de dépenses n’est toutefois pas déductible20.

Coiffeurs

Un coiffeur salarié peut déduire les dépenses se rapportant à l’utilisation de produits (shampoing, conditionneur, etc.) dans la mesure où son contrat d’emploi l’oblige à les fournir. Les employés de cette industrie pourraient également être reconnus comme des gens de métier aux fins de la dépense d’outillage de gens de métier à l’égard de l’achat d’un séchoir ou d’un fer à friser par exemple.

Travailleurs forestiers

Un salarié travaillant dans une exploitation forestière peut déduire les dépenses engagées pour l’utilisation d’une scie mécanique ou d’une débroussailleuse si les conditions de travail l’obligent à fournir ces outils et à les entretenir et qu’il n’est pas remboursé pour ces dépenses. De façon générale, les dépenses comprennent le coût des équipements, du carburant et des réparations, les frais de location, les intérêts et la prime d’assurance. Les frais engagés pour des chaussures ou des vêtements acquis pour se protéger des dangers propres à cet emploi ne sont pas déductibles. Toutefois, l’allocation versée par l’employeur pour acquérir ces articles n’est généralement pas imposable.

 

20    Montants pour 2018, indexés annuellement.

Musiciens et artistes salariés

Les musiciens salariés peuvent déduire les dépenses se rapportant à l’utilisation de leur instrument de musique, dans la mesure où elles n’excèdent pas les revenus nets tirés de leur emploi comme musicien pour l’année. Les frais admissibles comprennent les frais d’entretien ou de location, le coût des primes d’assurance et l’amortissement de l’instrument (catégorie 8 – 20 %), s’ils en ont fait l’acquisition.

Au fédéral, les artistes peuvent déduire leurs dépenses selon les règles générales applicables aux employés salariés, ou plutôt traiter ces frais à titre de dépenses d’artistes salariés et ainsi déduire les dépenses engagées pour gagner un revenu d’emploi provenant d’une activité artistique admissible jusqu’à concurrence du moins élevé de 1 000 $ ou de 20 % du revenu d’emploi tiré de cette activité.

Chauffeurs de taxi

Les chauffeurs de taxi peuvent bénéficier d’un crédit d’impôt remboursable, à certaines conditions (voir le Module VI).

Bureau à domicile

Un employé peut déduire les frais de bureau si son contrat l’oblige à avoir un bureau et à en payer les frais. Cependant, s’il s’agit d’un bureau à domicile, il ne peut le faire que:

  • si son bureau est son principal lieu de travail; ou
  • s’il l’utilise seulement pour gagner un revenu d’emploi et rencontrer des clients ou des personnes liées à son travail, de façon régulière et continue.

Les dépenses déductibles comprennent l’électricité, le chauffage et les produits de nettoyage raisonnablement attribuables à ce bureau (au prorata de la superficie occupée, par exemple). L’impôt foncier, les primes d’assurance, les intérêts hypothécaires et l’amortissement ne sont pas déductibles. Toutefois, un employé à commission peut déduire une partie de l’impôt foncier et des assurances. Si l’employé occupe un logement loué, la déduction couvre la partie du loyer occupée par le bureau. Ces dépenses ne peuvent excéder le revenu d’emploi, mais le solde peut être reporté indéfiniment.

Cotisations professionnelles et syndicales

Le tableau suivant résume le traitement des cotisations professionnelles et syndicales pour un employé:

Fédéral Québec

COTISATIONS PAYÉES PAR L’EMPLOYEUR

  • Aucun avantage imposable pour l’employé si l’employeur est le principal bénéficiaire
  • Avantage imposable sur le montant total payé par l’employeur (incluant les taxes)
  • Aucune déduction
  • Crédit d’impôt non remboursable21 pour:
    • Cotisation annuelle (incluant les taxes)
    • Montant versé à l’Office des professions du Québec
  • L’employé n’a pas droit au remboursement de la TPS/TVH
  • L’employé n’a pas droit au remboursement de la TVQ

COTISATIONS PAYÉES PAR L’EMPLOYÉ

  • Déduction du montant incluant:
    • Cotisation annuelle (incluant les taxes)
    • Montant versé à l’Office des professions du Québec
  • Crédit d’impôt non remboursable21 pour:
    • Cotisation annuelle (sans taxe)22
    • Montant versé à l’Office des professions du Québec
  • Droit au remboursement de la TPS/TVH si l’employeur est inscrit et n’est pas une institution financière désignée (p. ex.: banque, courtier)
  • Droit au remboursement de la TVQ si l’employeur est inscrit
  • Le remboursement de TPS/TVH/TVQ est imposable dans l’année où il est reçu
  • Le remboursement de TPS/TVH/TVQ n’est pas imposable

Les sommes versées pour une assurance responsabilité nécessaire au maintien d’un statut professionnel sont déductibles dans le calcul du revenu des salariés.

 

21   Taux de 10 %.

22    Dans la mesure où l’employé a droit au remboursement de la TPS/TVH et de la TVQ.

Frais de déménagement

Un particulier qui change de lieu de résidence au Canada pour occuper un emploi (y compris un emploi d’été), ou pour exploiter une entreprise peut déduire ses frais de déménagement à la condition qu’il se rapproche d’au moins 40 kilomètres du nouveau lieu de travail. Les frais de déménagement engagés à l’étranger peuvent également être déduits si le particulier est un résident du Canada aux fins fiscales. Dans tous les cas, la déduction totale des frais de déménagement est limitée annuellement au revenu d’emploi gagné au nouveau lieu de travail. Tout excédent peut être reporté aux années subséquentes.

Les frais admissibles sont spécifiquement énumérés dans les lois fiscales et couvrent, entre autres, les frais de déplacement, de repas et de logement du particulier et de sa famille, les frais de transport des meubles, les dépenses liées au départ d’une résidence et certains frais pour l’acquisition d’une nouvelle résidence. On permet également de réclamer les frais liés à l’entretien d’une ancienne résidence laissée inoccupée, comme les intérêts hypothécaires, l’impôt foncier, les primes d’assurance et les frais de chauffage et d’électricité, jusqu’à un maximum de 5 000 $.

Pour le calcul des frais de déplacement engagés dans le cadre d’un déménagement, le contribuable peut choisir une méthode simplifiée ne nécessitant aucun reçu. Cette méthode prévoit une déduction selon un taux fixe de 17 $ par repas, jusqu’à concurrence de 51 $ par jour par personne durant les déplacements de sa famille vers le nouveau lieu de résidence, ainsi que la déduction des frais de fonctionnement d’un véhicule à raison de 0,505 $ par kilomètre parcouru à partir du Québec (0,555 $ pour l’Ontario et 0,505 $ pour le Nouveau-Brunswick) pour s’y rendre23. Bien sûr, le contribuable est toujours libre d’utiliser la méthode détaillée et de conserver les reçus.

D’autre part, certains frais de déménagement payés par l’employeur pour le compte de l’employé entraînent un avantage imposable. Par ailleurs, la première tranche de 15 000 $ versée à un employé (ou à une personne qui lui est liée) pour compenser une perte réelle subie à la vente de son ancienne résidence dans le cadre d’une réinstallation admissible est non imposable. Seule la moitié du montant versé à l’employé en sus de ce montant est imposable.

De plus, un prêt sans intérêt pour aider un employé à acquérir une nouvelle résidence donne lieu à un avantage imposable, à l’exception d’un prêt à la réinstallation (voir le point 1 du présent module), alors que certaines allocations versées par l’employeur ne sont pas imposables (voir le point 3 du présent module).

 

23Montants de 2017. Les chiffres de 2018 seront disponibles en janvier 2019. Pour une mise à jour des taux et montants, consultez le site Internet de l’ARC à l’adresse suivante: https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/impot/particuliers/sujets/tout-votre-declaration-revenus/declaration-revenus/remplir-declaration-revenus/deductions-credits-depenses/ligne-255-deductions-habitants-regions-eloignees/taux-repas-vehicule-sont-utilises-calculer-frais-deplacement.html.

Frais juridiques

Un contribuable peut généralement déduire les frais juridiques payés dans l’année en vue de recouvrer un salaire ou pour établir son droit à ce salaire, même s’il n’a pas encore recouvré le montant qui lui est dû. Un employé a également le droit de déduire les frais payés en vue de recouvrer ou d’établir un droit à une allocation de retraite ou à une prestation de pension.

 

 

 

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