Mis à jour le 8 juillet 2021

Garder le personnel mobilisé peut être un défi en tout temps, mais c’est encore plus vrai dans le cadre du télétravail ou en période de changements.

Il est pourtant nécessaire pour le bien-être des employés et pour le bon fonctionnement des opérations que la motivation de chacun reste intacte.

Voici donc quelques recommandations pour conserver un bon état d’esprit au travail, même dans un tel contexte. Ne perdez pas de vue que le principal atout de l’entreprise est sans aucun doute sa richesse humaine, ses employés.

Comment s’adapter au changement

En début de crise, les entreprises ont dû réagir rapidement. Encore maintenant, elles doivent ajuster, et réajuster, leur stratégie au fil de l’évolution des événements. Selon les besoins, elles ont diverses options, comme le télétravail, l’utilisation des technologies ou l’optimisation des processus, et bientôt peut-être un modèle de travail hybride.

Évidemment, tous ces changements organisationnels, combinés au bouleversement de l’organisation familiale et sociale et aux impacts psychologiques qu’engendre une crise de grande ampleur, risquent d’affecter la motivation de ce que vous avez de plus précieux, vos employés. C’est dans ces périodes difficiles que le rôle du gestionnaire prend tout son sens.

Comment faire preuve de flexibilité

C’est le temps pour les gestionnaires d’apprendre à naviguer à vue, en jaugeant la direction du vent. Chaque travailleur, selon le projet et la circonstance, aura besoin d’une approche différente, exigeant beaucoup de souplesse de la part du dirigeant. C’est ce qu’on appelle le « leadership situationnel ».

Certains auront besoin de directives précises, de balises claires et d’un encadrement bien défini pour compenser l’éloignement et la possible transformation des rôles. D’autres auront besoin de sentir la confiance et l’intérêt de leur gestionnaire, mais seront à l’aise avec davantage d’autonomie.

Le contexte demande beaucoup d’écoute et d’attention pour capter, d’un jour à l’autre, l’humeur des troupes et reconnaître leurs besoins. Préserver le moral de l’équipe est primordial et il devient d’autant plus difficile de le faire lorsque tous, ou une bonne partie d’entre eux, sont à distance.

Comment bien communiquer

Vos employés ont besoin de rester en contact et d’être tenus au courant de ce qui se passe. Voici les éléments qui contribueront à une bonne communication avec vos employés et collègues:

• Continuez de leur transmettre l’information importante par le biais de rencontres d’équipe virtuelles, de résumés, d’échanges téléphoniques.
• Parlez-leur des objectifs, des problématiques et des changements à venir ou en cours.
• Expliquez-leur clairement les actions qui seront mises de l’avant, les changements apportés ainsi que les conséquences et les résultats escomptés afin que chacun comprenne bien son rôle et ce qu’on attend de lui.
• Prenez le temps de reconnaître leurs efforts et de constater avec eux les résultats, de les féliciter pour leurs bons coups et de réajuster le tir ensemble, si nécessaire.
• Laissez un espace à l’employé pour s’exprimer et informez-vous du bien-être de chacun.
• Entretenez un lien non seulement fonctionnel, mais aussi relationnel avec vos employés.

Comment préserver l’harmonie

Partons du principe que le leader est, en quelque sorte, un chef d’orchestre qui dirige et impose le tempo à ses musiciens. Pensez maintenant à un orchestre sans chef (oui, nous savons que les robots peuvent maintenant le faire… mais peuvent-ils vraiment faire émerger l’émotion de la symphonie?). On imagine rapidement une cascade de fausses notes et d’erreurs de rythme.

On peut facilement transposer cette image en entreprise, où le gestionnaire se doit de mobiliser son équipe vers un objectif commun afin d’assurer l’harmonie au sein de l’entreprise. Lorsque la situation et le contexte économique sont favorables, l’orchestration de ses employés se fait plutôt aisément, chacun connaissant son rôle et son implication au sein de l’ensemble, et ce, dans un environnement assez prévisible.

Mais qu’en est-il en périodes de changements, alors que les attentes et les rôles de chacun ont été modifiés à des fins de rentabilité, d’efficacité ou à cause du contexte, parfois dans un court espace de temps, avec peu de temps pour s’adapter? Le rôle du gestionnaire doit alors évoluer vers un rôle plus actif, ce qui l’oblige à prendre plus part aux activités opérationnelles et à pratiquer un management de proximité.

Comment favoriser l’implication et le travail d’équipe

Enfin, la stratégie qui vise à impliquer davantage les employés dans la recherche de solutions prend ici toute son importance. Un employé consulté et engagé, c’est un employé qui se sent utile et qui a le sentiment de faire partie d’une équipe, d’une mission, de contribuer à quelque chose de plus grand que soi. Ce qui en découle n’est ni plus ni moins que le renforcement du sentiment d’appartenance des employés au sein de l’entreprise. Ainsi, ils se sentiront concernés et motivés à tout mettre en œuvre pour atteindre l’objectif.

Le rôle de leader doit évoluer vers un travail d’équipe qui implique les employés de manière à maintenir leur motivation et leur attachement au travail et à l’entreprise. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, l’expérience que vivent nos employés est, elle aussi, critique pour leur fidélisation. Personne ne souhaite vivre une crise comme celle du coronavirus, mais utilisons-la pour ramener davantage l’humain au cœur de nos entreprises.

Avec l’arrivée de la COVID-19, l’hameçonnage, les attaques de rançon et d’ingénierie sociale sont à la hausse.

Au cours des dernières semaines, nous avons observé une hausse des activités par les acteurs malveillants. Dans les mois à venir, nous allons voir une augmentation significative du nombre de campagnes d’hameçonnage, d’attaques de rançon et d’ingénierie sociale (liens malveillants dans les médias sociaux, fausses nouvelles, hameçonnage ciblé, etc.) liée à la crise de la COVID-19. En effet, les cyberpirates profitent déjà de la vulnérabilité des entreprises, dont les employés se retrouvent soudainement à travailler à domicile, certains sans aucun contrôle de cybersécurité en place.

L’avènement de la COVID-19 demande aux entreprises d’adapter leurs méthodes de travail afin d’assurer la santé et la sécurité de tous, tout en continuant de bien servir leur clientèle.

En tout temps, l’entreprise a la responsabilité de préserver la santé de tous dans l’environnement de travail. Nous vivons actuellement une situation hors de l’ordinaire causée par ce coronavirus, qui nécessite des précautions exceptionnelles.

Voici quelques mesures à prendre afin de poursuivre vos opérations de façon sécuritaire.

Protégez votre personnel en adaptant les façons de travailler

Il est important de rappeler aux employés les bonnes habitudes à adopter pour maintenir la santé de chacun, telles que les mesures de base préconisées par l’Organisation mondiale de la santé (OMS), comme se laver les mains fréquemment, éviter les poignées de main, etc.

Cependant, dans le cas du coronavirus qui sévit présentement, des mesures supplémentaires doivent être prises :

• s’il est possible pour votre organisation de le faire, optez pour le télétravail;
• limitez tous les déplacements à l’extérieur;
• réorganisez les tâches à l’intérieur de vos équipes;
• pour les rencontres avec vos clients et partenaires, favorisez la vidéoconférence ou réduisez le nombre de participants;
• utilisez toute la technologie à votre disposition pour poursuivre vos activités à distance;
• s’il est nécessaire que votre personnel soit présent sur le lieu de l’entreprise pour le service à la clientèle, optez pour une rotation des équipes.

Restez à l’affût de l’évolution de la situation

Une entreprise devrait prévoir un plan de contingence pour les situations de crise, applicable dans le cas de la COVID-19. Vous pouvez y inclure des mesures de gouvernance, telles que :

• la mise sur pied d’un comité d’évaluation stratégique;
• l’identification des opérations prioritaires;
• l’identification de ressources complémentaires pouvant pallier le manque de personnel;
• des outils de formation;
• une politique de gestion des absences;
• la planification de communications régulières avec votre personnel.

Ces mesures permettent d’éviter la contamination à grande échelle et d’assurer la continuité des opérations de votre entreprise.

Responsabilités de l’employeur et droits du travailleur

Toute entreprise a l’obligation de protéger la santé et la sécurité de ses travailleurs sur les lieux de travail. S’il est tenu de respecter la vie privée de ses employés, l’employeur est en droit de s’informer de la santé de ceux-ci dans ce cadre précis qu’est l’avènement de ce coronavirus.

L’employeur doit également tenir compte des recommandations des gouvernements et de l’OMS qui demandent une quarantaine préventive de la part d’un employé qui revient d’un voyage hors frontières.

Nous vous invitons à consulter régulièrement ces sources d’information officielles afin de suivre la situation et d’adapter les politiques de votre entreprise en fonction des développements.

Ministère de la Santé et des Services sociaux 

Organisation mondiale de la santé