La continuité des opérations est sur toutes les lèvres. Les journées s’achèvent et ne se ressemblent pas. Dans ce contexte d’instabilité, la préoccupation du maintien des emplois et du bien-être des employés demeure une priorité pour les entreprises.

Nous savons que la gestion quotidienne de la crise vous demande beaucoup d’énergie et les mesures à mettre en place sont nombreuses.

Afin de vous apporter certaines réponses, notre équipe d’experts a préparé pour vous cette foire aux questions (FAQ) concernant la santé et la gestion de votre personnel qui, nous l’espérons, vous sera utile.

Ne sous-estimez pas les conséquences de la pandémie. Demeurez proactif pour gérer le présent, mais surtout, assurer votre avenir, car après la crise vient la reprise!

Maintien des emplois et de la santé des employés | Que puis-je faire?

Actions à portée légale
NOTE : Les réponses données dans la présente section ne sont que des indications générales concernant les droits et obligations des parties, et ne constituent d’aucune façon un avis légal. Pour toute incertitude, nous vous recommandons fortement de vous référer à un avocat pratiquant en droit du travail.

Quelles sont mes obligations envers les employés qui font du télétravail?

Télétravail versus vie privée

Quel que soit l’endroit où se situe le poste de travail de votre employé, vous êtes en droit d’exercer une supervision de son travail. Toutefois, cela doit être fait dans un cadre limité, conformément à vos obligations en matière de protection de la vie privée.

SST (gestion des risques pour des employés qui travaillent de la maison)

En principe, l’employeur maintient ses mêmes obligations, en cas de télétravail, de fournir des lieux de travail sécuritaires et exempts de risques. De la même façon, un employé qui se blessera à la maison alors qu’il est en télétravail pourrait en principe se voir compenser par la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) pour la durée de son incapacité de travail et ses traitements médicaux.

Consultez notre article sur la gestion du télétravail pour d’autres informations pertinentes.

Quelle est la distinction entre mise à pied et licenciement (ou congédiement)?

La mise à pied est une mesure temporaire de réduction du personnel, normalement pour des motifs économiques, alors que le licenciement et le congédiement sont des mesures définitives de coupure du lien d’emploi entre le travailleur et votre entreprise.

Dans la situation actuelle, si vos suppressions de postes ne sont que temporaires en raison des contraintes créées par la COVID-19, ce sont bel et bien des mises à pied auxquelles vous procédez, le cas échéant.

Y a-t-il un ordre d’ancienneté à respecter pour procéder aux mises à pied lorsque nécessaire?

Pour une entreprise qui n’est pas syndiquée, les lois du travail ne fixent pas d’exigences concernant le respect de l’ancienneté.

Toutefois, si vous avez des employés dont les tâches sont les mêmes ou interchangeables, il est normalement préférable de respecter l’ancienneté à moins qu’un des employés visés ait une expertise plus grande ou des compétences plus vastes que ses autres collègues.

Par ailleurs, si vos pratiques usuelles préconisent le respect de l’ordre d’ancienneté, il est préférable de continuer de cette façon pour procéder aux mises à pied.

Solutions PME - RCGT

Dois-je vider les banques de vacances ou payer un préavis de départ aux employés que je mets à pied?

La réponse est non pour les deux questions. Étant donné qu’il s’agit d’une situation temporaire, il n’est pas requis de payer un préavis de départ ni de vider la banque de vacances de l’employé.

Toutefois, si la mise à pied se prolonge au-delà de six mois, vous serez alors tenu de payer le préavis de licenciement requis par la loi et de payer à l’employé les montants de vacances en banque (voir CNESST).

Est-ce que j’ai des obligations différentes si le nombre d’employés mis à pied est élevé?

Dès qu’une mise à pied atteint dix personnes ou plus dans une même entreprise à l’intérieur d’une période de deux mois consécutifs, on parle alors d’un licenciement collectif, qui est couvert par des dispositions particulières dans la Loi sur les Normes du travail (LNT, art. 84.01 et suivants).

Ces dispositions obligent entre autres un paiement d’un préavis de départ particulier, payable aux employés touchés si la mise à pied est prévue pour plus de six mois, ou au terme de six mois si la mise à pied était de durée indéterminée au moment de son annonce aux employés.

Cependant, dans le cas de la crise actuelle, les gouvernements mettent en place différentes actions et revoient les règles qui prévalent en vue d’aider les entreprises et les travailleurs. Nous vous invitons à valider votre situation auprès des firmes spécialisées en droit du travail pour une réponse adaptée à votre situation.

Quelles sont mes obligations envers mes employés immigrants ne disposant que d’un permis de travail temporaire?

Vos obligations envers les employés immigrants ne disposant que d’un permis de travail temporaire sont les mêmes que celles que vous avez envers vos autres employés. Toutefois, il n’est pas clairement établi si ceux-ci auront droit aux indemnités de l’assurance-emploi s’ils devaient être mis à pied.

Nous vous invitons à consulter vos conseillers en immigration qui connaissent davantage les spécificités de votre entreprise. De plus, le site du ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration demeure la source la plus actuelle.

Maintien de la santé, de la sécurité et du mieux-être au travail | Une responsabilité partagée

Nous vous invitons à vous référer aux différents sites du gouvernement, de la CNESST et de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés pour une information en continu et actuelle.

Santé et sécurité au travail

Certains de mes employés refusent de rentrer au travail malgré les mesures sanitaires que j’ai mises en place : puis-je les obliger à rentrer?

Les mêmes notions de droit de refus prévues à la Loi sur la santé et la sécurité au travail (LSST) s’appliquent aussi pour la situation liée au coronavirus, c’est-à-dire qu’un travailleur a le droit de refuser d’exécuter un travail s’il a des motifs raisonnables de croire que le travail en question, ou son contexte d’exécution, met sa santé en danger.

Dans un tel cas, seul un inspecteur de la CNESST est en mesure de décider si ces motifs étaient raisonnables ou non, en fonction des mesures que l’employeur avait mises en place.

Par conséquent, si vous devez maintenir vos opérations en tout ou en partie, il sera important de mettre en place des initiatives visant à contrer les risques de contamination.

La création d’un comité de travail ad hoc, constitué des membres de la direction, de votre équipe de gestion, du syndicat et des employés, est une excellente façon de mobiliser vos employés et de les impliquer dans la recherche de solutions.

Si je maintiens mes opérations en tout ou en partie, quelles sont mes obligations liées aux risques de contamination, au regard de mes employés?

Vous devez fournir à vos employés un milieu de travail exempt de risques; par conséquent, vous devez vous assurer que les lieux de travail sont conformes aux recommandations établies pour limiter les risques de contamination :

  • Distance entre les individus;
  • Rassemblements en nombres limités;
  • Nettoyage fréquent et désinfection selon les normes sanitaires et produits d’hygiène à fournir aux employés.

Si un employé a infecté les autres employés, est-ce que cela sera considéré comme une lésion professionnelle?

La Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles (LATMP) stipule que toute lésion professionnelle (ou maladie) survenue par le fait ou à l’occasion du travail constitue un événement indemnisable par la CNESST. Par conséquent, oui, une telle contamination serait certainement indemnisable.

Que faire avec les équipements de protection individuelle (ÉPI)?

Vous devez vous assurer que les équipements ne sont pas transférés d’un collègue à l’autre ou qu’ils sont nettoyés et désinfectés. Chaque employé est responsable de sa propre sécurité et chacun doit s’assurer de nettoyer et de désinfecter, au besoin, l’équipement à sa disposition. Toutefois, l’employeur doit lui donner les moyens et les outils pour le faire, et superviser l’accomplissement de cette tâche.

Si je crois que l’un de mes employés est contaminé, ai-je le droit de lui imposer la quarantaine?

Non seulement vous en avez le droit, mais il est de votre responsabilité de le faire si vous avez des raisons sérieuses ou raisonnables de considérer qu’il a peut-être été contaminé.

Un de mes employés revient de vacances à l’extérieur du pays : comment dois-je gérer sa situation?

Les autorités ont clairement spécifié que toute personne qui revient d’un voyage à l’extérieur du Canada doit se placer en isolement (quarantaine) pour 14 jours. Donc en tant qu’employeur vous devez le retirer du travail pour toute la durée de cette quarantaine.

Santé et mieux-être au travail

Je n’ai pas d’assurance collective ou de plan de congés de maladie : de quelle façon mes employés mis à pied sont-ils couverts?

La situation évolue de jour en jour et les gouvernements du Canada et du Québec mettent en place des programmes supplémentaires afin d’aider les employés et les entreprises dans le soutien des prestations de salaires. Nous vous invitons à consulter notre site web pour un suivi des mesures d’aide que nous effectuons quotidiennement. Vous pouvez également consulter les sites suivants :

Comment puis-je soutenir mes employés qui vivent de la détresse à cause de la situation actuelle?

Dans un premier temps, sachez que vos employés pourraient vivre de l’anxiété et du stress liés à la pandémie. L’insécurité financière, la peur de contracter le virus, le manque de contacts sociaux et la vie familiale en continu peuvent constituer des éléments déclencheurs importants, s’ils ne sont pas gérés.

Donc, si votre entreprise offre les services d’un programme d’aide aux employés (PAE), il serait important de les mettre en contact avec ce service le plus rapidement possible. Sinon, nous vous recommandons fortement d’utiliser les services du CLSC de votre district administratif ou du secteur où votre employé habite.

L’Ordre des psychologues du Québec offre aussi des services en ligne, accessibles et confidentiels.

Pour d’autres informations, vous pouvez référer aux sites de Services Québec et Services de santé et services sociaux du Québec.

Cette FAQ a été rédigé avec la collaboration de Katy Langlais et Martin Lafrance.

Article suivant

Eric Dufour
Vice-président, associé | FCPA, FCA | Conseil en management

Il est plus que jamais nécessaire de garder contact avec toutes les parties prenantes de votre entreprise et de voir plus loin que la crise.

Les entrepreneurs d’ici font face à une situation sans précédent alors que le Québec se place sur pause pour contribuer à diminuer la propagation de la COVID-19. La rigueur, la rapidité d’action et l’agilité des entreprises sont devenues des facteurs déterminants pour le contrôle des répercussions financières, humaines, stratégiques et opérationnelles des petites et moyennes entreprises.

Mesures d’aide financière disponibles

Déjà, les gouvernements ont mis en place plusieurs programmes qui visent à venir en aide aux entrepreneurs et les questions surgissent:

  • À quels programmes mon entreprise est-elle admissible?
  • Que dois-je faire pour déposer une demande?
  • Est-ce que je peux obtenir de l’aide supplémentaire?
  • Comment puis-je démontrer la viabilité de mon entreprise après le passage de la COVID­19?

Comme il s’agit de nouvelles mesures, les entrepreneurs ne doivent pas hésiter à demander de l’accompagnement pour s’assurer de profiter de toute l’aide disponible et ainsi contribuer à minimiser l’impact financier sur leur organisation.

Prendre soin de vos employés

L’urgence d’agir de la situation pourrait aussi avoir des conséquences considérables sur les entreprises et, plus particulièrement, sur leurs ressources humaines.

Rappelons-nous qu’il y a à peine quelques semaines, la situation de la rareté de main-d’œuvre faisait régulièrement les manchettes. Bien que le sujet ne soit plus à propos ces jours-ci, il y aura bel et bien un après-COVID-19.

Actuellement, les entreprises doivent mettre à pied leurs employés de façon temporaire, mais que doivent-elles mettre en place pour s’assurer que ces talents seront de retour en poste une fois la crise terminée?

La communication est la clé qui ouvre la porte au retour des employés. Il est donc essentiel d’instaurer des mécanismes de communication avec vos employés afin de garder le contact avec vos talents, de les rassurer et, par exemple, de les soutenir dans leur démarche d’assurance-emploi.

Tout porte à croire que les besoins en main-d’œuvre seront tout aussi importants après qu’avant la crise. Les entrepreneurs doivent donc se doter d’un plan de communication interne efficace et favorisant le retour des talents.

Solutions PME - RCGT

Garder contact avec les partenaires et fournisseurs

Les partenaires et fournisseurs doivent eux aussi avoir l’heure juste. Une stratégie de communication avec les parties prenantes doit donc être pensée et appliquée. Entretenir nos relations, informer et sécuriser sont très importants pour le présent et pour l’avenir.

Moderniser les habitudes de travail

Les habitudes de travail connaissent aussi un bouleversement majeur alors que le télétravail fait désormais partie du quotidien de milliers de Québécois.

Les études le démontrent : le télétravail peut augmenter le taux de productivité des employés. Pour y arriver, il faut cependant que les ressources aient accès à des outils performants qui leur permettent de faire leur travail efficacement, et ce, peu importe l’endroit où ils se trouvent.

Bien entendu, la réalité du télétravail ne peut s’appliquer à tous, mais plusieurs entreprises auraient intérêt à innover en mettant en place divers services qui contribuent à garder des employés au travail à partir de leur domicile.

Prenons exemple sur le commerce électronique. À l’instar d’autres régions de la province, le Saguenay–Lac-Saint-Jean accuse un certain retard dans l’implantation du commerce électronique et des sites transactionnels. Dès le début de la crise actuelle, certaines entreprises ont cependant accéléré la mise en place de cette solution d’affaires. Résultat : même avec la fermeture des établissements d’affaires, elles peuvent continuer à offrir des produits à leurs clientèles et ainsi maintenir une certaine quantité d’emplois.

Être proactif dès maintenant

La pause imposée par les gouvernements ne durera pas éternellement. Déjà, les entrepreneurs doivent agir afin de se préparer à rebondir lorsque le plus fort de la crise sera derrière nous. Les entreprises doivent, dès maintenant, retrouver leur stabilité en se concentrant sur ces éléments essentiels :

  • Gérer les liquidités;
  • Accompagner les ressources humaines;
  • Stabiliser et améliorer les revenus;
  • Gérer les approvisionnements;
  • Maintenir les opérations;
  • Assurer la cybersécurité;
  • Surveiller les résultats;
  • Rassurer les parties prenantes.

Pour ce faire, notre équipe d’experts a mis en place la Solution PME – COVID-19 qui propose des interventions concrètes et personnalisées ainsi qu’un plan d’action rapide.

Nos valeurs entrepreneuriales et nos standards d’excellence soutiendront les fondations des entreprises. L’ensemble de nos tactiques, appuyé par notre leadership commun, notre complémentarité et notre professionnalisme, permettra aux entrepreneurs de garder le cap en posant un regard optimiste sur l’avenir.

30 Mar 2020  |  Écrit par :

Éric Dufour est vice-président de la région du Saguenay-Lac-St-Jean au sein de Raymond Chabot...

Voir le profil

Article suivant

Eugène Gilbert
Directeur principal | CPA, CMA | Conseil en management

Afin de s’adapter en ce temps d’incertitude, il est primordial pour une entreprise d’avoir une vision claire de ses activités.

Plus que jamais, vous devez effectuer un diagnostic rapide des activités névralgiques de votre organisation, lequel comprend les analyses de la situation financière, des opérations futures, de la rentabilité et du seuil de rentabilité.

Voici des stratégies pour vous aider à relever le défi dans l’immédiat.

Faites le point sur votre situation financière actuelle

Évaluez votre autonomie financière en mesurant votre fonds de roulement et vérifiez votre accès au crédit, vos garanties et les autres marges de manœuvre dont vous disposez.

Déterminez qui sont vos créanciers prioritaires, évaluez vos risques et, au besoin, prenez des ententes.

Établissez des prévisions financières

Les règles du jeu viennent de changer : vous devez revoir votre plan de match en fonction de ce qui est réaliste aujourd’hui. Les prévisions financières doivent reposer sur une stratégie efficace à court terme.

Prévoyez les niveaux d’activité et de revenu

Soyez réaliste; ce qui était vrai hier ne l’est peut-être plus aujourd’hui. Cela peut entraîner une réduction du volume, mais il faut rester attentif aux occasions d’affaires. Par exemple, votre capacité de production pourrait servir une industrie qui, présentement, peine à combler la demande.

Validez l’accès à votre chaîne d’approvisionnement. On compte plusieurs entreprises dont la chaîne logistique est à risque, et une telle situation peut occasionner un manque de composants ou de pièces, ce qui vous empêcherait d’atteindre les volumes estimés.

Solutions PME - RCGT

Alignez votre plan de main-d’œuvre sur les projections

Établissez un plan de main-d’œuvre conformément à votre nouvelle estimation du volume de production.

Assurez un environnement de travail sécuritaire pour vos employés.

Créez des stratégies de réduction temporaire de la main-d’œuvre.

Soyez créatif

Revoyez tous vos coûts variables; il y a peut-être des possibilités intéressantes.

Convertissez vos coûts fixes en coûts variables lorsque c’est possible.

Évaluez et testez plusieurs scénarios. Préparez votre budget de caisse afin de constater vos besoins financiers. Il est important de planifier la perturbation et la relance.

Calculez votre seuil de rentabilité

Déterminez votre point mort. C’est essentiel dans l’établissement de votre plan d’action à court terme.

Vérifiez la cohérence entre les prévisions des niveaux d’activité et des coûts, d’une part, et de la rentabilité, de l’autre.

Revoyez les estimations du niveau d’activité ou encore la recherche de moyens afin de compresser les coûts. Soyez conservateur dans vos projections.

Établissez des indicateurs et gardez le cap

Vous avez maintenant un plan. Peut-être pas celui dont vous rêviez, mais vous savez qu’il est réaliste, car il est appuyé sur une bonne réflexion. À présent, vous devez vous assurer que ce plan va se matérialiser et vous préparer à le mettre à jour.

Pour ce faire, vous devez déterminer les indicateurs clés; pas le trousseau en entier, mais ceux qui, pour votre plan, sont essentiels à sa réalisation, par exemple :

  • Niveau d’encaisse;
  • Ventes;
  • Carnet de commandes;
  • Niveau des stocks;
  • Nombre d’employés;
  • Productivité par heure;
  • Rentabilité par commande.

Raffinez votre plan par l’analyse de la rentabilité

On ne veut jamais vendre des produits et services à perte. C’est encore plus vrai aujourd’hui, car les ressources pourraient devenir limitées et on doit les maximiser :

  • Déterminez la rentabilité de vos produits et de vos clients en vous basant sur vos données historiques, et actualisez le portrait en fonction de la nouvelle réalité;
  • Revoyez vos perspectives de ventes en priorisant vos produits et clients les plus rentables.

En période de turbulence, il est nécessaire d’accorder une place importante à l’optimisme. Une bonne planification et un plan d’action réfléchi vous permettront d’agir dans toutes les situations. Et peu importe le contexte, nous sommes là pour vous accompagner.

30 Mar 2020  |  Écrit par :

Eugène Gilbert est expert en conseil en management au sein de Raymond Chabot Grant Thornton.

Voir le profil

Article suivant

Sébastien Roy
Associé | CPA, CA, EEE, M.Sc. | Conseils financiers

Contenu mis à jour le 8 septembre 2020

La gestion des liquidités dans les entreprises a toujours été une préoccupation de premier plan pour les dirigeants.

En effet, pour rester à flot, ces derniers doivent s’assurer de disposer du capital nécessaire pour s’acquitter de leurs obligations comme le versement des salaires, le paiement des fournisseurs, le remboursement des prêts et les investissements dans l’entreprise.

En contexte de changement, l’établissement d’un budget de caisse est un essentiel pour assurer la pérennité de l’organisation. Dans une période d’instabilité économique, le budget de caisse devient un guide pour garder le cap en minimisant les répercussions négatives sur les opérations courantes de l’entreprise.

Il est donc nécessaire pour toute entreprise de prendre le temps d’élaborer son budget de caisse afin d’avoir une vision claire de la situation des liquidités.

Un budget de caisse se fait généralement sur une base mensuelle. Toutefois, dans des situations particulières à l’image des événements des derniers mois, il peut être utile d’avoir une vision des liquidités à plus court terme, soit sur une base hebdomadaire.

Voici quatre étapes à suivre afin de préparer un budget de caisse de base :

1. Projetez adéquatement le recouvrement de vos comptes clients

Prenez en compte vos modalités de paiement. Par exemple, si vous avez en place des modalités standards de règlement net dans 30 jours, mais que votre client paie généralement ses factures en 45 jours ou plus, vous devrez en tenir compte lors de la projection du recouvrement.

En d’autres termes, vous pourriez vous trouver dans une situation où votre facture de juillet correspond en fait à une entrée de fonds en septembre. En période de bouleversements, il faudra également prévoir que certains clients paieront leurs comptes dans un délai plus long qu’à l’habitude.

2. Considérez les montants d’argent provenant d’autres sources qui seront encaissés

Ces autres entrées de fonds prévues comprennent, par exemple :

  • les dépôts de clients pour des contrats à venir;
  • l’encaissement provenant de la vente d’immobilisations;
  • l’encaissement de subventions, d’aide gouvernementale ou d’autres crédits d’impôt auxquels l’entreprise est admissible;
  • l’encaissement de nouveaux prêts à venir ou un dépôt provenant de la marge de crédit disponible.

Conseils financiers - RCGT

3. Détaillez toutes vos dépenses et autres sorties de fonds prévues

Cela se fait plus facilement en analysant vos dépenses de la période précédente (mois, trimestre, année). Il est utile de catégoriser chacune des dépenses selon sa nature fixe ou variable.

Les dépenses fixes doivent être payées, peu importe les revenus de l’entreprise, tels les salaires administratifs, le loyer, les assurances, les frais de déplacement, les services publics, etc. Ce sont ces dépenses qui créent la pression la plus forte sur les liquidités de l’entreprise.

Les dépenses (ou sorties de fonds) variables, telles les matières premières, la main-d’œuvre directe, les redevances, etc., sont tributaires des revenus de l’entreprise. Ces dépenses sont généralement moindres lorsqu’il y a une baisse des revenus.

À cette étape, il est également nécessaire de considérer toutes les sorties de fonds en lien avec le paiement des dettes de l’entreprise (capital et intérêts). Pendant la crise, certaines dettes pourraient par exemple bénéficier de moratoires ou d’allégement des conditions de paiement. Il est donc important de s’en informer.

4. Analysez vos comptes créditeurs (fournisseurs, impôts à payer, salaires à payer, etc.) de la période précédente (mois, trimestre, année)

Quelles sont les dates d’échéance? Quand acquitterez-vous ces dépenses? Il est primordial de connaître le moment du paiement de ces comptes (et des dépenses) afin de les comparer aux encaissements de cette même période. C’est de cette façon que les besoins (ou surplus) de liquidités sont obtenus pour une période donnée.

Ces quatre étapes vous aideront certainement à avoir une vision plus claire de vos flux de trésorerie et à agir proactivement si tout besoin criant de liquidités devait survenir.

25 Mar 2020  |  Écrit par :

Sébastien Roy est expert en évaluation d'entreprises et litiges financiers. Communiquez avec lui...

Voir le profil